Зачем нужны забалансовые счета

Виды и функции забалансовых счетов

Имущественные права предприятия крайне обширны. Капитал компании может включать в себя и материальные, и нематериальные объекты, финансовые средства, денежные эквиваленты. Для реализации деятельности фирмы часто используются ценности, которые ей не принадлежат. Такие объекты могут передаваться по договору лизинга. Они должны быть отражены в бухгалтерском учете.

Что собой представляют забалансовые счета?

Забалансовые счета (ЗС) предназначаются для хранения сведений об объектах, которыми пользуется компания. Ключевым их признаком является то, что у предприятия нет прав собственности на данные объекты. Они временно находятся в составе фирмы. Предоставляются на основании различных договоров. В состав данных объектов могут входить:

• арендованные помещения, склады;
• ценности, переданные под ответственное хранение;
• сырье, принятое для переработки;
• оборудование, принятое с целью проведения монтажных работ.

Принцип имущественной обособленности и забалансовые счета

В основе организации забалансовых счетов лежит принцип имущественной обособленности. Он гласит, что учет активов организации не должен совпадать с учетом активов ее собственников, а также активов других организаций, находящихся на попечении у данной. Тот же принцип действует не только для активов, но и для обязательств.

Временно попавшие в состав активов объекты, предоставленные по тем или иным договорам, не принадлежат предприятию. Тем не менее, в определенный промежуток времени именно предприятие несет за них ответственность, значит, должно их определенным образом учитывать. Но смешивать такие ценности вместе с принадлежащими по праву собственности нельзя в рамках одних и тех же бухгалтерских счетов.

Забалансовые счета являются вспомогательными в рамках бухгалтерского учета. Они становятся актуальными в том случае, если требуется получить информацию, не содержащуюся на балансовых счетах. Данной особенностью объясняется их название. Остатки с забалансовых счетов включаться в баланс не будут. Они отображаются за итогом этого показателя. То есть, фиксируются за балансом.

ВАЖНО! Сведения с рассматриваемых счетов не оказывают влияния на финансовые показатели. По этой причине они не будут фигурировать в финансовой отчетности компании.

Для чего нужны забалансовые счета?

Забалансовые счета выполняют следующие функции:

• Учет наличия имущества и отслеживание операций с ним. Учет может касаться и объектов, которые принадлежат предприятию, однако их стоимость списана в расходы.
• Сбор данных, необходимых для формирования пояснений к основному балансу и финансовому отчету.
• Контроль над эксплуатацией имущества, на которое у предприятия нет прав собственности.
• Контроль над сохранностью рассматриваемых объектов.
• Вспомогательная роль для отслеживания оформления бумаг на имущество без запозданий. В частности, составляются документы о поступлении объектов и их выбытие.
• Полноценная организация бухгалтерского учета по данному направлению.

Грамотно оформленные забалансовые счета позволяют получить все данные по объектам, которые находятся на территории предприятия, но не принадлежат ему. Информация необходима для анализа кредитоспособности компании, определения ее финансовой стабильности.

Разновидности забалансовых счетов и их учет

Необходимый вид забалансового счета определяется в зависимости от того, какой именно объект подлежит бухгалтерскому учету. Существуют следующие разновидности ЗС:

• 001 «Основные средства, взятые в аренду». Их стоимость должна подтверждаться договором, заключенным с арендодателем.
• 002 «Ценности, взятые под ответственное хранение». Обычно в отношении данных объектов заключается договор, после выполнения условий которого ценности оказываются в собственности предприятия. До этого момента объекты компании принадлежать не будут. Условием являются определенные отчисления. В проводках требуется указать их размер.
• 003 «Сырье, взятое для переработки». Материалы для переработки могут указываться на забалансовых счетах только в той ситуации, если они были переданы заказчиком, и производитель не оплачивает их стоимость.
• 004 «Материалы на комиссию». Указывается продукция, которая была взята комиссионером для реализации.
• 005 «Оборудование, предназначающееся для исполнения монтажных услуг». Указывается техника, принятая для исполнения монтажных услуг.

На забалансовых счетах отражаются ценности, являющиеся собственностью предприятия, которые были списаны на траты:

• 006 «Бланки отчетности». Могут включать в себя различные квитанции, абонементы.
• 007 «Безнадежные долги, списанные в убыток». Отображается на счетах на протяжении пяти лет. Предполагается, что за это время финансовое положение дебитора может измениться.

Забалансовые счета являются актуальными для сбора сведений, необходимых в качестве дополнительной информации к пояснениям отчетности:

• 008 «Полученные обеспечения». Нужен для хранения данных об переданных гарантиях в обеспечение исполнения условий;
• 009 «Выданные обеспечения». Актуален для сбора сведений по выданным гарантиям для обеспечения платежей.
• 011 «Средства, поступившие в аренду». Данный счет размещается в отчетности и у арендодателя, и у арендатора.

Все данные счета указаны в специальном бухгалтерском плане. Предприятие может заводить и другие счета, которых нет в плане, если это требуется для обеспечения деятельности.

Организация вправе открыть субсчет к уже существующему забалансовому счету либо ввести новый счет, если он не предусмотрен планом. Главное, чтобы это изменение было должным образом прописано в учетной политике.

ВАЖНО! Организация забалансовых счетов крайне важна. Если в рамках налоговой проверки обнаружатся объекты, которые никак не фигурируют в отчетности, они будут списаны во внереализационные доходы. То есть, на них будет начислен налог на прибыль.

