На какой счет отнести командировочные расходы

Бухгалтерские проводки командировочных расходов

buhgalterskie_provodki_komandirovochnyh_rashodov.jpg

Похожие публикации

Командировочные расходы при направлении сотрудника в командировку необходимо правильно отражать не только в бухгалтерском, но и налоговом учете. Рассмотрим бухгалтерские проводки командировочных расходов, перечень затрат и типичных ситуаций при отражении документов, поступивших от прибывшего из командировки сотрудника.

Особенности схемы учета и оформления командировочных

При общей системе налогообложения все сопутствующие расходы, связанные со служебной поездкой сотрудника разрешено относить в уменьшение налога на прибыль на основании пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ. При УСН «доходы минус расходы» командировочные расходы прямо указаны в списке затрат ст. 346.16 НК РФ. Помимо расходов на поездку, оформление виз, приглашений и проживание в гостинице, сотруднику оплачиваются суточные – специальная компенсация затрат на питание и мелких личных расходов. Не следует забывать, что командированному сотруднику за дни командировки начисляется средний заработок, рассчитываемый исходя из рабочих дней. День отъезда и приезда всегда считаются за отдельные дни командировки при расчете суточного довольствия, размер которого устанавливается внутренним приказом или положением по организации.

При направлении сотрудника в командировку оформляется только специальный приказ, с котором указывается цель поездки – проведение переговоров с целью расширения рынка сбыта, заключение договоров, участие в конференциях, учебных семинарах и т.д. Командировочное удостоверение и служебное задание отменено еще с 1 января 2015 года, их обязательное оформление не требуется.

По возвращении из командировки, в течение 3-х дней сотрудник обязан составить авансовый отчет и отчитаться о понесенных расходах, приложив оправдательные документы: билеты с посадочными талонами или чеки на бензин, акты транспортных компаний, если им арендовалось авто, квитанции и чеки гостиниц и хостелов. Нельзя принимать к бухгалтерскому и налоговому учету чеки из ресторанов и кафе: подразумевается, что расходы на питание компенсируются суммой суточных, но если компания желает провести подобные расходы в бухгалтерском учете, то это следует делать за счет средств чистой прибыли компании, не отражая такие затраты в налоговом учете.

Командировочные расходы – проводки

Для учета командировочных затрат используется счет 71. По Дебету сч.71 учитываются все выданные работнику в подотчет деньги, а по Кредиту – все осуществленные им расходы.

Сотрудник не должен тратить собственные деньги на организацию поездки. Поэтому ему заранее выдается предварительно просчитанная сумма в виде аванса из кассы наличными или перечисляются деньги на счет его личной пластиковой карты:

выдано из кассы на командировочные расходы – проводка Д71-К50;

безналичным путем выдано на командировочные расходы – проводка Д71-К51.

Если после возвращения из поездки и предъявления авансового отчета у командируемого остается на руках излишек денег – неиспользованный остаток вносится в кассу:

получены в кассу неизрасходованные деньги на командировочные расходы – проводка Д50-К71.

Иногда случается и наоборот: сотрудник тратит в командировке больше запланированной и полученной им на руки суммы. В этом случае перерасход выдается наличными или безналичным перечислением:

выданы деньги на командировочные расходы – проводка Д71-К50 или Д71-К51. Эта операция аналогична изначальной проводке («выдано подотчет на командировочные расходы»), но к формулировке назначения платежа добавляется, что это: «перерасход по авансовому отчету».

Списание командировочных расходов: проводки

На основании полученных от сотрудника подтверждающих документов, приложенных к его авансовому отчету, списываются командировочные расходы проводкой:

Д26,20,44-К71 – проездные билеты, суточные, проживание без НДС;

Д19-К71 – проводка делается, если в их стоимости выделен НДС.

Если работник в командировке закупал товары для продажи, материалы для компании, делается запись:

работником произведены расходы, проводка: Д41,10-К60;

отражен НДС на основании полученных счетов-фактур (или УПД): Д19-К60;

отражены командировочные расходы, проводка: Д60-К71.

При закупке основных средств проводки будут следующими:

Д08-К60 – приобретены ОС,

Д19-К60 – учтен НДС,

Д71-К60 -отражены расходы работника.

