Нумерация пко

Как правильно вести нумерацию ПКО и РКО с начала года

Приходный и расходный кассовые ордеры – два первичных документа, на основании которых заполняется кассовая книга. Ее обязаны вести все хозяйствующие субъекты – юридические лица. Ведут ее и большинство индивидуальных предпринимателей, несмотря на указание ЦБ №3210-У от 11-03-14 г., содержащее послабления для ИП для контроля за движением наличных денег. Соблюдение кассовой дисциплины предполагает правильное заполнение реквизитов первичных кассовых документов, в связи с чем у кассиров и бухгалтеров часто возникают вопросы, как правильно нумеровать ПКО и РКО. Что делать, если номер пропущен или, напротив, повторяется? Как нумеровать кассовые ордеры обособленных подразделений организации? Попробуем разобраться.

Как должны нумероваться ПКО и РКО

Многие организации начинают нумеровать ПКО и РКО с начала года заново. Однако ни в одном законодательном или разъяснительном документе контролирующих органов не содержится такого правила. Оно продиктовано лишь удобством отражения в учете данных первичных кассовых документов. Строго говоря, начинать в январе с единицы необязательно, можно продолжать сплошную нумерация кассовых ордеров с прошлого года.

Крупные организации с большим кассовым документооборотом нередко закрепляют в учетной политике поквартальную нумерацию ПКО и РКО, т.е. каждый квартал начинают нумеровать документы заново.

При любом избранном способе нумерации должны соблюдаться два правила:

• нумерация должна быть сквозной;
• нумерация должна быть хронологической.

Это означает, что приходные и расходные ордеры должны быть пронумерованы в том порядке, как они оформлялись, с учетом календарных дат кассовых операций.

На заметку!
Номер, в отличие от даты, сам по себе не является обязательным реквизитом бухгалтерского документа (см. ФЗ №402 «О бухучете» от 6-12-11 г., ст. 9 ч. 2).

Статья 15 КоАП РФ посвящена нарушениям порядка ведения операций по кассе. В ней напрямую не прописана ответственность за нарушение нумерации приходных и расходных кассовых ордеров, а лишь за нарушение порядка работы с наличными деньгами в кассе. Вместе с тем, если порядок нумерации не соблюдается, для контролирующих органов это может стать сигналом, свидетельствующим о серьезных нарушениях законодательства.

Нарушение порядка нумерации кассовых документов

Сбой в порядке нумерации ПКО и РКО не редкость. Причин может быть много: это проблемные моменты в работе компьютерной программы, если учет ведется в ней, и человеческий фактор при заполнении документов вручную. В некоторых случаях налицо попытка скрыть допущенные нарушения в учете денежных средств. Стоит ли ожидать санкций при проверке кассовой дисциплины – зависит от конкретной ситуации.

Ситуация: в результате программного сбоя задвоился номер кассового ордера. Нужно ли исправлять номер и как это сделать? Ответ будет отрицательным, поскольку вносить изменения в кассовые документы запрещено (Указания ЦБ №3210-У п. 4.7). Применить же положения ст. 15 КоАП РФ фискальным органам в данной ситуации проблематично: задвоение номера не касается нарушений, связанных с наличными деньгами напрямую.

Другая ситуация: торговая организация приходует выручку магазинов на основании Z-отчетов ежедневно. В то же время кассовые ордера на приход выписываются с номерами, присваиваемыми не в хронологическом порядке. Здесь, несмотря на то что выручка приходуется ежедневно и присвоенные номера ПКО на размер выручки не влияют, фискальные органы могут усмотреть нарушение. Согласно ст. 15 КоАП РФ выручка, зафиксированная «неправильным» ПКО, может считаться не оприходованной в кассу.

В ситуации, когда номера приходных кассовых ордеров случайно пропущены, у чиновников может возникнуть подозрение в неполном отражении выручки по кассе. Это может означать, по мнению фискальных органов, что деньги в кассу принимались, квитанция на сторону выдавалась и нумеровалась, но по кассе прихода не было. Целесообразно получить от кассира объяснительную, в которой указывается, что ошибка совершена ненамеренно и на фактическое отражение выручки не повлияла. На основании этого документа руководитель может издать распоряжение считать пропущенные номера недействительными либо присвоить их другим ПКО, в другом периоде.

Играет роль и применяемая система налогообложения. Например, при ЕНВД скрывать выручку, манипулируя номерами кассовых ордеров, не имеет смысла, а значит, претензий контролирующих органов, вероятнее всего, не будет.