Особенности учета на ЗС

Забалансовые счета представлены в форме таблицы с двумя столбцами. В одном из них отображается дебет, в другом – кредит. Учет на ЗС осуществляется по упрощенной системе. Двойная запись не требуется. То есть, в дебете и кредите можно не прописывать одинаковую сумму. В столбце по дебету нужно указывать следующие операции:

• получение объектов;
• приобретение или выдача обеспечений.

В столбце по кредиту отображается:

• выбытие объекта;
• прекращение обеспечения.

Дебет будет отображать приход, а кредит – расход.

Операции с забалансовыми счетами

На забалансовых счетах, так же, как и на обычных, производятся процедуры постановки на учет и списания ценностей. Также можно совершать продажи с забалансовых счетов. Следует принять во внимание некоторые нюансы.

Как поставить актив на забалансовый счет

Законодательство не регламентирует учет отдельных забалансовых ценностей, предоставляя бухгалтерии самостоятельно выбрать стратегию, уточнив ее в учетной политике. Организация может открыть дополнительный счет для, например, малоценного имущества, присвоив ему номер, следующий после плановых и отразив это в политике. Малоценные активы удобно учитывать именно на забалансовых счетах, потому что:

• такие активы не затеряются среди «объемных» балансовых;
• имущество закрепляется за конкретным ответственным за него сотрудником.

Реализация с забалансового счета

Если руководители приняли решение продать актив, учитывающийся на забалансовом счете, которым до того пользовались и продолжают это делать, нужно списать данный актив в кредит соответствующего забалансового счета. Полученные от продажи средства нужно обязательно отразить как доходы от реализации и добавить НДС. При этом в налоговом учете данная операция повлечет за собой отражение доходов, попадающих в базу налога на прибыль.

ВНИМАНИЕ! Поскольку начальная стоимость актива уже была учтена в момент ввода в эксплуатацию, ее не отражают в бухгалтерском или налоговом учете, иначе возможны искажения финансовых результатов.

Списание актива с забалансового счета

Объекты можно не только учитывать на забалансовых счетах, но при необходимости и списывать с них. Это происходит, если актив стал полностью негодным, либо его собираются реализовать, по этим причинам он уже не используется в деятельности предприятия. Сведения об операции вносятся в специальный журнал материальных ценностей, который ведется специально для объектов забалансовых счетов. Необходимо в обязательном порядке проставить следующие данные:

• наименование актива;
• дата введения его в эксплуатацию;
• стоимость;
• инвентарный номер;
• ответственное за него лицо (ФИО, должность);
• дата списания (добавляется после проведения этой операции).

После того, как в журнал внесена дата списания, указанным активом предприятие больше пользоваться не может, что подтверждается специальным актом.

Проводки по забалансовым счетам на примере

Два предприятия заключили между собой договор по поставке товаров. Одна из сторон предоставляет обеспечение платежа в форме техники, переданной в залог. Стоимость оборудования составляет 200 000 рублей. Оплата по договору совершенна не была, а потому другое предприятие получает оборудование в свое распоряжение, а затем реализует его. Данные операции будут отражены при помощи следующих проводок:

• ДТ 008 «Обеспечение платежа» 200 000 рублей;
• КТ 008 «Списание обеспечения» 200 000 рублей;
• ДТ 002 «Учет ценностей, полученных по договору залога». Документ – договор залога;
• КТ 002 «Продажа ценностей». Документ – акт приема-передачи;
• ДТ 51 КТ 91 «Доход от реализации». Документ – банковская выписка.

Из данной схемы можно извлечь сведения о движении ценностей, сумме сделки. Все операции подтверждаются первичной документацией.

Забалансовые счета в бюджетных организациях

Если организация относится к бюджетным, учет забалансовых ценностей в ней происходит по упрощенной схеме – не нужно вести корреспондирующие записи. Когда имущество оприходуется, в дебете определенного забалансового счета делается нужная запись. В момент списания эта запись производится по кредиту. Разрешается вводить и дополнительные забалансовые счета для большей достоверности управленческого учета, естественно, указав их при формировании учетной политики.

Итак.
Забалансовые счета позволяют отобразить сведения об имуществе, которое находится на территории предприятия, но не относится к его собственности. Также на ЗС хранятся другие данные. Наличие забалансовых счетов при налоговых проверках позволит не делать лишние налоговые отчисления. Также это источник важной информации о деятельности компании. Сведения позволяют отследить операции, проводимые предприятием.

Что такое забалансовые счета бухгалтерского учета

1 мин

Забалансовые счета обобщают сведения о наличии и движении материальных ценностей на предприятии. Они производят некий контроль бюджета и отображаются в бухучете комплексными проводками для удобства отчета. С помощью забалансовых счетов бухгалтера имеют возможность контролировать отдельные хозяйственные операции организации. Они относятся к хозяйствующему субъекту, а их нахождение имеет временный характер. Срок присутствия этих субсчетов в программе зависит от вида и назначения позиции.

Понятие забалансового счета

Забалансовый учет включает в себя группу счетов и подгрупп, которые обобщают информацию по операциям и касаются передвижения ТМЦ предприятия. Проводки с их участием не присутствуют в бухучете и квартальной отчетности фирмы постоянно, но являются важным элементом при формировании отчетности. Балансовый учет не может проводиться корректно без забалансового, потому что на балансе не отражаются подобные операции. Несмотря на это, после завершения процесса обработки остатки выходят итоговым показателем и не учитываются в балансовых отчетах.

