Нумерация писем в делопроизводстве

Как указывать нумерацию писем в делопроизводстве

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов.

Мы регистрируем уже подписанное, непосредственно перед отправкой. У нас есть папка «на подпись» туда складывают на подпись без регистрации, потом подписанное регистрируется и отправляется, не подписанное, отдаётся на доработку. Исполнители сами приходят за своими письмами и дорабатывают.

Документы в офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент. Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта. Кроме того, в последнее время появился новый способ обращения к руководству и специалистам компании – через форму обратной связи, предлагаемую на официальных сайтах[1].

В некоторых структурах, например силовых, внутренняя проверяющая служба всегда проводит ревизию с особым пристрастием, и в первую очередь смотрит на то, оформлены ли журналы надлежащим образом, проверяют даже шнуровку конспектов личного состава!Все кассовые журналы должны прошиваться в первую очередь, всё, что касается финансов, всегда в фокусе контрольных служб.

Рассмотрим разные варианты обработки корреспонденции с точки зрения того, как секретарю (или другому ответственному за ведение делопроизводства) сохранить оригиналы документов у себя, чтобы вовремя поместить их в дела.

Бумажная форма журнала регистрации входящих документов

Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию. А можно сделать это в обычной школьной тетради. В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его.

Регистрация исходящих документов происходит в соответствии с системой регистрации, принятой в компании. Номер письма должен быть уникальным. Под одним номером в организации может быть зарегистрировано только одно письмо!

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Категории корреспонденции. Особенности исходящей документации

Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:

Отсылаемые (исходящая корреспонденция).
Получаемые (входящая корреспонденция).

Рассмотрим значение каждой категории.

Корреспонденция, именуемая исходящей, может отправляться таким адресатам:

Вышестоящие инстанции.
Нижестоящие организации.
Предприятия-партнеры.
Отделы, цеха и другие структурные подразделения предприятия.

Исходящая нумерация писем и приказов

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Нумерация писем в делопроизводстве с нового года

На сроках может быть построена вся система организации хранения и их нумерация. Разновидностей схем нумерации приказов множество.

Рассмотрим некоторые из них. Таким образом, строгих законодательных рамок по внедрению системы нумерации приказов в организациях нет.

Исходящая нумерация писем и приказов

— номера дела по номенклатуре дел. Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть, например, такой: — для входящих документов: 218/08-17, где 218 – очередной порядковый регистрационный номер, а 08-17 номер дела, в которое будет подшит исполненный документ; — для исходящих документов: 11-03/532, где: 11-03 – номер дела, в которое будет подшита копия отправленного, а 532 — очередной порядковый номер.

Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно , поэтому необходимо вести два отдельных журнала. Для чего нужен? Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:

Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец.

III. Регистрация и отправка исходящих документов. Регистрация внутренних документов

3.1. Регистрация и отправка исходящих документов осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Срочная корреспонденция отправляется немедленно..

3.2. Документы, передаваемые исполнителями для регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, изложенными в разделе IV настоящей Инструкции.

3.3. Сотрудник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, при приеме документов для регистрации и отправки проверяет правильность оформления и адресования документа, наличие всех приложений к ним, идентичность подписи указанной должности, наличие фамилии и номера телефона исполнителя документа, наличие указателя рассылки документа (при необходимости) и необходимого количества копий.

При направлении письма более чем в четыре адреса исполнителем составляется указатель рассылки и готовится необходимое количество копий. Порядок подготовки и оформления указателя рассылки устанавливается соответствующим распорядительным документом, издаваемым в каждом органе управления, воинской части, организации системы МЧС России.

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для доработки.

3.4. Регистрация документов производится в журналах учета установленной формы (приложение № 8) в день их приема от исполнителей.

Исходящий номер документа (письма) состоит из порядкового номера, проставляемого в нарастающем порядке в течение года, и индекса дела по номенклатуре дел, в которое документ будет подшит. Например, № 23-3-5, где 23 – порядковый номер документа, 3-5 – индекс дела по номенклатуре дел.

3.5. Корреспонденция принимается к отправке незаконвертованной.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие номера всех вложенных документов.

Нумерация исходящих писем и приказов

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Журнал регистрации исходящих документов

Исходящий номер документа пример

Первоначально исполнитель, подготовивший проект документа, до представления на подпись руководителю проставляет на нем индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия исходящего документа (включает в себя индекс раздела и номер дела в пределах данного раздела), например № 5-14. После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в службу ДОУ на регистрацию. В процессе регистрации к оформленному на документе индексу дела по номенклатуре добавляется порядковый номер исходящего документа, который переносится из регистрационной формы, например № 5-14/346. Порядковые регистрационные номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит.

