Организация командировок сотрудников

Порядок организация служебных командировок сотрудников

1.1 Область применения

1.1.1 Настоящий порядок регламентирует процесс организации служебных командировок сотрудников головного предприятия и филиалов ООО "ХХХ" (далее Компания).

Настоящий Порядок охватывает следующие процессы:

– оформление документов для поездки в командировку;

– оплата командировочных расходов;

1.1.3 После утверждения настоящего Порядка прекращается действие «Положения о служебных командировках сотрудников ООО "ХХХ" (П-390 от 24.07.03 г.) и дополнений к нему (П. SL -390/1 от 19.03.2004, П. SL -390/2.05 от 25.05.2005).

1.2 Нормативные ссылки

В настоящем Порядке использованы нормативные ссылки на следующие документы:

– Постановления Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и № 55 от 01.08.2001 «Об утверждении формы № АО-1 «авансовый отчет».

– «Порядок по контролю исполнения бюджета» ПР. FM – 456 от 13.12.2001 г.

– «Инструкция о служебных командировках в пределах СССР» от 07.04.1988 № 62

– Трудовой кодекс РФ

АдмО – Административный отдел;

ГП – головное предприятие ООО "ХХХ";

ДПерс – Департамент персонала;

ДТО – Департамент товарных операций;

ДИ – Департамент инфраструктуры;

ДРУ – директор регионального управления;

ДМ – Департамент маркетинга;

ДЗО – Дочерние и зависимые общества ООО "ХХХ".

КАО – Контрольно-аналитический отдел;

КСФ – Коммерческая служба филиала;

НОВК – Начальник отдела внутреннего контроля;

ОВА – Отдел внутреннего аудита;

ОБ – Отдел безопасности;

ОБУиО – Отдел бухгалтерского учета и отчетности;

СОТиЗ – Служба организации труда и заработной платы Департамента персонала;

ФД – Финансовый департамент;

ЮО – Юридический отдел.

2 Принципы организации командировок

2.1 Цель настоящего Порядка – оптимизация процесса организации командировок сотрудников Компании и приведение его в соответствие с нормами Трудового и Налогового законодательства РФ.

2.2 Достижение цели поддерживается следующими принципами:

– введение унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом РФ;

– планирование командировочных расходов в рамках формирования и корректировки Главного Бюджета Компании;

– координация процесса силами Административного отдела и Службы организации труда и заработной платы Департамента персонала.

3 Оформление документов для поездки в командировку

3.1 Оформление и учет направления сотрудников в командировки производятся на основании приказа Генерального директора или уполномоченного им лица (для филиалов – директором филиала).

На основании приказа о направлении в командировку, оформляется командировочное удостоверение:

– для сотрудников ГП – сотрудником группы документооборота Административного отдела.

– для сотрудников филиалов – лицом, уполномоченным приказом директора филиала.

3.2 Для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении, составляются следующие документы:

– форма УРВ-1к (для сотрудников ГП и филиалов);

– форма УРВ – 1н (для руководителей ГП);

– распоряжение руководителя о целях, сроках и месте командировки (для сотрудников ГП);

– форма Б-2 – для сотрудников ГП (оформляется через календарь платежей);

Заполненная и согласованная Форма Б-2 является основанием для выплат командировочных расходов командируемому сотруднику.

Заполненный авансовый отчет в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки, с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы, должен быть представлен для проверки и утверждения.

3.3 В случае производственной необходимости срок командировки может быть продлен. Командированный сотрудник должен уведомить своего непосредственного руководителя о необходимости продления сроков командировки, Не позднее двух рабочих дней до последнего дня командировки, обозначенной в Приказе о направлении в командировку. В случае положительного решения о продлении сроков командировки, непосредственный руководитель командированного сотрудника в этот же день, подает служебную записку на имя Функционального директора с просьбой о продлении сроков командировки своему сотруднику, с обоснованием причин ее продления. На основании утвержденной (функциональным директором) служебной записки, сотрудник Группы документооборота Административного отдела ГП оформляет приказ о продлении командировки.

3.4. Для сотрудников филиалов решение о продлении сроков командировки принимает директор филиала по согласованию с Директором по региональному управлению, для директоров филиалов – Директор по региональному управлению.