Часто бывает так, что компании оплачивают проезд к месту командировки и обратно с расчетного счета, бронируя авиа и ж/д билеты заранее: для многих это дешевле и удобнее. В этом случае проводки следующие:

Д60,76-К51 – оплачена стоимость билета с учетом сбора,

Д19-К60,76 – отражен НДС,

Д20,26,44-К60,76 – отражен сбор за оформление билета,

Д50.3-К60,76 – билет поступил в кассу компании,

Д71-К50.3 – билет выдан командированному работнику.

После представления авансового отчета с приложенными электронными билетами, посадочными талонами составляется запись:

Д 20,26,44-К71 – списана стоимость билета.

Пример отражения командировочных расходов

Директор типографии ООО «Комплект» Романов А.Б. находился в командировке по России 5 рабочих дней с 27.05.2019 по 31.05.2019 г. для подписания договора с новым заказчиком. Перед отъездом ему на личную карту был переведен аванс в сумме 50 000 руб. Авиабилеты Романов приобретал сам. По возвращении он предоставил маршрутные квитанции и посадочные талоны на рейсы от авиакомпании на сумму 20 000 руб., счет-фактуру от гостиницы с чеком онлайн-кассы на сумму 12 000 руб. (включая НДС 2000 руб.) за 4 дня проживания. Во время командировки он брал автомобиль в аренду у транспортной компании и предоставил договор и акт оказанных услуг на сумму 7000 руб. и чеки на ГСМ на общую сумму 5000 руб. Также им были приобретены расходные материалы на сумму 2000 руб., используемые в деятельности компании. 3 июня он сдал документы в бухгалтерию и подписал составленный авансовый отчет. Согласно «Положению о командировках компании» размер суточных в командировке по России установлен в размере 700 руб. Суточные за 5 дней командировки начислены в сумме 3500 руб. (700 руб. х 5 дн.).

В учете ООО «Комплект» были сделаны следующие проводки:

Выдан аванс на командировочные расходы, проводка: Д71-К51 – 50 000 руб.

На проезд списаны командировочные расходы директора, проводка по приобретенным авиабилетам: Д26-К71 – 20000 руб.

На проживание в гостинице списаны командировочные расходы, проводка: Д26-К71 – 10 000 руб. Выделен НДС по счету-фактуре от гостиницы: Д19-К 71 – 2000 руб.

Отражены расходы на аренду автомобиля: Д60-К71 – 7000 руб., расходы списаны проводкой: Д26-К60.

Оприходован бензин по предоставленным чекам: Д10.03-К 71 в сумме 5000 руб., и сразу списан на расходы, согласно путевого листа: Д26-К10.03 – 5000 руб.

Отражены в учете купленные расходные материалы: Д10.01-К71 – 2000 руб.

Списаны суточные проводкой: Д26-К71 – 3500 руб.

Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу: Д50-К71 – 500 руб.

Командировочные расходы и проводки

Отражение командировочных расходов в учете организации производится на основании авансового отчета. Как правило, командировочные расходы отражаются проводками на счетах учета производственных затрат, так как командировка – это поездка в производственных целях.

Документальное оформление командировки

Обязательным условием направления в командировку является письменное распоряжение работодателя (ст. 166 ТК РФ). В основном это приказ о направлении в командировку, но может быть и иной документ. Форма не установлена, поэтому организация может установить свою форму документа, а может использовать унифицированную — № Т-9. Обязательно надо указать место, срок, цель командировки. Командировочное удостоверение, служебное задание отменены, но организация может использовать эти формы документов или же установить свои в локальном акте, а также установить иные обязательные документы, например образец сметы командировочных расходов. В этом же локальном акте необходимо установить размер суточных, можно установить лимит расходов на проживание, а также указать иные командировочные расходы.

Выдача аванса

Обязательным условием направления в командировку является выдача аванса. Это указано в пункте 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение). В какие сроки должен быть выдан аванс, не указано. Но выдать из кассы денежные средства под отчет на командировочные расходы необходимо до выезда работника в командировку. Возможно перечисление на банковскую карту.

Не указано и как рассчитывать аванс. На практике суточные рассчитываются исходя из продолжительности командировки, а также с учетом приблизительных расходов на проезд и проживание, если работник оплачивает их самостоятельно.

Если денежные средства выдаются наличными из кассы предприятия, то проводка при выдаче аванса на командировочные расходы будет:

Если осуществляется перечисление на карту работника:

В том случае, если возникли дополнительные расходы, согласованные с работодателем, или был продлён срок командировки, работнику необходимо перечислить денежные средства, что следует из п. 10 Положения, так как работник не обязан тратить личные средства для выполнения служебного поручения.