Применение

Эти субсчета оказывают лишь косвенное влияние на итоговый результат отчетности по основным показателям и не отображаются в отчетности или при инвентаризации. Несмотря на это, их структура стандартна. Присутствует дебет и кредит, а учет происходит по стандартной простой схеме. Они позволяют вводить информацию о поступлении ТМЦ, которые в ближайшее время будут списаны, но должны быть отражены по факту. Данные позиции не являются собственностью предприятия, поэтому не учитываются в балансе.

Важно! Забалансовые счета это обобщающая проводка и создается она для аналитических целей, потому что учета требуют даже временные позиции.

Цель использования

На балансе любого предприятия должны отображаться поступления и списание всех позиций, но не всегда удобно, чтобы некоторые операции ставились на баланс организации, потому что они будут мешать формированию отчетности. Эти счета еще называют бюджетными или активными счетами, потому что они используются для учета следующих позиций:

• Получение или выбытие имущества.
• Выдача или прекращение обеспечений.
• Движение материальных ценностей, в том числе имущественных объектов: недвижимость, транспорт, земельные участки, которые не принадлежит предприятию, а поступают на ответственное хранение.
• Движение материальных ценностей, которые принадлежат организации, но стоимость которых уже списана в расходы.
• На забалансовых счетах могут собираться сведения, которые позже могут потребоваться для пояснения некоторых проводок в бухучете и будут прилагаться к отчету о финансовых результатах.

Разновидности

С помощью этих счетов позже формируется документация для постановки на учет нового субъекта или списание средств. Несмотря на то, что не идет отображение в балансе, без забалансовых счетов правильность бухгалтерского учета невозможна. С их помощью также оценивается кредитоспособность, надежность и устойчивость организации на финансовом рынке.

Контролируются не только хозяйственные операции, но также выполнение обязательств, списание задолженностей и выполнение гарантийных обязательств. Несмотря на то, что учет ведется по средствам, не находящимся в собственности, сотрудники компании несут за них полную ответственность. Имущество, находящееся на субсчетах, никаким образом не должно влиять на балансовые отчеты.

На заметку! Основными задачами стоит выделить сбор сведений, а также функции, которые позволят проконтролировать процесс использования ценностей, которые не являются собственностью компании, но требуют учета.

Разновидности

Для отдельных позиций всегда требуется дополнительный учет. Чтобы понимать, какой счет что обозначает, в компании всегда разрабатывается счет-план бухгалтерами, но появиться проводки подобного рода могут и незапланировано. Учетом временных единиц пренебрегать нельзя, потому что с некоторых необходимо выплачивать налог на прибыль. Учет помогают вести следующие счета.

001
Забалансовый учет основных средств учитывается в этой позиции. Речь идет об арендованных объектах. В этой позиции идет отображение активов основных средств, которые берутся предприятием в аренду. Сумма фиксируется, согласно экспертной оценке по заключенному контракту, если в договоре не указано иное.

002
Счет 002 содержит сведения по ТМЦ, которые не являются собственностью фирмы, но могут перейти на баланс, после соблюдения определенных условий или выполнения обязательств, например, перечисления платежа. Счет 002 в бухгалтерском учете отображает ценность объекта согласно подписанному контракту.

003
Бухгалтерская программа может выдать позиции материалов, которые не оплачены, но поступили на баланс для производства или будущего использования. Например, при производстве продукции.

004
Чтобы найти комиссионные активы, нужно рассматривать позиции счета 004. Здесь производится учет ТМЦ, которые были взяты на комиссию.

005
Субсчета также отображают технику или оборудование, которое поступило в фирму для ремонта или проведения монтажных работ. Позиции потом будут списаны, а от заказчика на баланс поступят денежные средства за монтаж.

006
Здесь хранятся платежные поручения, квитанции, бланки, дипломы, удостоверения и товарно-сопроводительные документы, требующие строгой отчетности. Эта документация отображает прибытие и выбытие средств. Если эта позиция будет отсутствовать, то бухгалтерия не сможет хранить важные бумаги и документально подтверждать завершение того или иного процесса.

Счет 006

007
Это пассивный счет. В нем находится списанная в убыток задолженность и формируется список неплатежеспособных дебеторов. Этот пассив сохраняется на балансе в течение 5 лет, а потом подлежит списанию. Этот срок можно назначить для погашения долга.

008
Счет 008 исполняет обобщающую функцию. Он содержит информацию о гарантийных обязательствах и их выполнение, а также контролирует платежи по гарантиям.

009
Счет 009 также несет обобщающую функцию. Он содержит информацию о гарантийных обязательствах, которые уже выполнены. Сумма гарантий берется из договоров.

010
С его помощью можно учитывать запасы предприятия. К нему может относиться не только основное сырье и материалы, но также комплектующие элементы и приобретенные фирмой полуфабрикаты.

011
Некоторые учреждения сдают свои основные средства в аренду и учет происходит с помощью счета-011, но в этом случае ОС должны отображаться на балансе арендатора.

Внебалансовые счета это синоним забалансовых субсчетов, но подобное название чаще всего применяется в банковских ведомствах. Помимо основных, существует также счет 012. Он отображает малоценные и быстроизнашивающиеся предметы. Например: хозяйственный инвентарь, инструменты для ежедневной работы сотрудников, расходные материалы. Несмотря на невысокую ценность некоторых предметов, их принято отображать в бухучете.