3.5 Все формы документов для направления сотрудников ГП и филиалов в командировку: приказ о командировке, приказ о продлении командировки (формы Т-9, Т-9а), командировочное удостоверение (форма Т-10) – оформляются в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 г. Форма авансового отчета оформляется в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ № 55 от – 01.08.2001 г.

4 Оплата командировочных расходов

4.1 Командированному сотруднику:

– возмещаются документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в месте командировки;

– возмещаются документально подтвержденные расходы по оплате проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

– оформление и выдача виз, паспортов и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя;

– выплачиваются суточные – в случае, если сотрудник командирован в такую местность, откуда не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства.

4.2 Вопрос о том, может ли сотрудник возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства в каждом конкретном случае решается его непосредственным руководителем с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания сотруднику условий для отдыха.

4.3 Расходы по найму жилого помещения – возмещаются со дня прибытия и по день выезда из места командировки на основании документов подтверждающих оплату за проживание. При бронировании мест в гостинице необходимо руководствоваться Приложением А.

4.4 Расходы по оплате проезда к месту командировки и обратно возмещаются:

4.4.1 Генеральному директору, 1-ому Заместителю Генерального директора, Заместителю Генерального директора по операциям:

– воздушным транспортом – по билету бизнес – класса;

– железнодорожным транспортом – по билету в 2-х местных купе категории "СВ" скорых фирменных поездов;

4.4.1.2 оплаты услуг по предварительной продаже проездных документов;

4.4.1.3 стоимости страховых платежей по обязательному государственному страхованию пассажиров на транспорте – по квитанции;

4.4.1.4 расходов на пользование в поездах постельными принадлежностями – по квитанции;

4.4.1.5 стоимости проезда транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

4.4.2 Финансовому директору, Директору по корпоративному управлению, Заместителю ГД по экономике, Заместителю ГД по продажам, Заместителю ГД по персоналу, Заместителю ГД по маркетингу и закупкам, Заместителю ГД по внутреннему контролю, Заместителю ГД по ERP:

– воздушным транспортом – по билету экономического класса;

– железнодорожным транспортом – по билету в 2-х местных купе категории «СВ» скорых фирменных поездов;

4.4.2.1 оплаты услуг по предварительной продаже проездных документов;

4.4.2.2 стоимости страховых платежей по обязательному государственному страхованию пассажиров на транспорте – по квитанции;

4.4.2.3 расходов на пользование в поездах постельными принадлежностями – по квитанции;

4.4.2.4 стоимости проезда транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта — по существующей в данной местности стоимости оплаты.

4.4.3 Прочим сотрудникам:

– воздушным транспортом – по билету экономического класса;

– железнодорожным транспортом – по билету в 4-х местных купе скорых фирменных поездов;

4.4.3.1 оплаты услуг по предварительной продаже проездных документов;

4.4.3.2 стоимости страховых платежей по обязательному государственному страхованию пассажиров на транспорте – по квитанции;

4.4.3.3 расходов на пользование в поездах постельными принадлежностями – по квитанции;

4.4.3.4 стоимости проезда транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта — по существующей в данной местности стоимости оплаты.

4.5 Билеты для проезда к месту командировки и обратно приобретаются лицом ответственным в ГП (филиале) за бронирование и приобретение проездных документов, и только через специализированное агентство, с которым заключен соответствующий договор.

4.6 Для сотрудников ГП, командируемых в филиалы ООО "ХХХ", и для сотрудников филиалов ООО "ХХХ", командируемых в ГП, проездные документы приобретаются согласно Приложению Б.

4.7 Для сотрудников филиалов, командируемых из одного филиала в другой, или из филиала в другую местность, а также для сотрудников ГП командируемых из ГП в другую местность, проездные документы приобретаются согласно Таблице 1.

Т а б л и ц а 1 – Обязательный вид транспорта для убывающих в командировку

Организация командировок сотрудников

Компании часто сталкиваются с таким вопросом, как организация деловых поездок сотрудников для решения различных бизнес-задач.

Переговоры
Встречи с зарубежными партнерами
Установка новых контактов, поддержание программ лояльности с партнерами
Открытие новых филиалов
Бизнес-мероприятия

Оказание услуг в сфере бизнес-туризма приобретает все большую востребованность. Самостоятельная организация корпоративного туризма может привести, как минимум, к непредвиденным и ненужным чаще всего расходам. ГК Аэроклуб берет на себя выполнение задач различного уровня сложности по управлению бизнес-поездками, как по России, так и за границей.