Исходящие номера документов примеры

Такая система учета позволяет контролировать прохождение документов, как вне предприятия, так и внутри его, а также проверять исполнение. 7 Документы, касающиеся деятельности предприятия, например приказы по кадрам, общие приказы регистрируются и учитываются отдельно. В целом на многих крупных предприятиях практикуется система отдельного учета документов, касающихся конкретных отделов и служб, особенно, когда в каждом отделе имеется соответствующий человек, занимающийся делопроизводством. Многие предприниматели останавливают свой выбор именно на упрощенной системе налогообложения.

Она позволяет максимально сократить перечень документации, который должен вести ИП.

Регистрация документов в вопросах и ответах

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п.

3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.

При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например: № 26-лс – в приказах по личному составу; № 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.

Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).

Некоторые секреты входящих документов

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне.

На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению.

На фоне отсутствия четких инструкций все чаще из уст секретарей звучат просьбы помочь направить входящий документопоток в нужное русло и разобраться с «запутанными» ситуациями, связанными с поступившими документами. Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково

Как заполнять журнал регистрации исходящих документов

Не относится к документам строгой отчетности и не имеет законодательно закрепленной формы. В связи с этим в качестве журнала можно использовать как купленный журнал, с готовыми формами, так и заполненную от руки тетрадь. Как правило, для журнала используют альбомы и тетради формата А4.

Обложка журнала должна содержать наименование (журнал регистрации исходящих документов), дату создания, печать организации и номер, присвоенный согласно номенклатуре организации. Также на обложке довольно часто указывают должность, фамилию и инициалы сотрудника, ответственного за его заполнение.
Станицы журнала необходимо пронумеровать, при этом сшивать их и скреплять печатью нет необходимости. Нумерация необходима для того, чтобы убедиться в наличии всех листов.
Процедура заполнения журнала регистрации осуществляется только после подписания ответственным лицом письма. До тех пор, пока в письме отсутствует реквизит «Подпись» смысл в его регистрации отсутствует, так как оно еще может меняться и заново переписываться.
Необходимо понимать, что ежегодно необходимо заводить новый журнал для регистрации исходящих документов. Более того, журнал регистрации должен помещаться на архивное хранение на срок, установленный согласно типовым перечням.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

“Отдел кадров коммерческой организации”, 2012, N 3

ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

В компанию поступает достаточно много входящих документов – письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

– рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);

– информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;

– поздравительные письма и телеграммы;

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой “Лично”) и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” .

Читать еще: Risda csa

Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз – в день их поступления.

Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка “Лично”), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:

– очередной порядковый номер;

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Отметка может проставляться от руки:

│ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │

Или же с помощью резинового штемпеля:

│ “__” ___________________ 20__ г. │

Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.

От кого
получен

ОАО
“Бизнес
Портал”
г. Москва

Предложение
по аренде
складских
помещений

Напомним, что это лишь примерная форма – можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу “Отметка об исполнении” для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.

Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?

Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.

В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?

Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.

Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:

– подписания (для документов, не подлежащих утверждению);

– утверждения (для документов, подлежащих утверждению);

– заседания или принятия решения (для протоколов);

– события (для актов).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности “день месяца, месяц, год”. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г.

На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.

03 – номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 – номер дела по номенклатуре дел, 61 – порядковый номер.

Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:

│ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │

К – отдел кадров, 05 – номер дела по номенклатуре дел, 61 – порядковый номер.

Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение – это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов “во внешний мир” к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.

Как указывать нумерацию писем в делопроизводстве

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов.

Бумажная форма журнала регистрации входящих документов

Категории корреспонденции. Особенности исходящей документации

Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:

Отсылаемые (исходящая корреспонденция).
Получаемые (входящая корреспонденция).

Рассмотрим значение каждой категории.

Корреспонденция, именуемая исходящей, может отправляться таким адресатам:

Вышестоящие инстанции.
Нижестоящие организации.
Предприятия-партнеры.
Отделы, цеха и другие структурные подразделения предприятия.

Исходящая нумерация писем и приказов

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Нумерация писем в делопроизводстве с нового года

Исходящая нумерация писем и приказов

Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец.

III. Регистрация и отправка исходящих документов. Регистрация внутренних документов

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для доработки.

3.5. Корреспонденция принимается к отправке незаконвертованной.