Также может участвовать счет №16. Здесь идет речь об имуществе, которое не является собственностью организации, но когда имеются долевые имущественные права. 17 фиксирует поступление денежных средств от поставщиков за оказание каких-либо услуг, а 18 наоборот отождествляет выбытие средств с баланса учреждения в пользу поставщика.

Операции с забалансовыми счетами

Помимо основных функций каждой позиции, проводятся и комплексные операции, где в проводках участвует сразу несколько субсчетов. По забалансовым счетам учетные мероприятия выполняются по следующим направлениям:

• Резервный фонд. Например, денежные билеты, монеты.
• Обязательства и гарантии заемщиков.
• Расходный материал.
• Расчетная документация.
• Учет материальных ценностей, которые приняты на хранение.
• Арендованные и сданные в аренду основные средства.
• Списание задолженности.

Три основные подгруппы

Корреспонденции с балансом не происходит, как и между субсчетами.

Проводки

В бухгалтерии не используется двойная запись по забалансовым счетам, что хорошо видно в проводках. Простыми словами, сальдо сообщает о наличии и виде средств, дебет – это поступление, а кредит – расход или списание. Проводки дают гарантию учета, и благодаря им, некоторые позиции не обязательно отображать в отчетности. Пример:

Забалансовый учет: кому он нужен и что будет, если вести неправильно

Зачем это нужно?

В учете коммерческих организаций с конца 2000 года в забалансовых счетах изменений не происходило. Счетов, согласно типового плана счетов как было 11, так и осталось. А вот у коллег, работающих в бюджетной сфере, этот раздел учета ежегодно меняется и разрастается на глазах. На сегодняшний день бюджетники используют для ведения забалансового учета счета с 01 по 42. Кстати, именно в бюджетном учете можно подсмотреть методологию по некоторым участкам для своей компании. Например, если правила работы не определены для коммерческого учета и оставлены на откуп главного бухгалтера при составлении учетной политики.

У вас наверняка созрел вопрос – зачем это нужно главному бухгалтеру коммерческой организации и причем тут бюджетники? У тех компаний, деятельность которых не связана с жестким регламентом по ведению забалансового учета (например, комиссионная торговля), с первого взгляда, действительно, отсутствует необходимость в забалансовом учете. Это не так.

Во-первых, главные бухгалтеры, которые проходили аудиторскую проверку знают, что без должного состояния забалансового учета заключение аудиторов не будет идеальным.

Прямой ответственности за отсутствие забалансового учета нет. Зато есть административная ответственность за неотражение информации в учете по показателям, если они скрывают не менее, чем 10% значения. Штраф будет по ст. 15.11 КоАП РФ.

Во-вторых, в последнее время наметилась тенденция, что налоговики с особым пристрастием проверяют ведение забалансового учета. И это логично, их проверяет государство и ежегодно усиливает контроль по забалансовым счетам. Налоговики по аналогии со своими проверками по накатанным дорожкам начинают делать схожие запросы с поправкой на коммерческий учет.

От фискалов можно получить самые разнообразные вопросы. Где в балансе отражается помещение, в котором работают ваши сотрудники? Если его нет в учете, получается, что ваши сотрудники сидят на улице или работают из дома? А если нет в учете помещения, то как можно принимать в расходы по налогу на прибыль затраты по аренде? Нет имущества в балансе – нет расходов. Дальнейшие оправдания и возражения уже будут в судебном порядке. Сложившаяся судебная практика по вопросам забалансового учета не всегда на стороне налогоплательщиков.

В-третьих, ведение забалансового учета позволяет сблизить бухгалтерский и управленческий учет.

Руководство любит задавать бухгалтеру вполне логичные вопросы. Ноутбук, стоимостью менее 40 тысяч рублей не отражен в учете, так как он был списан в материалы, а потом на затраты. Значит ноутбук более не принадлежит компании и любой сотрудник может забрать его домой? Покупка пакета офисных программ была произведена несколько лет назад, а после того как она ушла со счета расходов будущих периодов в учете этой лицензии не стало. Но руководство хочет видеть количество и сроки этих лицензий в балансе.

С чего начать?

Правила ведения на забалансовых счетах должны быть утверждены в учетной политике. В идеале к учетной политике составляются корпоративные учетные принципы, в том числе, по забалансовым счетам.

Например, вводится корпоративный учетный принцип «Учет на забалансовых счетах», утвержденный главным бухгалтером компании. Где будет подробная инструкция для бухгалтера на данном участке по отражению информации за балансом.

Стартовой точкой для отражения информации в забалансовом учете является инвентаризация и подготовка соответствующих документов. Оформляется приказ, делается инвентаризация активов и обязательств, подлежащих отражению за балансом. На основании сличительной ведомости информация вводится в учет.

Напомню, что данные за балансом отражаются внесистемно. Поступление – по дебету, списание – по кредиту. Кредитового остатка, соответственно, на забалансовом счете быть не может. При этом данные на забалансовых счетах на сумму баланса влияния не оказывают. При составлении отчетности информация об имуществе за балансом отражается в Пояснениях. Каждая операция по забаласовым счетам должна быть документально подтверждена. А правила инвентаризации активов и обязательств распространяются и для забалансовых счетов.

Что обычно учитывается?