Служебные командировки
Конференции, выставки
Групповые поездки – тимбилдинги, семинары
Корпоративные мероприятия
Конгрессные туры

УСЛУГИ

Организация служебных командировок и других мероприятий в сфере business travel строится на опыте и надежных партнерских отношениях. Доверить процесс стоит профессионалам по двум главным причинам – экономия средств компании и времени, затраченного на организацию поездки. Специалисты ГК Аэроклуб берут на себя все вопросы по комплексному и частичному сервису, расчету стоимости командировки. Мы оказываем полный спектр услуг по организации командировок руководителей и их подчиненных.

Подбор оптимальных маршрутов, расчет плана командировки
Бронирование и покупка железнодорожных и авиабилетов
Заселение в отели по всему миру
Оформление виз
Оптимизация бюджета командировки
Автотранспортное обслуживание. Организация трансфера, аренда автомобиля
Решение вопросов с учетом индивидуальных потребностей клиентов
ВИП-обслуживание
Страхование сотрудников и руководителей

Читать еще: Как узнает работодатель о судимости

Заграничные командировки требуют подробного планирования не только с позиции трат. Если сотрудникам или руководителю предстоит выезд за границу, то в зависимости от цели поездки возникнет необходимость оформления одного из видов виз.

Для оформления шенгенской деловой визы понадобится получение официального приглашения от принимающей стороны. При этом в соответствии с действующим законодательством некоторых государств, вести деятельность с целью получения прибыли не удастся. Существуют несколько стран шенгенской зоны, в которые получить бизнес-визу в первую поездку сложнее – Германия, Бельгия, Испания и другие.

Профильный департамент ГК Аэроклуб оказывает содействие в получении виз. Знание особенностей оформления визовых документов в различные страны и аккредитация в 15 посольствах дают возможность сотрудникам визового офиса компании ускорить процесс подготовки бумаг и выдачи готовых виз.

Квалификация специалистов ГК Аэроклуб позволяет заниматься организацией не только корпоративного или командировочного выезда, но и любого иного мероприятия сегмента business-travel любой сложности. Кроме реализации проектов командировок компания оказывает профильное содействие по множеству иных направлений.

MICE-мероприятия с возможностью проведения в 110 странах мира.

ВИП-обслуживание

Корпоративные бизнес-поездки, исходя из потребностей клиентов, в случае необходимости обслуживаются и на ВИП-уровне.

Заказ VIP-чартера. Высокий уровень сервиса, конфиденциальность, индивидуальное время вылета и формата поездки
Срочный вылет по cвободному коридору
Обслуживание пассажиров в ВИП-залах в более чем в 160 аэропортах мира. Посмотреть список городов
Терминалы бизнес-авиации, расположенные в отдельно стоящих зданиях. Включает организацию быстрого личного досмотра, оформление багажа и регистрацию без очереди
Аренда автомобилей представительского класса

ГК Аэроклуб предоставляет услуги по медицинскому и страхованию от несчастных случаев лиц, выезжающих за границу или передвигающихся по России. Для корпоративных клиентов действует служба поддержка в экстренных ситуациях. Подробнее можно ознакомиться здесь.

Сокращение расходов

ГК Аэроклуб помогает корпоративным клиентам уменьшить траты на организацию командировок. Владельцам аккаунта в системе TIME доступна информация о прямых ценах от поставщиков услуг – отелей, транспортных, обслуживающих компаний.

Поиск оптимальных тарифов на бронирование отелей, продажу билетов, заказ транспорта
Разработка и реализация индивидуальных программ по сокращению расходов
Прозрачность отчетной документации за весь период командировки

Бронирование гостиниц и проездных документов происходит непосредственно через аккаунт, гарантированно исключая присутствие посреднических организаций, по специальным тарифам. Многолетнее партнерство ГК Аэроклуб с мировыми лидерами отраслей является основанием для сотрудничества на выгодных для заказчика условиях. Каждый клиент может воспользоваться в командировке разными услугами, пользуясь значительными скидками.

Управление расходами.