На заметку!
Если ФНС докажет при проверке нарушения по ст. 15 КоАП РФ, могут применяться штрафные санкции.

• на организацию 40-50 тыс. руб.;
• на руководство 4-5 тыс. руб.

Комплексно либо по отдельности — на усмотрение ФНС.

Нумерация в филиалах и обособленных подразделениях

Как и в случае с организацией без подразделений, жесткой регламентации здесь не существует. Нумеруют ПКО и РКО, руководствуясь соображениями удобства и полноты отражения учетных кассовых данных. Обычно каждому обособленному подразделению присваивается префикс: буквы или цифры, его кодировка. Номер кассового ордера и будет содержать префикс, его вписывает через горизонтальную черту или черту дроби.

Такая нумерация нужна, например, если обособленные подразделения самостоятельно ведут учет выручки и присылают затем данные в головной офис. Если при этом возникает необходимость вести учет еще и по видам дохода, и эту информацию можно закодировать в номере ПКО.

Номер кассового ордера, таким образом, может состоять из трех частей, разделенных чертой дефиса или дробью:

• кодировка подразделения (филиала);
• кодировка дохода;
• номер ПКО,

Если разделение по видам доходов для организации в учете неактуально, его можно исключить.

Заметим, что при всех очевидных сложностях сквозной нумерации кассовых ордеров, когда организация имеет филиалы или обособленные подразделения, целесообразно руководствоваться этим принципом. Идентификация филиалов (подразделений) должна строиться на использовании дополнительной информации в структуре номера ПКО и РКО (как показано выше), а не на параллельной нумерации кассовых документов.

Порядок нумерации ПКО и РКО необходимо отразить в локальных нормативных актах хозяйствующего субъекта. Подразделениям и филиалам должно быть уделено в ЛА особенное внимание, с учетом их территориальной удаленности от головного офиса.

Нумерация рко и пко

Как должны нумероваться ПКО и РКО

Многие организации начинают нумеровать ПКО и РКО с начала года заново. Однако ни в одном законодательном или разъяснительном документе контролирующих органов не содержится такого правила. Оно продиктовано лишь удобством отражения в учете данных первичных кассовых документов. Строго говоря, начинать в январе с единицы необязательно, можно продолжать сплошную нумерация кассовых ордеров с прошлого года.

Крупные организации с большим кассовым документооборотом нередко закрепляют в учетной политике поквартальную нумерацию ПКО и РКО, т.е. каждый квартал начинают нумеровать документы заново.

При любом избранном способе нумерации должны соблюдаться два правила:

• нумерация должна быть сквозной;
• нумерация должна быть хронологической.

Это означает, что приходные и расходные ордеры должны быть пронумерованы в том порядке, как они оформлялись, с учетом календарных дат кассовых операций.

На заметку!
Номер, в отличие от даты, сам по себе не является обязательным реквизитом бухгалтерского документа (см. ФЗ №402 «О бухучете» от 6-12-11 г., ст. 9 ч. 2).

Статья 15 КоАП РФ посвящена нарушениям порядка ведения операций по кассе. В ней напрямую не прописана ответственность за нарушение нумерации приходных и расходных кассовых ордеров, а лишь за нарушение порядка работы с наличными деньгами в кассе. Вместе с тем, если порядок нумерации не соблюдается, для контролирующих органов это может стать сигналом, свидетельствующим о серьезных нарушениях законодательства.

Форма ордера

Приходный и расходный ордера отличаются по своей форме.

Первый разделяется на две половинки, где:

• указывается сумма поступления и источника, с которого денежные средства поступают;
• вторая половина представляет собой квитанцию, которая остается после прихода наличных физическому лицу или организации, подтверждая взнос.

Порядок работы с ПКО (КО-1)

Форма КО-1 используется для фиксации поступающих наличных средств в кассу. Она выписывается в одном экземпляре. Как в основной части, так и в квитанции к приходному кассовому ордеру не допускаются исправления. При наличии ошибок следует выписать новый ПКО. Возможно заполнение от руки или с использованием программного обеспечения. В бланк заносятся сведения в соответствии с названиями граф. Чистую форму и образец заполнения можно скачать ниже.