Счет 001 «Арендованные основные средства»

А) Отражаем помещения, которые арендуем. Основанием для отражения является акт приема-передачи помещения, который подписывается при заключении договора. Чаще всего информации о стоимости помещений в договоре нет. Можно запросить у арендодателя данные о стоимости, но скорее всего вы получите отказ. Смысла заказывать оценщика за деньги в данном случае нет, можно использовать условную оценку. Например, 1 руб. за каждый арендованный квадратный метр. Главное – прописать правила условной оценки в учетной политике или корпоративных учетных принципах.

Б) Имущество, переданное вместе с арендуемыми помещениями, согласно акта приема-передачи. Это могут быть кондиционеры, жалюзи, столы, шкафы и т.д.

В) Напольные кулеры, полученные от поставщиков за плату или бонусом полученные к воде, потребляемой в бутылях 18,9 л. Учет ведется по акту о приеме-передачи оборудования в момент получения кулера от поставщика. В этом акте, как правило, указывается залоговая стоимость, по которой кулер отражается за балансом.

Счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»

Чаще всего здесь учитываются бутыли 18,9 л для кулера. В день привоза воды поставщик, кроме стандартной накладной прилагает приходную накладную на бутыли и расходную (или комбинированный вариант). Залоговая стоимость бутылей может быть указана либо в этих приходных-расходных накладных, либо в договоре.

Еще один наиболее часто встречающийся пример того, что учитывается на счете 002 – это коврики, которые принадлежат клининговой компании. Эти коврики регулярно меняются на основании актов приемки-сдачи.

Счет 006 «Бланки строгой отчетности»

Обычно БСО учитываются в условной оценке, а количество подлежащее отражению в учете, определяется методом прямого счета.

Типовые операции, которые учитываются на счете 006:

– чековые книжки, полученные организацией от банка;

– бланки трудовых книжек и вкладышей к ним;

– абонементы, подлежащие выдаче;

– чистые бланки дипломов и удостоверений.

Менее тривиальные варианты использования счета 006:

– исполнительные листы на сотрудников (по которым уплачиваются алименты);

– больничные листы (те, что принесли сотрудники после закрытия больничного);

– учредительные документы (ИНН, ОГРН, листы записи и т.д).

Полезность данного учета заключается в возможности отслеживания ответственных лиц за хранение данных документов.

Счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов»

Отражается списанная дебиторка. Срок отражения на счете – в течение 5 лет. Основанием для отражения в учете будет бухгалтерская справка и приказ о списании задолженности.

Счет 008 «Обеспечения обязательств и платежей полученные»

Полученные гарантии, после получения документа, например, от банка, подтверждающего эти гарантии, должны быть отражены на счете 008. Чаще всего с банковскими гарантиями сталкиваются компании, у которых покупателями являются государственные компании.

Счет 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные»

В случае, когда наша компания является поручителем – данная информация должна быть отражена по счету 009, в сумме данного поручительства. Основанием для отражения информации в учете будет договор.

Забалансовые счета

Забалансовые счета – это счета, предназначенные для обобщения информации о наличии и движении ценностей, не принадлежащих организации- хозяйствующему субъекту, но временно находящихся в его пользовании или распоряжении.

Забалансовые счета – это вспомогательные счета бухгалтерского учета.

Они используются, если бухгалтеру нужна информация, которой нет на балансовых счетах.

Остатки по забалансовым счетам не входят в баланс, а показываются за его итогом, т.е. за балансом.

На финансовый результат данные этих счетов не влияют и в отчетности предприятия их отражать не нужно.

Для каких целей используются забалансовые счета

Как правило, на забалансовых счетах:

1) ведется учет наличия и движения имущества (для обеспечения его сохранности):

или не принадлежащего организации;

или собственного имущества организации, стоимость которого списана в расходы.

2) собирается информация, которую нужно раскрыть в пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах.

Основными задачами забалансовых счетов являются:

обеспечение контроля за использованием материальных ценностей, не принадлежащих данному предприятию;

контроль за сохранностью материальных ценностей, числящихся на этих счетах, за своевременным оформлением документов на поступление и выбытие этих средств;

обеспечение правильной организации бухгалтерского учета на этих счетах;

обеспечение всесторонней и полной информацией по этим счетам для оценки кредитоспособности и финансовой устойчивости предприятия.

Виды забалансовых счетов

Существуют следующие забалансовые счета, предусмотренные Планом счетов.

Для учета имущества, не принадлежащего организации, используются забалансовые счета:

001 “Арендованные основные средства”. По этому счету отражаются арендованные основные средства в оценке, указанной в договоре;

002 “Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение”. Если товарно-материальные ценности поступают в компанию, но по условиям договора право собственности на них переходит к организации после соблюдения определенных условий (например, после перечисления 100% оплаты), то такие ТМЦ компания отражает на забалансовом счете 002;

003 “Материалы, принятые в переработку”. По этому счету отражается сырье и материалы заказчика, принятые в переработку (давальческое сырье), которые не оплачиваются изготовителем;

004 “Материалы, принятые на комиссию” По этому счету отражаются товары, принятые комиссионером на продажу;

005 “Оборудование, принятое для монтажа”. По этому счету отражается оборудование, полученное подрядчиком от заказчика для монтажа.

Для учета имущества организации, списанного на расходы используются забалансовые счета:

006 “Бланки строгой отчетности”. По этому счету отражаются бланки строгой отчетности – квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов;

007 “Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов”. По этому счету отражается задолженность неплатежеспособных дебиторов, учитываемая за балансом в течение пяти лет после списания на случай изменения имущественного положения должников.