Преимущества работы с нами

Являясь экспертом на рынке business travel и официальным представителем международного туристического агентства BCD Travel, компания ГК Аэроклуб имеет большой клиентский спектр. Нам доверяют организацию важных, знаковых, имиджевых, политических событий. Помогая нашим клиентам эффективно развивать бизнес, мы берем на себя ответственность за проекты, реализацию и контроль всех организационных вопросов и расходов в сфере туризма и MICE.

Команда ГК Аэроклуб создает и воплощает в жизнь смелые проекты для клиентов, готовых к переходу на новый уровень современного маркетинга и позиционирования компании на международном рынке.

Мы формируем стандарты российского сегмента business travel

высокая подготовка и опыт сотрудников – штат стабилен и наши сотрудники работают в компании годами
глубокое понимание потребностей корпоративных клиентов
многолетний опыт управления бизнес-путешествиями и мероприятиями
разработка персоналом самостоятельного департамента ГК Аэроклуб собственных программ и технологий поиска выгодных тарифов
надежность российских и зарубежных партнеров;
постоянное развитие и нацеленность на построение долгосрочных отношений с клиентами

Составление оптимального маршрута командировки тесно пересекается со своевременным оформлением транспортных документов, виз и других разрешений. Основа успешной разработки и реализации бизнес-мероприятия заключается именно в грамотном совмещении процессов.

Возможность сократить расходы, контролировать бюджет, тем самым экономить средства
Индивидуальный подход и ВИП-сервис обеспечивают комфорт в командировках и эффективность от работы благодаря поддержке персонального менеджера

Организация командировок сотрудников и руководителей компаний на высоком уровне.

Мы предложим и реализуем эффективные решения под любые Ваши задачи

Как в компании организовать командировки: три способа

В этой статье мы разберем три способа организации командировок и для какого типа бизнеса они подходят: самостоятельно, через тревел-агентство или с помощью специализированного ИТ-сервиса.

Компания HeadHunter в 90% случаев для организации командировок пользуется ИТ-сервисом Smartway. Совместно с ним мы и подготовили этот материал.

1. Через классическое тревел-агентство по почте или по телефону

Этот вариант предполагает, что компания обращается в классическое агентство делового туризма по электронной почте или по телефону с заявкой, которая содержит общие условия — даты и направление поездки, количество командированных сотрудников, особые пожелания. Агентство самостоятельно подбирает варианты и занимается бронированием, всё взаимодействие с клиентом строится тоже по электронной почте и телефону.

Раньше, когда поиск и сравнение вариантов, а также процесс бронирования занимали массу времени, очень ценной была сама возможность переложить эту рутину на подрядчика. С наступлением цифровой эпохи эти технические действия существенно упростились — и агентства стали не единственным способом организации командировок.

Теперь ценность услуг классических агентств делового туризма сместилась на другие акценты. На агентства удобно перекладывать организацию «под ключ» нестандартных поездок. Например, когда требуются чартер вертолетом или самолетом, аренда целых вагонов в поездах, а также дополнительный сервис в поездке — бронирование ресторанов, организация на месте деловых мероприятий. Также агентства хорошо подходят компаниям из госсектора и с гособоронзаказом, где требуются открытие специальных счетов в банках и специфичный нестандартный документооборот по поездкам, но в то же время всё еще сильны традиции заказа услуг «по старинке» (по телефону, по формализованным заявкам).

Многие компании, у которых командировки преимущественно стандартные и не требуют уникальных услуг, тоже по привычке продолжают работать по классической схеме бронирования. Важно соотносить этот способ с экономикой взаимодействия, помня о том, что агентство — это не благотворительная организация, его первостепенная задача — зарабатывать деньги. Оно не заинтересовано в вашей экономии так, как вы сами.

Плюсы:

Возможность организовать массовое мероприятие или выезд, уникальную поездку с набором дополнительных услуг;
Корректность документооборота по сравнению с самостоятельным бронированием и оплатой с личной карты или наличными;
Топовые агентства предоставляют возможность пользоваться корпоративными программами лояльности от авиакомпаний;
Удобно при работе с госконтрактами или гособоронзаказом.