Образец заполнения ПКО

Процесс внесения данных в бланк не слишком трудоёмкий. Достаточно отразить в ордер общие данные об организации и лице, которое сдаёт деньги. При формировании ПКО указывается:

наименование организации (или инициалы ИП);

Аналогичные сведения заносятся и в квитанцию. После того как ПКО был заполнен и зарегистрирован в журнале регистрации кассовых операций, он подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом. Кассир при получении ордера должен удостовериться в подлинности внесённых в документ данных. Также проверяется подпись бухгалтера и наличие документов, перечисленных в приложении. Если бланк заполнен с соблюдением перечисленных требований, то кассир принимает наличные средства. Если нет, то он обязан вернуть форму на доработку. Деньги принимаются полистно. После получения сумма на бланке и квитке проставляются печати (в том числе «ОПЛАЧЕНО»). Причём печать на квитанции необходимо поставить таким образом, чтобы часть оттиска осталась и на самом ордере. Штампом «Получено», погашаются документы, приложенные к ордеру. В кассе остаётся ПКО. Лицу, сдавшему наличные средства в кассу, в подтверждение о приёме денег выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру.

С 1 июня 2014 индивидуальным предпринимателям можно не вести форму КО-1.

ПРИХОДНЫЙ и РАСХОДНЫЙ кассовый ОРДЕР 2019 скачать бесплатно бланк

С 1 июня 2014 г. согласно Указания ЦБ РФ № 3210-У устанавливается новый порядок ведения кассовых операций 2019. В новом порядке ведения кассовых операций предусмотрены прежние приходный и расходный кассовый ордер 2019 (ПКО — приходник форма КО-1 по ОКУД 0310001 и РКО-расходник форма КО-2 по ОКУД 0310002). Здесь дан пример оформления, заполнения и образец, а также бланк приходного и расходного кассового ордера. Причем приходник и расходник можно скачать бесплатно.

Кассовые операции оформляются на бланках приходного кассового ордера (ПКО — приходник) и расходного кассового ордера (РКО — расходник).

Если в соответствии с Налоговым Кодексом РФ о налогах и сборах индивидуальные предприниматели ИП ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы (приходный кассовый ордер 0310001 — ПКО и расходный кассовый ордер — РКО 0310002) могут ими не оформляться.

Оформление кассовые документы могут производить:

• главный бухгалтер;
• бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее – бухгалтер);
• лично руководителем организации

Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

Кассир должен иметь для проведения кассовых операций печать (штамп), где указаны реквизиты, подтверждающие факт проведения кассовой операции. Кроме того, кассир должен иметь образцы подписей лиц, кто подписывает кассовые документы.

Бесплатно вести кассовую книгу в электронном виде

ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР КО-1 по ОКУД 0310001
Образец и пример заполнения

Для чего нужен Приходный кассовый ордер (или ПКО, Приходник)? Это первичный бухгалтерский документ, который используется для оформления поступления денежных средств в кассу организации или ИП.

Бланк приходника имеет унифицированную форму № КО-1, которая Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 в„– 88). ПКО выписываемую в одном экземпляре. Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: самого приходного ордера и отрывной квитанции к нему. Последняя выдается лицу, которое вносит деньги в кассу, в подтверждение принятия от него этих денег. Ордера могут быть выписаны как от руки, так и с помощью персональных компьютеров. В данных документах, при заполнении, не допускаются помарки или исправления. Поэтому если допущена ошибка в бланке приходного кассового ордера, необходимо приходник отпечатать, заполнить заново.

1. Скачать новый приходный кассовый ордер бланк 2019 года КО-1 форма по ОКУД 0310001
2. Скачать пример заполнения приходного кассового ордера 2019 года КО-1

Нумерация кассовых ордеров не обязана быть непрерывной

26 декабря 2014

Многие бухгалтера уверены, номера кассовых документов должны идти строго по порядку, в противном случае наложат штраф за нарушение кассовой дисциплины. Рассмотрим ситуацию подробно и дадим ответ на вопрос: Обязательно ли нумерация кассовых документов должна быть непрерывной?

В настоящее время Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами (индивидуальными предпринимателями) осуществляется в соответствии с требованиями Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указания № 3210-У).

Минфин России в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 разъясняет: «С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы)».

Форма приходного кассового ордера (форма № КО-1) и форма расходного кассового ордера (форма № КО-2) утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (далее — Постановление № 88). Указанные документы относятся к первичной учетной документации по учету кассовых операций.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утв.

Источники:

http://assistentus.ru/buhuchet/numeraciya-pko-i-rko-s-nachala-goda/
http://federalnyj.okd1.ru/zakon/numeracziya-rko-i-pko/