В этом случае сумму к выплате можно отразить в приказе, указав, что это увеличение суммы аванса.

Суточные

За каждый день нахождения в командировке командированному работнику обязаны выплатить суточные. При этом выплата суточных производится также и за выходные и праздничные дни, время в пути, период нетрудоспособности в командировке (абз. 3 п. 11, п. 25 Положения). Работник не ограничен в том, как тратить суточные, отчитываться за эти расходы не надо.

Законодательством не установлен размер суточных, организация самостоятельно определяет их в локальном акте.

Для целей налогообложения (п. 3 ст. 217 НК РФ) установлены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ:

• 700 рублей в день при командировках по России;
• 2500 рублей в день при командировках за границу.

До конца 2016 года страховые взносы на командировочные расходы не начисляются, в том числе и на суточные в любом размере, определённом в локальном акте. Но с 2017 года не облагаемый страховыми взносами лимит будет соответствовать размеру, указанному в п. 3 ст. 217 НК РФ. Эти изменения внесены Федеральным законом от 03.07.2016 № 243-ФЗ .

Для выплаты работнику суточных необходимо правильно определить их размер в зависимости от фактического срока командировки.

Документально суточные не подтверждаются, но должен быть подтвержден период командировки. Пунктом 7 Положения определено, что он подтверждается проездными документами, а если их нет, то документами о найме жилья. Если нет и этих документов, то работник должен представить подтверждение принимающей стороны с указанием даты прибытия и убытия из места командировки. Форма такого документа не установлена, он представляется в произвольной форме, форме служебной записки или иного документа. Это указано и в письме Роструда от 19.10.2015 N 2450-6-1 .

Иные командировочные расходы

Помимо установленных в ст. 168 ТК РФ расходов, которые обязан произвести работодатель, могут быть возмещены и другие расходы, которые были согласованы.

Например, в качестве командировочных расходов возможно возмещение затрат на упаковку багажа. Но в этом случае надо учитывать, что возможность компенсации таких расходов лучше указывать в локальном акте организации, а кроме того, подтвердить, что это производилось в производственных целях – чтобы обеспечить сохранность документов, имущества организации. В том случае, если будет подтверждено, что речь идёт об упаковке личного имущества работника, эти расходы надо будет включить в доход работника с последующим удержанием НДФЛ.

Ещё один актуальный и частый вопрос – оплата питания в командировке. Выдача суточных направлена на покрытие дополнительных расходов работника в командировке, в том числе и на питание. В связи с этим дополнительно оплачивать питание организация не обязана. Например, даже в отношении однодневных командировок Минфин РФ в Письме от 09.10.2015 № 03-03-06/57885 указывает, что возмещение стоимости питания не является расходами, связанными со служебной командировкой.

Но организация вправе предусмотреть в локальном акте оплату питания и выплачивать ее работникам дополнительно к суточным. Но это будет выплатами в рамках трудового договора, которые облагаются страховыми взносами и включаются в доходы для целей удержания НДФЛ.

Однако в некоторых случаях стоимость питания рассматривается в ином порядке. Например, в том случае, если в гостинице цена номера включает стоимость завтрака, при перелёте или проезде стоимость питания включена в цену билета, то страховыми взносами это не облагается (Приложение к Письму ФСС РФ от 17.11.11 № 14-03-11/08-13985 ).

Но Минфин придерживается другой позиции, считая, что, если стоимость питания в билете выделена отдельной строкой, то при расчете налога на прибыль эти затраты не учитываются (Письмо Минфина РФ от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976 ).

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Отражение расходов на командировку зависит от цели командировки.

Если работник направлен в командировку, к примеру, для выполнения работ по контракту с заказчиком и услуги, оказанные заказчику, отражаются по счету 20, то и расходы на командировку будут отражаться проводкой:

Если командировка связана с продажей товаров, то учет командировочных расходов будет отражаться проводкой:

Командировка, связанная с приобретением имущества, увеличивает его стоимость и отражается проводкой:

В случае необходимости командирования сотрудника для возврата брака в учете отражается:

Если организация применяет общую систему налогообложения и в составе расходов на командировку выставлен НДС, то бухгалтерские проводки по командировочным расходам будут выглядеть так:

Дт19 Кт71 – учтен НДС по командировочным расходам;

Дт68 «Расчеты по НДС» Кт19 – произведён налоговый вычет на основании счетов-фактур.