Возможные минусы:

Стоимость, которая может выражаться как в официальной комиссии, так и в завышении цен — зачастую их трудно проверить постфактум;
Ограниченный выбор предложений билетов и гостиниц, так как агентство заинтересовано предлагать не все доступные варианты, а те, где у него максимальная комиссия;
Дополнительные трудозатраты и потеря времени, если коммуникация ведется через почту и по телефону;
Отсутствие возможности интегрировать процесс с внутренними системами документооборота. Как следствие — лишний ручной труд бэк-офиса.

2. Через специальное ИТ-решение

Туристическая отрасль кардинально изменилась за последние 10–15 лет, на смену агентствам пришли онлайн-решения, которые дали значительно больший выбор за меньшую цену.

Похожие процессы происходят на рынке бизнес-туризма — здесь ИТ-компании разрабатывают корпоративные сервисы для организации командировок. Смысл таких сервисов в том, чтобы предоставить клиенту максимальное количество инструментов для автоматизации этого процесса — от бронирования с помощью онлайн-инструментов до документооборота. На рынке есть несколько предложений от разных компаний.

Организация командировок через ИТ-сервис в среднем стоит меньше, чем через классическое агентство, — просто за счет уменьшения трудозатрат. Многие операции, которые в классическом агентстве полностью или частично выполняют люди, в сервисе автоматизированы. Также хороший ИТ-сервис позволяет в автоматическом режиме накапливать корпоративные бонусы от авиакомпаний, чтобы их получал не только пассажир, но и компания, которая отправила его в деловую поездку.

Единственная услуга, которую трудно автоматизировать, — поддержка при форс-мажорах. Поэтому лучше выбирать такой ИТ-сервис, который качественно оказывает тревел-поддержку, например когда нужно оперативно внести изменения в забронированные поездки.

Реальная история из жизни компании HeadHunter: в январе возникла неожиданная проблема — из-за отмены рейса около 15 сотрудников региональных офисов рисковали не успеть на важное корпоративное мероприятие в Москве. Мы написали в службу поддержки нашего командировочного партнера — ИТ-сервиса Smartway, и нам поменяли все билеты за полчаса.

Плюсы:

Видны все доступные варианты билетов и отелей;
Возможно открыть ограниченный доступ к сервису сотрудникам, чтобы они могли самостоятельно выбирать билеты и отели;
Сокращение трудозатрат за счет автоматического формирования документов и отчетов, возможность интеграции с внутренними системами документооборота (например, у Smartway есть интеграция с 1С);
У некоторых сервисов есть прямая интеграция с авиакомпаниями, что делает билеты дешевле по сравнению с выпиской через глобальные системы бронирования;
Обычно ниже сервисный сбор и прозрачнее ценообразование — за счет этого цена билетов и номеров в гостиницах может получиться ниже, чем в классическом варианте бронирования через агентство;
Можно возвращать 2–4% от авиабилета в виде бонусов от авиакомпаний за счет корпоративных программ лояльности.

Читать еще: Благотворительные взносы проводки в бухучете

Возможные минусы:

Обычно нет дополнительных услуг (например, MICE);
Могут возникнуть сложности у менеджеров, которые никогда не пользовались онлайн-сервисами бронирования.

3. Самостоятельно через общедоступные сервисы

Этот способ предполагает, что каждый сотрудник самостоятельно покупает билеты и бронирует гостиницу на В2С-сервисах, а компания потом возмещает расходы либо выдает аванс. Обычно этот вариант используют организации с небольшим числом командировок — не более 20 в месяц, в которых доля расходов на командировки незначительна по отношению к обороту и прибыли. В этом случае проще не тратить ресурсы на контроль и смириться с возможными переплатами.

Если сотрудники ездят в командировки сами, то собирать чеки и документы им тоже придется самим. Понятно, что в таком режиме гарантировать идеальный документооборот трудно, а это может приводить к проблемам с последующим вычетом НДС и налоговой отчетностью. Пока поездок немного и компания не теряет больших денег, такой подход допустим, но с увеличением числа командировок обычно возникает необходимость корректно организовать отчетность.

Если компания сама организует командировки, то ее сотрудники должны быть готовы самостоятельно реагировать на экстренные проблемы в поездках. Разумеется, адекватный работодатель возместит сотруднику непредвиденные расходы, но вовремя поменять авиабилет или оперативно решить проблему с отелем в чужой стране для неподготовленного человека — то еще испытание. Например, самостоятельная замена билета, купленного через агрегатор, может занимать до четырех часов.