Нумерация исходящих писем и приказов

Журнал регистрации исходящих документов

Исходящий номер документа пример

Читать еще: Как восстановить чек с заправки

Исходящие номера документов примеры

Она позволяет максимально сократить перечень документации, который должен вести ИП.

Регистрация документов в вопросах и ответах

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.

Некоторые секреты входящих документов

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне.

Как заполнять журнал регистрации исходящих документов

Обложка журнала должна содержать наименование (журнал регистрации исходящих документов), дату создания, печать организации и номер, присвоенный согласно номенклатуре организации. Также на обложке довольно часто указывают должность, фамилию и инициалы сотрудника, ответственного за его заполнение.
Станицы журнала необходимо пронумеровать, при этом сшивать их и скреплять печатью нет необходимости. Нумерация необходима для того, чтобы убедиться в наличии всех листов.
Процедура заполнения журнала регистрации осуществляется только после подписания ответственным лицом письма. До тех пор, пока в письме отсутствует реквизит «Подпись» смысл в его регистрации отсутствует, так как оно еще может меняться и заново переписываться.
Необходимо понимать, что ежегодно необходимо заводить новый журнал для регистрации исходящих документов. Более того, журнал регистрации должен помещаться на архивное хранение на срок, установленный согласно типовым перечням.

Нумерация исходящих писем в делопроизводстве

Делопроизводство от А до Я.

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.

Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых (исходящих) документов.

Программа для нумерации исходящих писем

Регистрационный номер заносится в графу 1.

Датой отправляемого является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. В разделе Контрагенты дважды кликните по названию контрагента-отправителя. В открывшейся карточке контрагента перейдите на вкладку Отправитель.

В пользовательском шаблоне можно использовать буквы, цифры и простейшие шаблоны для генерации номеров (перечислены в верхней части вкладки).

Важно : в номере не может быть более 10 символов.

Например, на скриншоте выше ООО «РИТ» нумерует входящую корреспонденцию так: вх2011-1, вх2011-2, вх2011-3 и т.д.

В шаблоне для исходящей корреспонденции ООО «РИТ» использует сокращённое обозначение года, и кроме того, начинает нумерацию писем в программе с номера 6: исх11-6, исх11-7, исх11-8 и т.д. Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям).

Порядок регистрации исходящих документов

Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа.

Рассмотрим пример оформления исходящего документа-ответа на письмо, а также пример заполнения РКК на него. Регистрация документа — запись учетных данных одокументе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся: § письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения; § поздравительные письма и телеграммы; § приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций; § печатные издания (книги, брошюры, журналы); § копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; § информационные материалы и т.д.

Формы регистрации документов Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Существуют три формы регистрации документов: Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы:

Как нумеровать письма исходящие

нумерация корреспонденции Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Ну а если проверяющим будет совсем незачто уцепиться, тогда пожалуй укажут в акте проверки. Регистрация исходящих документов Подписанные руководителем регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах – секретарем.

Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания.

Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях. Для корректной работы программы могут потребоваться библиотеки Visual FoxPro. номер исходящего письма это Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация,

Делопроизводство от А до Я

Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания. исх. – указывается, что документ является исходящим; 25-03 – индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в которое поступает на хранение копия отправляемого документа; 198 – порядковый номер документа в пределах календарного года.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции.

Важным элементом эффективного делопроизводства является учет входящих/исходящих бумаг, путем регистрации в журнале. Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ: облегчает работу ходе обработки, учета и систематизации; сокращает сроки исполнения поручений руководства; помогает контролировать работу подчиненных; повышает продуктивность работы. Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с 01.06.2012 зарегистрировать 10.06.2012? 2.

Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций.

Нумерация исходящих писем и приказов

Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал. Регистрировать входящие и исходящие письма можно:

В бумажном виде журнал регистрации корреспонденции представляет собой книгу А4, изготовленную типографским способом, с соответствующими графами. Еще один плюс такого журнала заключается в том, что при отсутствии на месте делопроизводителя, другим сотрудникам будет проще найти сведения о документе, нежели искать эту информацию в чужом компьютере.

В электронном журнале в формате doc, docx, xls.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Какие виды входящих документов в организации не принимаются и отправляются обратно отправителю Следует учитывать, что принимать к обработке и дальнейшей регистрации нужно не все виды входящих документов.

К сожалению, законодательство не содержит четких инструкций и нормативных актов по прошивке документов и скреплению заверительных надписей.

Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.

Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению.