Для сбора информации для раскрытия в пояснениях к бухгалтерской отчетности, используются забалансовые счета:

011 “Основные средства, сданные в аренду”. Если по условиям договора аренды имущество учитывается на балансе арендатора (нанимателя), то у собственника оно отражается на счете 011 “Основные средства, сданные в аренду”;

008 “Обеспечения обязательств и платежей полученные”. Счет 008 “Обеспечения обязательств и платежей полученные” предназначен для обобщения информации о наличии и движении полученных гарантий в обеспечение выполнения обязательств и платежей, а также обеспечений, полученных под товары, переданные другим организациям (лицам);

009 “Обеспечения обязательств и платежей выданные”. Счет 009 “Обеспечения обязательств и платежей выданные” предназначен для обобщения информации о наличии и движении выданных гарантий в обеспечение выполнения обязательств и платежей. В случае если в гарантии не указана сумма, то для бухгалтерского учета она определяется исходя из условий договора.

При этом Организация может заводить и забалансовые счета, не предусмотренные Планом счетов.

Следует отметить, что не стоит пренебрегать учетом хозяйственных операций на забалансовых счетах, так как при проведении налоговой проверки неучтенные нигде товары, основные средства и прочее могут быть расценены как излишки, которые в бухгалтерском учете относятся к внереализационным доходам и с которых нужно платить налог на прибыль.

Учет на забалансовых счетах

Забалансовые счета также, как и обычные счета бухгалтерского учета, представляют собой двухстороннюю таблицу: дебет и кредит.

Учет на забалансовых счетах ведется по простой системе.

Двойная запись на забалансовых счетах не используется, то есть при составлении проводок на забалансовых счетах не нужно отражать одну и ту же сумму по дебету одного счета и кредиту другого счета.

По дебету забалансовых счетов отражаются получение имущества, получение и выдача обеспечений, а по кредиту – выбытие имущества и прекращение обеспечений.

Сальдо на начало месяца отражает наличие вида средств, учитываемого на счете.

По дебету отражается поступление, а по кредиту – списание этих средств.

Сальдо на конец месяца по дебету показывает остаток средств на конец месяца и вычисляется по формуле:

Сальдо на конец месяца = Сальдо на начало месяца + Оборот по дебету – Оборот по кредиту.

Конечное сальдо такого счета всегда дебетовое.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Забалансовый учет: назначение, правила ведения

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, фиксации и обобщения сведений в денежном эквиваленте о состоянии имущества, капитале и обязательствах предприятия и их изменениях. Вести его может бухгалтер, принятый в организацию по трудовому договору, или сторонняя компания.

Назначение учета

Ключевая задача бухгалтерского учета – формирование достоверных и полных сведений о работе предприятия, его имущественном состоянии. На основании этой информации:

• предотвращаются негативные результаты хозяйственной деятельности;
• выявляется внутрихозяйственный резерв, за счет средств которого обеспечивается финансовая устойчивость организации.

Осуществляется контроль за:

• соблюдением законодательства при совершении предприятием различных операций;
• целесообразностью работы организации;
• использованием трудовых, материальных и финансовых ресурсов;
• соответствием деятельности фирмы установленным стандартам, нормам и нормативам.

Забалансовый учет

Он необходим для обобщения сведений о наличии и движении имущества, не принадлежащего предприятию, но находящегося в его временном распоряжении либо пользовании, а также для обеспечения контроля некоторых хозяйственных операций. На практике его также называют “внебалансовым учетом”. Однако это понятие используется, как правило, в отношении кредитных организаций.

Как показывает статистика, многие бухгалтеры или не ведут учет на забалансовых счетах, или отражают на них крайне мало сведений. Разумеется, составление любой отчетности – процесс весьма трудоемкий, требующий затрат сил, времени, прочих ресурсов, денежных в том числе. Ведение учета нельзя ни в коем случае превращать в формальность. Ведь основная задача бухгалтера – обеспечить контроль наличия и движения имущества и обязательств, чтобы впоследствии передать сведения руководителю предприятия. При этом ему необходимо соблюдать важнейшее правило – затраты на формирование отчетности не должны превышать пользу от нее. Оно распространяется и на учет на забалансовых счетах.

Нюансы

Прежде чем мы начнем разбираться с назначением и особенностями учета имущества на забалансовых счетах, отметим следующие моменты.

С конца 2000 г. для коммерческих организаций ничего не изменилось. В соответствии с типовым планом счетов бухгалтерского учета, забалансовых статей как было 11, так столько и осталось. Что касается бюджетных организаций, то у них ситуация иная. Ежегодно количество забалансовых счетов учета в бюджетных учреждениях меняется в сторону увеличения. Сегодня они используют сч. 01-42.

Надо сказать, что именно в бюджетном учете забалансовых счетов можно найти методологию по некоторым направлениям деятельности коммерческих компаний. Это особенно актуально в том случае, когда правила официально не установлены и организация процесса составления отчетности оставлена на откуп бухгалтера при формировании финансовой политики.

Зачем нужна забалансовая отчетность?

На первый взгляд, у предприятий, работа которых не связана жесткими правилами ведения забалансового учета, отсутствует необходимость в нем. Однако это не совсем так. Разберемся, почему.