Командировочные расходы в договоре с заказчиком

Часто стороны предусматривают, что командировочные расходы работников организации-исполнителя будут оплачиваться отдельно исходя из фактических затрат, и часто возникают вопросы, как это оформлять.

Надо отметить, что в командировку можно направить только своих работников, поэтому указание в договоре о командировке сторонних работников не означает, что заказчик может отразить эти затраты как командировочные расходы. И бухгалтерский учет командировочных расходов организацией-заказчиком в данном случае не ведётся, это будет являться оплатой услуг организации-исполнителя. В договоре желательно указать, что это возмещаемые расходы или переменная часть стоимости услуг, которая рассчитывается исходя из фактических затрат на командировку работников исполнителя, а также предусмотреть, надо ли предоставлять копии документов, и сроки. Оформление командировочных расходов необходимо заказчику только для проверки их стоимости, но не для отражения в бухгалтерском учете. При этом надо учитывать, что если исполнитель применяет общую систему налогообложения, то на стоимость возмещаемых услуг необходимо начислять НДС (Письмо Минфина от 22 апреля 2015 г. N 03-07-11/22989 ).

Если же заказчиком является иностранная организация, территория РФ местом оказания услуг не признаётся и стоимость услуг не облагается НДС, то и возмещаемые расходы не облагаются НДС, так как являются частью общей стоимости услуг. В зависимости от условий договора можно рассматривать командировку работников исполнителя как вспомогательную услугу, не облагаемую налогом согласно п. 3 ст. 148 НК РФ.

Особенности учета расходов в зарубежной командировке

При направлении работника в заграничную командировку необходимо учитывать несколько особенностей.

Существенное отличие – определение размера суточных. Размер суточных меняется за период командировки (п. 17 Положения): при проезде по России суточные выплачиваются в размере, установленном для внутрироссийских командировок, а на территории иностранных государств – в размере, установленном для командировок в это государство. В локальном акте суточные могут быть установлены как в едином размере для всех загранкомандировок вне зависимости от страны, так и в зависимости от государства.

Суточные и иные расходы могут быть выданы в валюте. Учет командировочных расходов в валюте ведётся в рублях.

За день выезда из России суточные надо выплачивать по нормам для проезда по заграничной территории, при возвращении – по нормам для внутрироссийских командировок (п. 18 Положения). Дата пересечения границы определяется по штампам в паспорте. Если работник уезжает и возвращается в один день, то суточные выплачиваются в размере 50% от нормы, установленной для командировки в это государство.

С точки зрения бухгалтерского учета и для определения, на какой счет относят затраты на командировку, неважно, командировка по территории РФ или за границу.

Кроме того, при командировке за границу дополнительно возмещаются расходы на оформление загранпаспорта, визы, других необходимых для командировки документов, платежи и сборы (п. 23 Положения).

Отражение результатов заграничной командировки в учете будет аналогично командировке по РФ, и списаны командировочные расходы будут также проводкой в зависимости от цели командировки. Но в связи с тем, что расходы произведены в валюте, будут особенности в отношении признания и пересчета валюты в рубли.

Если командировочные выданы в рублях, то расходы, произведённые в валюте в безналичном порядке (рублёвой картой работника), надо пересчитывать в рубли по курсу, который действовал на дату платежа. Если командировочные выдавались наличными, то принимается курс конвертации рублей по справке о покупке валюты. В случае отсутствия такой справки курс принимается на дату выдачи работнику аванса в рублях (Письмо Минфина России от 21 января 2016 г. № 03-03-06/1/2059 ).

В целях налогового учета командировочных расходов датой осуществления расходов будет дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Если аванс выдан в валюте, то задолженность пересчитывается в рубли по курсу на дату выдачи аванса и пересчет средств не производится (п. 10 ПБУ 3/2006 ).

Авансовый отчет работника

Срок предоставления отчета о суммах, потраченных в командировке, уставлен п. 26 Положения о командировках – это три рабочих дня после возвращения из командировки.

Форма авансового отчета может быть разработана и утверждена организацией, но можно применять унифицированную форму АО-1. Документы, подтверждающие расходы, обязательно должны быть приложены к авансовому отчету. На основании предоставленных документов производится учет командировочных расходов в 2016 году.