Бумажная форма журнала регистрации входящих документов

III. Регистрация и отправка исходящих документов. Регистрация внутренних документов

Читать еще: Закон о благоустройстве города москвы

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для доработки.

3.5. Корреспонденция принимается к отправке незаконвертованной.

Делопроизводство от а до я. работа с исходящей корреспонденцией

Пример исходящих документов

С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1. Регистрационный номер может дополняться кодами: должностного лица, подписавшего документ; вопроса по предметно-тематическому классификатору или другими кодами. При необходимости такие классификаторы или справочники кодов разрабатываются и утверждаются в компании.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании. Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ).

Исходящие номера документов примеры

Она позволяет максимально сократить перечень документации, который должен вести ИП.

Как указывать нумерацию писем в делопроизводстве

по личному составу;

по административно-хозяйственным вопросам.

В большей степени нас, конечно, будут интересовать именно распоряжения по личному составу, поскольку именно эти распорядительные документы готовят сотрудники кадровой службы компании.

К приказам по личному составу относятся те распоряжения, которыми оформляются трудовые отношения с сотрудниками.

К приказам по личному составу, в частности относятся следующие:

Отметим, что классификация приказов содержится в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Здесь также стоит заметить, что в Перечне приведены основные, но далеко не все виды распоряжений по личному составу.

А значит, каждое предприятие имеет право свободно определять количество журналов, необходимых к ведению:

один журнал учета на все виды распоряжений;
несколько журналов, разделенных в зависимости от вида приказов;
ни одного журнала.

Унифицированных форм указанных книг нет, соответственно, кадровая служба может их разработать самостоятельно.

В том числе допустимо ведение журналов в электронном виде, если это оговорено локальной инструкцией по делопроизводству.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве может значительно упорядочить процесс регистрации и учета документации в целом.

Как указывать нумерацию писем в делопроизводстве

ПРИКАЗ №1

2016 г ПРИКАЗЫВАЮ:

6. остальные приказы – К (кадры).

Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Финансового директора Иванова Олега Дмитриевича.

Генеральный директор А.С.

С приказом ознакомлены:

2016г. О.Д. Иванов

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве | Читайте статьи журнала Кадровое дело

Обязательна ли новая нумерация кадровых приказов с нового года? А каких именно?

Номенклатура дел Скачать в .doc

Нумерация приказов

Приказ – это внутренний распорядительный документ организации. В каждой организации в процессе деятельности требует принятие и документальное отражение определенных правил.
Правом на издание такого распоряжения по организации обладает ее руководитель – единоличный исполнительный орган компании.

Именно генеральный директор дает обязательные к исполнению распоряжения.

7 Еще одна группа документов, которую необходимо вести ИП, связана с кадровым учетом при привлечении наемных сотрудников.

Исходящая нумерация писем и приказов

Если к исходящему документу имеются приложения, перечислите их после основного текста, например: «Приложение на 3 л. в 1 экз.». В самом низу последней страницы текста должен быть указан составитель документа.

Как правило, автор письма печатает свою фамилию, инициалы и рабочий телефон мельче основного шрифта. 7 Согласуйте письмо с должностными лицами, принимающими в вашей организации решения по какому-либо направлению.

Например, документы, предполагающие расход денежных средств, визирует бухгалтер, а ответы на запрос налоговой инспекции – юрист.

Разновидности принимаемых приказов утверждены Приказом Минкультуры №558 «Об утверждении перечня типовых документов» от 16 февраля 2016 года. Подразделяются бумаги на эти основные группы:

По персоналу фирмы. К примеру, это приказы о приеме на службу или увольнении.
По главному направлению деятельности. К примеру, это Положение об охране труда.
По административной работе. Это распоряжения по формированию охраны.

Все эти приказы должны быть пронумерованы.

Модели организации нумерации

Рассмотрим схемы нумерации от самых простых до самых сложных:

Простой вариант. Подходит для малых компаний с ограниченным документооборотом. Бумаге присваивается числовой код. Если требуется, можно добавлять к нему буквенное обозначение.

Тогда необходмио разделить исходящие документы либо по компаниям-адресатам-клиентам, либо вести сплошную регистрацию. Если информация исходит вовне, она должна быть зарегистрирована, т.е. иметь дату создания и индивидуальный номер.

– Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как лучше поступить-в журнале регистрации исходящей корреспонденции были пропущены 15 номеров в феврале месяце. Как правильно оформить этот пропуск и каким документом это регламентируется? Заранее всем спасибо за ответы.