Плюсы:

Не надо платить подрядчику, нет трудозатрат на организацию процесса;
Сотрудники могут выбрать комфортный им вариант, что повышает общую эффективность командировки.

Возможные минусы:

Затруднен документооборот, сложности с возвратом НДС;
Процессы возврата и обмена билетов могут быть непрозрачными и повлечь дополнительные расходы;
Сотрудники не всегда выбирают оптимальные варианты для компании, предпочитая личные бонусы (например, дополнительные баллы по программам лояльности);
Нельзя воспользоваться корпоративными программами лояльности от авиаперевозчиков;
Нет возможности работать по постоплате.

Если вы решили, что вам подходит способ организации с помощью ИТ-решения, здесь можно оставить запрос на подключение к Smartway

Организация командировок сотрудников

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
заказать звонок оператора и т.п.,
посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а ее срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно статье 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жилье, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Документальное сопровождение командировки в 2020 году

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нем указывают:

что может быть целью рабочей поездки;
кого могут отправлять в командировку;
каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями можно, если ему обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда (например, колясочнику нужны пандусы).

Кого нельзя отправить в командировку

Ссылка на законодательство

статья 259 ТК РФ

Можно, если речь идет о спортсменах и творческих работниках

статья 268 ТК РФ

Сотрудники, работающие по ученическому договору

Можно, только если командировка связана с ученичеством

статья 203 ТК РФ

Сотрудники с ограниченными физическими возможностями

Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации

статья 23 Федерального закона № 181‑ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 г.

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников.

женщины, имеющие детей до 3 лет;
отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детей до 5 лет;
родители, имеющие детей с ограниченными физическими возможностями;
сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи (болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только с письменного согласия. Об этом говорится в статьях 259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИО и должность командировочного.

Пример служебной записки:

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощен и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов «падает» на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

Пример заявления на выплату аванса:

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (если командированных несколько). Раньше также требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
куда;
в какие даты и на сколько календарных дней;
зачем (цель поездки).
кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные, а где-то — уполномоченные сотрудники компании (например, сотрудники отдела кадров).

Многим организациям удобнее заключить договор с определенным сервисом и покупать билеты с корпоративного счета. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести бизнес-аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного депозита. Подробнее о бизнес-аккаунте

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой (например, питания). Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, все зависит от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жилье забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на свое усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолет в 9 вечера. В иных явиться в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Читать еще: Как организовать совместные закупки с нуля

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жилье, транспорт и другие служебные цели.

8. Отчет о командировочных расходах

После поездки командированного остается только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

собрать все отчетные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);
заполнить авансовый отчет;
если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

Авансовый отчет вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.

Документы для подтверждения командировочных расходов

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счет-фактуру.

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчетный документ.

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. Они являются документами строгой отчетности. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчету надо приложить оба чека.

Тем, кто летит самолетом, надо сохранить посадочный талон. Это тоже документ строгой отчетности, и его важно не потерять.

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси (если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов).

Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.

Как отчитаться о командировке в бухгалтерии

Список документов, которые надо предоставить:

Авансовый отчет. В отчете нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Если потрачено больше, чем ожидалось, после сдачи авансового отчета сотрудник получит сумму, которую написал в расходах.
Распечатки электронных билетов, посадочный талон на самолет, чек на такси, аэроэкспресс, городской транспорт.
Чек об оплате отеля или апартаментов, договор о найме жилья (если заключался), выписку с банковской карты, подтверждающую оплату.
Если вы покупали билет в Туту, то также нужно скачать и распечатать УПД на сервисный сбор.

Как уже говорилось выше, отчитываться о том, как потрачены суточные, не нужно.

Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведен перерасчет. Если командировочный получил больше, чем потратил, придется вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счет командированного.

Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки другим? Зарегистрируйте на Туту.ру бизнес-аккаунт и оплачивайте билеты с корпоративного депозита. Подробнее

Служебная командировка

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

То есть под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Нормативная база

Основной нормативной базой, регламентирующей отношения работодателя по отношению к командировочному сотруднику, является 24 глава Трудового кодекса РФ, содержащая пункты о том, что такое командировка, о гарантиях и компенсациях при служебных поездках.