Если работник потратил сумму большую, чем выданный аванс, и руководством авансовый отчет утвержден, то ему обязаны оплатить перерасход.

Если фактические командировочные расходы работника составили меньшую сумму, чем ранее выданный аванс, или не предоставлены подтверждающие документы, то работнику необходимо внести неизрасходованную сумму в кассу или на расчетный счет предприятия. Кроме того, работодатель вправе удержать неизрасходованный аванс из заработной платы работника (ст. 137 ТК РФ).

При возврате неизрасходованного аванса на командировочные расходы проводки выглядят следующим образом:

Дт 50 Кт71 — внесение работником неиспользованного остатка аванса в кассу;

Дт 51 Кт71 — внесение работником неиспользованного остатка аванса на расчетный счет;

Дт 70 Кт71 – удержан из заработной платы работника остаток аванса.

Но удержание может быть только в том случае, если прошло не более месяца и работник не возражает против удержания. В противном случае работодателю для возврата аванса надо будет обращаться в суд.

Учет командировочных расходов в 2019 году

Авансовый отчет командированного сотрудника принят, компенсация выплачена, приказы написаны. Казалось бы, порядок в документах. Но не совсем, ведь все эти операции с командировочными расходами обязательно должны быть отображены в бухгалтерских и налоговых учетных документах. То есть бухгалтер должен сделать все необходимые проводки по счетам и отнести каждую сумму на ее законное место. Рассмотрим учет командировочных расходов в 2019 году на одном простом примере из жизни ООО «Весна».

Итак, приказом руководителя в командировку из города Санкт-Петербурга в город Москву был отправлен специалист отдела продаж Марат Сергеевич Кошкин для налаживания договорных отношений с ООО «Осень». Срок командировки — 5 дней с учетом времени на дорогу. Пока командированный сотрудник приступил к выполнению своей миссии, у бухгалтера тоже началась работа.

Выдан аванс на командировочные расходы: проводка в бухучете

Конечно, без денег работник никуда ехать не может. Поэтому первым делом он должен получить в кассе аванс для оплаты всех затрат, в числе которых:

• стоимость билетов на проезд;
• стоимость проживания из расчета четверо суток в гостинице;
• суточные.

Поскольку никаких оправдательных документов пока, естественно, нет, то это именно выдача денег подотчет в сумме 30 000 рублей. После того как кассир выдал их на руки, бухгалтер должен сделать такую проводку:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса» 30 000.

Но если деньги выданы не наличными, а перечислены на банковскую карту прямо со счета организации? Так сейчас поступают чаще всего, и проводка в этом случае будет выглядеть так:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 51 «Расчетный счет» 30 000.

Кстати, если сотрудник уже уехал и ему не хватило денег по причине продления срока служебной поездки или возникновения непредвиденных расходов, работодатель должен перечислить ему дополнительный аванс.Ведь тратить собственные средства командированный сотрудник не должен. Проводка в этом случае не изменится. Итак, работник находится в поездке, тратит подотчетные средства, и в этот период бухгалтер эти операции никак не учитывает. Но вот в течение трех дней по возвращению на работу Марат Кошкин должен заполнить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Как только этот документ будет сдан, нужно будет сделать много проводок.

Списаны командировочные расходы: проводка

Счет из плана счетов бухучета, на который будут отнесены затраты по служебной поездке, зависит от ее цели и направления деятельности организации. В нашем примере ООО «Весна» занимается торговлей и Марат Кошкин направлен для продвижения товаров. Поэтому, когда он отчитается о тратах, бухгалтер сделает следующую проводку:

Если бы речь шла о выполнении работ по заданию заказчика, счет 71 корреспондировался бы со счетом 20, а если командированный сотрудник получил задание приобрести для фирмы имущество, то по дебету бы стоял счет 08. Но на эти счета нужно отнести не всю сумму расходов, ведь в составе цены билетов, а также стоимости проживания содержится НДС, который необходимо учитывать отдельно. Для отнесения налога применяется такая проводка:

Если при этом полученный НДС нужно учесть в составе вычета, то будет совершена следующая запись:

Дт 68 «Расчеты по НДС» Кт 19.