– Никакими…
В журнале сами номера записаны? Оставте как есть! Может понадобиться…

– Добрый день! Возможно кто-то сможет подсказать по регистрации исходящих писем. С нового года хотим изменить регистрацию исходящих писем, но у меня нет другого практического опыта в этом вопросе.

Ускорить поиск понадобившегося документа;
Систематизировать распорядительные документы по назначению;
Усилить контроль за исполнением приказов начальства.

Специфика применения нумерации заключается в следующих моментах:

Разделение распорядительных документов с разным сроком хранения;
Присвоение сложных номеров приказам при значительном документообороте.

Правила ведения

Пример приказа об увольнении

Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса.

Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии.

Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться.

Москва Предложениепо арендескладскихпомещений Подготовитьпроектдоговора О.

Как нумеруются исходящие документы

Формирования номенклатуры дел.

Номенклатура дел (фрагмент)

Скачать заполненный образец Скачать в .doc

Здесь важно отметить, что трудовое законодательство не устанавливает специальные правила нумерации кадровых приказов. В этой связи каждая отдельная организация вправе разработать собственные правила нумерации. С этой целью может быть разработан отдельный локальный акт.
Между тем, правила о нумерации распоряжений целесообразно включить в Положение о ведении документооборота в организации.

В той документе следует прописать все основные правила работы с документами, в том числе порядок нумерации приказов.

реквизиты изменяемого приказа;
суть и основания изменений;
действия, которые необходимо совершить в связи с изменением приказа;
лица, ответственные за исполнение нового приказа.

Изменяющий документ нумеруется и регистрируется в соответствии с установленным порядком.

Также читайте:

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.

Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями.

N 26 от 13 марта 2012 г. │

Или же с помощью резинового штемпеля:

│ «__» ___________________ 20__ г. │

Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов.
Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.

От кого получен

Расписка в получении

ОАО «Бизнес Портал» г.

облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления.

Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

N и дата исходящего документа

Кому адресован документ

Отметка об исполнении

N дела, куда подшит документ

N 01-16ю от 23.01.2012

Директору ООО «Плюс» г. Москва

Об участии юристов компании в конференции

Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи.

Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер.

С нового года хотим начать регистрацию исходящих писем от руки, непосредственно перед подачей письма на подпись руководству. Но как это осуществить, в ситуации, когда письма нужно сохранить с возможностью редактирования и последующего легкого доступа к ним, и при этом вести свою регистрацию.

какое давать имя файлам проектов исходящих писем? — Сделайте две папки: «Проекты писем» (письма можно номеровать название фирмы дата создания ромашка-11-10-2011 (как вариант)) в общем доступе, вторая папка у Вас (чтоб вы могли контролировать все изменения) «исходящие 2011», куда вы после подписания, регистрации и переносите (вырезать-вставить или копировать — вставить) письмо соответственно переименовываете его или «сохранить как» папка «Исходящие» — А зачем регистрировать, как исходящее до подачи на подпись? Мы регистрируем уже подписанное, непосредственно перед отправкой.

Так что не ко всем это применимо)

– У меня регистрация ведется так: 01/05-01 где 01 – код подразделения (филиала) 05- структурное отделение в моем филиале, он же является порядковый номер папки по номенклатуре дела) 01- номер исходящий документа код подразделения это для меня важно нас в регионе 6 филиалов, и я знаю, точно, что это письмо мое,

– Здравствуйте! Не бросьте на произвол судьбы с крайне животрепещущим вопросом.Подскажите в каком нормативном или методическом документе я могу найти ответ на следующий вопрос: действительно ли необходимо хранить в секретариате абсолютно все исходящие письма предприятия, в том числе и те, что пишут от имени компании начальники структурных подразделений, но на подпись директору не отправляют? (передают во внешнюю среду через факсимильную связь).

Источники:

http://professional-1c.ru/avtomobilnoe-pravo/5478-kak-ukazyvat-numeraciyu-pisem-v-deloproizvodstve.html
http://hr-portal.ru/article/vhodyashchie-i-ishodyashchie-dokumenty-registriruem-pravilno
http://professional-1c.ru/avtomobilnoe-pravo/5478-kak-ukazyvat-numeraciyu-pisem-v-deloproizvodstve.html
http://mir-katushek.ru/konfiskaciya/11525-numeraciya-iskhodyashhikh-pisem-v-deloproizvodstve.html
http://sy37.ru/kak-ukazyvat-numeratsiyu-pisem-v-deloproizvodstve

голоса

Рейтинг статьи