Ряд условий, при которых поездка является служебной командировкой

Из приведенного выше определения вытекают следующие условия, при соблюдении которых та или иная поездка может считаться служебной командировкой:

в поездку направляется работник предприятия. То есть физическое лицо должно состоять в трудовых отношениях и работать по трудовому договору;

поездка работника должна состояться в другой населенный пункт, а не по месту постоянной работы;

поездка осуществляется по распоряжению руководителя предприятия для

выполнения служебного поручения;

поручение выполняется вне места постоянной работы работника;

поездка ограничивается определенным сроком;

работник не выполняет свою работу в пути и его работа не носит разъездной характер.

Кроме этого, служебными командировками считаются также поездки работников по распоряжению руководителя головного предприятия в филиал (из одного филиала в другой) или наоборот (при условии, что филиалы предприятия или головное предприятие и филиал находятся в разных населенных пунктах).

В каких случаях поездка не считается служебной командировкой

Служебной командировкой нельзя считать:

поездку сотрудников, чья трудовая деятельность происходит постоянно в пути;

поездку сотрудников, чья трудовая деятельность носит разъездной характер. То есть служебными командировками не являются периодические поездки сотрудников, связанные с основной работой, но носящей разъездной характер;

поездку сотрудников, чья трудовая деятельность на предприятии не закреплена трудовым договором.

Виды служебных командировок

В нормативных документах различают два вида командировок: на территории России и за пределами России.

Также рабочие поездки делятся на:

краткосрочные и длительные командировки;

одиночные и групповые;

плановые и внеплановые.

Срок служебной командировки

Срок служебной командировки определяется самим работодателем и зависит от сложности и объема выполняемого задания, а также иных обстоятельств, от которых может зависеть исполнение поручения.ьТо есть предельный срок командировки не установлен.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

Гарантии командированным работникам

Сотруднику, находящемуся в поездке для выполнения служебного задания, гарантируется:

сохранение рабочего места и должности;

сохранение средней заработной платы за все рабочие дни недели по графику работы на постоянном месте службы, плюс оплата за выходные дни в двойном размере;

компенсация командировочных расходов.

Гарантии и компенсации при служебных командировках регулируются Российским законодательством и прописаны в Положении о командировках, а также в статье 167 и 168 ТК.

Возмещение расходов по служебной командировке

Работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками:

расходов, связанных с проживанием (например, суточные за время пребывания в командировке);

стоимости проезда до места назначения и обратно;

расходов по аренде жилого помещения;

иных дополнительных расходов.

Режим рабочего времени командированных сотрудников

На работника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени того предприятия, на которое он командирован.

Заработная плата за время пребывания в служебной командировке

За все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы, за командированным работником сохраняется средний заработок.

Заработная плата за время пребывания в командировке рассчитывается путем умножения среднедневной заработной платы работника на количество рабочих дней командировки (в том числе дней пребывания в пути). Расчет среднего заработка производится независимо от режима работы исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течении которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1 по 30 (31) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28 (29) число включительно).

При расчете среднего заработка из расчетного периода должны быть исключены следующие периоды:

когда в соответствии с законодательством РФ за работником сохранялся средний заработок, за исключением перерывов для кормления ребенка;

когда работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

когда работник не имел возможности выполнять работу из-за простоев по вине работодателя или причинам, не зависящим от него и работодателя, из-за забастовки, но при этом в ней не участвовал;

когда работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

в других случаях, при которых работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без нее в соответствии с законодательством.

Порядок оформления служебной командировки

Перед направлением в командировку сотрудник должен дать согласие или отказ на поездку в письменной форме, предварительно ознакомившись с целями и сроками служебного задания.

Командировка сотрудника должна быть документально оформлена. Для признания командировки действительной необходимо оформить:

распоряжение о направлении сотрудника в командировку;

отчет о проделанной работе;

При этом согласно новым правилам командировочной поездки достаточно оформить приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку. Необходимость в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания отпала.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Источники:

http://hr-portal.ru/doki/poryadok-organizaciya-sluzhebnyh-komandirovok-sotrudnikov
http://aeroclub.ru/services/organizatsiya-komandirovok/sotrudnikov/
http://nn.hh.ru/article/24232
http://b2b.tutu.ru/content/article/business_trip_docs/
http://www.audit-it.ru/terms/accounting/sluzhebnaya_komandirovka.html

голоса

Рейтинг статьи