Во-первых, бухгалтеры, проходившие аудиторскую проверку, прекрасно знают, что без забалансового учета, составленного должным образом, они не смогут получить положительное заключение специалистов. Прямая ответственность за его отсутствие не установлена. Однако КоАП предусматривает административное наказание за отсутствие информации по показателям, отражающим не менее 10 % данных о хозяйственных операциях.

Во-вторых, в последнее время проверка забалансового учета работниками налоговой службы стала регулярной и более тщательной. Это вполне объяснимо: налоговую службу постоянно проверяет государство и требует результатов работы. Инспекторы задают бухгалтерам самые разные вопросы. Например, где в балансе отражено помещение, в котором сотрудники предприятия выполняют свои обязанности? Если оно в документах не отражено, значит, люди сидят дома или трудятся на улице? Если в учете не показано помещение, как возможно принятие затрат на аренду в состав расходов по налогу с прибыли? Имущество в балансе отсутствует, значит, издержек нет. Инспекция вполне может направить дело в суд. А судебная практика далеко не всегда складывается в пользу плательщика.

В-третьих, составление забалансовой отчетности способствует сближению бухгалтерского и управленческого учета. Руководители любят задавать финансистам разные вопросы. К примеру, ноутбук за 40 тыс. руб. в учете не отражен, поскольку его списали в материалы, а затем в затраты. Это означает, что он больше предприятию не принадлежит, и любой работник может его забрать себе? Или, к примеру, несколько лет назад был куплен пакет программного обеспечения. После того, как операция ушла со статьи затрат предстоящих периодов, в учете этого ПО нет. Руководитель же хочет увидеть количество программ и сроки их лицензий в балансе.

С чего начинать?

В первую очередь, необходимо определить перечень активов, которые будут учитываться за балансом. Далее необходимо закрепить правила составления документов в финансовой политики предприятия. В идеале нужно составить корпоративные принципы, в том числе и по учету забалансового имущества. Их утверждает главный бухгалтер.

К примеру, закрепляется корпоративный принцип “Забалансовый учет бюджетного учреждения”. В нем прописывается подробная инструкция по отражению сведений.

Отправной точкой для забалансового учета ОС и обязательств является инвентаризация имущества и оформление необходимых документов. Руководитель издает приказ. На его основании выполняется инвентаризация обязательств и активов, которые будут отражены в забалансовом учете. Формируется документ по результатам проверки – сличительная ведомость. Сведения из нее и переносятся в учет.

Важные моменты

Обратите внимание, сведения за балансом отражают внесистемно. Поступления показывают по дебету, списания – по кредиту. При забалансовом учете основных средств кредитового остатка быть не должно. Сведения на внебалансовых статьях на сумму баланса не влияют.

При формировании отчетности данные об имуществе отражаются в Пояснениях. Каждую операцию по забалансовым счетам необходимо подтверждать документами. Правила инвентаризации обязательств и активов действуют и в отношении внебалансовых статей.

Арендованные ОС

Существует перечень обязательств и активов, которые чаще других учитываются за балансом. Не следует, разумеется, считать этот список официальным. Мы рассматриваем только наиболее распространенные ситуации.

Начнем со счета 001 “Арендованные ОС”. На нем отражаются сведения о:

1. Помещениях, взятых в аренду. В качестве основания для отражения данных будет выступать акт приема-передачи объекта. Его подписывают в момент заключения арендного соглашения. Как правило, в договоре не прописывается информация о стоимости передаваемого помещения (указывается только плата арендатора). Эти сведения можно запросить у собственника, но он может отказаться их предоставлять. Привлекать оценщика в таких ситуациях нецелесообразно. Для отражения данных бухгалтер может использовать условную стоимость, к примеру, 1 рубль за каждый метр. Важно прописать порядок условной оценки в финансовой политике предприятия или корпоративных принципах.
2. Ценностях, полученных вместе с арендованным помещением. Здесь также используется акт приема-передачи. Речь идет, например, о жалюзи, кондиционере, шкафах и пр.
3. Напольных кулерах, полученных за плату либо бонусом к питьевой воде. Для этих основных средств учет на забалансовом счете 001 осуществляется также по акту приема-передачи оборудования, оформляемом при получении кулера. В этом документе обычно отражается залоговая стоимость. Именно ее и выводят за баланс.

ТМЦ на ответственном хранении

Для них используется сч. 002. Как правило, на нем отражаются данные о бутылях для кулера. В день поступления воды поставщик вместе со стандартной накладной передает приходный и расходный документы (либо комбинированный вариант накладной). Залоговую стоимость бутылей можно взять из этих бумаг либо из договора.

На сч. 002 также могут учитываться коврики, предоставляемые клининговой компанией. Они периодически меняются по акту приемки-передачи.

От полноты сведений, отраженных на сч. 002, будет зависеть правильность расчета налога на имущество. Если будет выявлено, что предприятие приобрело ОС и без каких-либо оснований отразило их в забалансовом учете, то ему придется уплатить штраф, а также доначисленный налог. В таких ситуациях определяющее значение будет иметь право собственности. Если актив был получен в аренду либо безвозмездное пользование и оприходован по сч. 01 вместо 001, последствия не заставят ждать.

Бланки

Как правило, для бланков строгой отчетности используется условная стоимость, а их количество определяют прямым пересчетом. Эти сведения отражают на сч. 006. К бланкам строгой отчетности относят:

1. Чековые книжки, предоставленные банком.
2. Трудовые книжки и вкладыши к ним.
3. Абонементы для выдачи работникам.
4. Бланки удостоверений и дипломов.