Следует помнить, что на дебет соответствующего счета относятся все расходы, включая суточные. Если работник отчитался за сумму денег большую, чем ему была выдана подотчет, то ему необходимо возместить разницу. Если было выдано из кассы на командировочные расходы, проводка выглядит так:

Разницы между учетом возврата командировочных расходов и записью о выданном авансе нет никакой, потому что нужно перекрыть именно расчеты с подотчетными лицами. Если использовался для перечисления безналичный вариант, то корреспондироваться счет 71 будет с кредитом 51.

Командировочные расходы: проводки для возврата средств

Может возникнуть и противоположная ситуация. Например, Кошкин получил на руки 30 000 рублей, а потратил всего 26 800. Значит, остаток в сумме 3200 он должен вернуть работодателю. Как учесть эту сумму, зависит от способа возврата, их может быть три:

• Дт 70 «Заработная плата» Кт 71 — если задолженность будет удержана из зарплаты;
• Дт 50 Кт 71 — если возврат будет проведен через кассу;
• Дт 51 Кт 71 — при возврате средств в банк безналичным способом.

Обратите внимание, что удержать подотчетные командировочные средства из зарплаты можно только с согласия человека и только, если с момента возникновения задолженности прошло не более одного месяца.

Проводки по командировочным расходам в бюджете

В нашем примере мы рассматривали коммерческую организацию, но если работодатель является бюджетным учреждением, учет необходимо осуществлять немного иначе. Там действуют другие требования, поэтому и учет осуществляется на другие счета:

1. Выдан аванс: Дт 0.208.12.000 Кт 0.201.34.000.
2. Списаны затраты (суточные, проезд, проживание) на основании авансового отчета: Дт 0.401.20.212 (0.109.60.212–0.109.90.212) Кт 0.208.12.000.
3. Возвращены неизрасходованные средства: Дт 0.201.34.000 Кт 0.208.12.000.

При выдаче денег подотчет происходит увеличение забалансового счета 18 (КВР 112), а при возврате — его уменьшение.

Проводки по учету командировочных расходов: пример расчета

Для бухгалтерского учета командировочных расходов и расчетов с командируемым работником используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражаются выданные работнику суммы, по кредиту — все расходы, понесенные им в командировке.

При направлении в командировку сотруднику под отчет выдается определенную сумма денежных средств, при возвращении сотрудник обязан в течении трех дней сдать оформленный авансовый отчет форма АО-1 и командировочное удостоверение форма Т-10, к этим документам должны прилагаться все документы, подтверждающие произведенные расходы (проездные, билеты, чеки, договор аренды транспорта, договор найма жилья и прочее).

Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в этой статье.

Если при возвращении у сотрудника остается часть выданного аванса, то он возвращает оставшиеся денежные средства предприятию в кассу с оформлением приходного кассового ордера.

Если выданного аванса сотруднику не хватило и были потрачены его собственные денежные средства, то организация возмещает понесенные расходы свыше выданного аванса, при этом оформляется расходный кассовый ордер.

Проводки по расходам свыше выданного аванса

Дебет

Кредит

Название операции

Выданы денежные средства под отчет

Возвращены не истраченные денежные средства предприятию в кассу

Выдана работнику сумма, потраченная им свыше выданного аванса

Командировочные расходы в зависимости от цели командировки относятся на соответствующие счета бухгалтерского учета. Затраты, связанные с культурными и развлекательными мероприятиями, учитываются в качестве внереализационных расходов.

Если по произведенным расходам выделяется НДС и есть подтверждающие документы с выделенным в отдельной строке НДС (счет-фактуры, бланки строгой отчетности), то этот НДС можно отнести на счет 19 и затем направить его к вычету (при условии, что эти расходы относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу при расчете налога на прибыль).

Проводки по бухучету командировочных расходов

Дебет

Кредит

Название операции

Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности производственного предприятия.

Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности торгового предприятия.

Списаны расходы по командировке, связанные с приобретением основного средства

Списаны расходы, связанные с приобретением материально-производственных запасов

Списаны затраты по командировке, связанной с транспортировкой бракованной продукции

Командировочные расходы, связанные с отдыхом и культурно-развлекательными мероприятиями

Выделен НДС по командировочным расходам

НДС направлен к вычету

Какие-то расходы, понесенные работником, работодатель может не принять, в этом случае эти затраты должен возместить работник из своей заработной платы (при этом нужно помнить, что из зарплаты работника можно удержать сумму не свыше 20% от величины среднего заработка), либо путем внесения денежных средств в кассу предприятия или на расчетный счет.