Кроме того, на сч. 006 отражается информация о:

1. Исполнительных листах на сотрудников, уплачивающих алименты.
2. Листках нетрудоспособности.
3. Учредительной документации.

На основании данных можно проконтролировать лиц, ответственных за хранение бланков.

Обеспечение обязательств и выданных платежей

Сведения об этих операциях отражаются на сч. 009.

Если предприятие выступает в качестве поручителя, за балансом фиксируется информация в сумме соответствующего поручительства. Основанием для этого служит договор.

Любое предприятие может добавить свои статьи в забалансовый учет. Разумеется, все нововведения необходимо закреплять в финансовой политике.

Сложности на практике

Как правило, при оприходовании крупных объектов бухгалтера не испытывают особых проблем. Сложности, особенно в бюджетных учреждениях, начинаются, когда нужно учесть имущество, стоимость которого меньше 3-х тыс. руб. Специалисты рекомендуют составлять ведомость выдачи ценностей на нужды предприятия. Все порчи впоследствии отражаются на забалансовом счете 21.

Учет активов, стоимость которых превышает 3 тыс. руб., осуществляется до момента их выбытия. Списание отражается по кредиту счета. Дополнительные проводки составлять нет необходимости.

Балансовая стоимость активов до 40 тыс. руб. должна быть нулевой после ввода их в эксплуатацию. Что касается объектов, цена которых 3-40 тыс. руб., то по ним следует восстанавливать первоначальную ст-сть и амортизацию.

Списание имущества с забалансового счета производится по решению специальной комиссии. Основанием является акт, подписанный владельцем актива и руководителем предприятия. Формирование записи в отчете осуществляется на величину первоначальной стоимости.

Предоставление ценностей в пользование оформляется по сч. 21 на основании соответствующего акта. При этом одновременно изменяется ответственное лицо.

Активы стоимостью менее 3-х тыс. руб. на забалансовые счета бюджетной организации отражаются по полной стоимости. Исключением являются библиотечные фонды, а также недвижимость. Оприходование ОС производится по первичной документации, подтверждающей ввод их в эксплуатацию. Перемещение внутри предприятия отражают посредством изменения места хранения или ответственного лица.

Комиссионный договор

При передаче товара на продажу комитент не теряет право собственности. Следовательно, такое имущество учитывается на забалансовом сч. 004 по стоимости, отраженной в акте приема-передачи. При передаче объекта сумма подлежит списанию в полном размере. Проблемы у предприятия могут возникнуть, если такой товар будет учтен на балансе. В таком случае проверяющий налоговой службы квалифицирует сделку как куплю-продажу. Если оплату за объект вместо комитента внесет сторонний субъект, доказать законность такого действия будет весьма проблематично даже в суде.

Нарушения

Как показывает практика, ведение забалансового учета не вызывает особых проблем у бухгалтеров. Отражение сведений осуществляется довольно просто: поступление, получение либо предоставление гарантий фиксируется только в дебете, а погашение обязательств, соответственно, по кредиту. Между тем даже при такой несложной схеме некоторые специалисты не уделяют ведению внебалансовых счетов должного внимания. В итоге проверяющие сотрудники налоговой службы находят в документах ошибки и налагают штрафы.

В 15 статье КоАП закреплены административные меры за нарушения правил ведения бухучета. Речь, в частности, об искажении сведений любой статьи отчетности больше чем на 10 %. Дополнительно в 120 статье НК предусматривается ответственность за умышленное занижение стоимости объектов обложения или показателей доходных статей.

Заключение

В статье мы рассмотрели основные особенности ведения забалансового учета. Подведем небольшой итог.

Итак, специальные забалансовые статьи используются предприятием для учета материальных ценностей, находящихся во временном пользовании, т. е. не принадлежащие ему. Операции, связанные с оприходованием, отражаются всегда по дебету, а списания имущества – по кредиту. При необходимости бухгалтер может вести забалансовый учет в “1С”. Для этого в систему нужно добавить соответствующие счета. В базовой версии уже присутствуют необходимые статьи расходов и субконто. Формирование типовых операций и отчетности осуществляется в стандартных документах.

Суммы, которые появляются на забалансовых счетах, в баланс не попадают. Именно поэтому величина чистых активов лизинговых компаний и предприятий, принимающих большой объем материалов на хранение, занижена.

Забалансовый учет очень важен для организации. Его результаты прямым образом влияют на эффективность управленческих решений руководителя. Кроме того, сведения забалансовых счетов всегда интересны пользователям отчетности. Эта информация позволяет заинтересованным лицам сформировать более полное представление о финансово-хозяйственной деятельности организации.

Специалисты не рекомендуют игнорировать необходимость ведения забалансового учета. В последнее время инспекторы налоговой службы особо тщательно проверяют сведения, отраженные вне баланса. Следует помнить о том, что в законодательстве установлена ответственность за предоставление неполных данных по финансово-хозяйственным операциям. Правила отражения сведений настолько просты, что даже начинающий бухгалтер вполне справится с задачей.

Источники:

http://assistentus.ru/buhuchet/zabalansovye-scheta/
http://ontask.ru/development-finances/zabalansovye-scheta.html
http://www.klerk.ru/buh/articles/461355/
http://www.audit-it.ru/terms/accounting/zabalansovye_scheta.html
http://fb.ru/article/430740/zabalansovyiy-uchet-naznachenie-pravila-vedeniya