Удержаны командировочные затраты, не признанные работодателем, из заработной платы работника

Возмещении работником затрат, не признанных работодателем, в кассу или на расчетный счет.

Если какие-то затраты оплачивает сам работодатель с расчетного счета (например, оплата билетов или проживания в гостинице), то выполняется проводки:

Дебет

Кредит

Название операции

Оплачены затраты на командировку с расчетного счета работодателя

20, 23, 25, 26, 29 (44)

Списаны командировочные расходы после сдачи работником авансового отчета и утверждения его руководителем.

Выделен НДС по этим расходам (если выделяется)

НДС по командировочным расходам направлен к вычету

Если работодатель приобретает билет на проезд работника самостоятельно, то он учитывается на субсчете 3 счета 50 «Касса».

Дебет

Кредит

Название операции

Куплен билет командируемому работнику.

Билет выдан работнику

20, 23, 25, 26, 29 (44)

Списаны расходы на покупку билета

НДС по командировочным расходам направлен к вычету

Пример учета командировочных расходов

• билеты на поезд туда и обратно на общую сумму 8000 руб. (в том числе НДС 1220 руб., как посчитать НДС из суммы смотрим тут, по ссылке находится онлайн калькулятор для расчета), НДС выделен отдельной строкой.
• счет от гостиницы на бланке строгой отчетности на сумму 5000 руб. (в том числе НДС 763 руб.) НДС также выделен отдельной строкой.

Проводки бухучета командировочных расходов:

Сумма

Дебет

Кредит

Название операции

Выданы денежные средства под отчет из кассы

Списаны расходы на билеты без учета НДС

Выделен НДС по расходам на билеты

НДС направлен к вычету

Списаны расходы на гостиницу без учета НДС

Выделен НДС по расходам на гостиницу

НДС направлен к вычету

Работником возвращены оставшиеся денежные средства в кассу предприятия

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, почему составляется проводка д19-к71, если эти счета не корреспондируют в плане счетов?

Спасибо. Можно пример расчёта загранкомандировки и проводки.

Сотрудники по делам фирмы едут в КНР. Оформили визу. Как грамотно в 1С сделать проводки “Акт” оформление визы”, через “Поступление товаров и услуг”. Спасибо.

Добрый день, спасибо за сайт, очень доступно и понятно. Есть вопрос по начислению зарплаты.
Сотрудник в апреле с 27.04.14 по 30.04.14 был в командировке. Как начислять зарплату в таких случаях? Спасибо

Прибытие и выход работника на службу в обязательном порядке должны быть зафиксированы приказом. Это, конечно же, образует правовые последствия – работнику невозможно оплатить среднюю зарплату за этот день и, одновременно,суточные за командировку. Кроме того, тем же актом наступают и иные правовые последствия, как-то: время на отдых,после нахождения в пути, которое так же признается выполнением работником договорных обязанностей, и т.д. и т.п. Кроме того, серьезный бухгалтер это знает и возвратит таковой приказ руководителю, так как невозможно будет провести расчет оплаты труда – табель учета раб. времени не позволит сделать этого. А если попадется несерьезный бухгалтер, то финансовая проверка выявит и это не преминут записать в акт и попытаться удержать с работника. Особено это касается случаев прибывания из загранкомандировок, где суточные начинаются с 2500 руб в день, а возмещение расходом по найму жилья в среднем от 110 долларов в сутки. При неправильном составлении приказа о прибытии из командировки фискальные органы могут вменить, а затем и в регрессном порядке удержать с работника 110+65 долларов за последние сутки командировки. Радостного мало.

Небольшое уточнение: в данном случае имеется ввиду прибытие из командировки.

Здравствуйте! Огромное спасибо за информацию по командировкам. Прокомментируйте, пожалуйста, следующую ситуацию: сотрудник направляется в командировку , при этом отъезд состоится в 23.45, а прибытие в 5.30 утра (или в 0.15 ночи). Как посчитать дни командировки и суточные за день отъезда и приезда, как один день или, как два? Должен ли в этом случае сотрудник в день отъезда выйти на работу? Заранее благодарна. Татьяна.

День отъезда и день прибытия – это два разных дня, даже если работник уехал поздно вечером и вернулся рано утром, суточные нужно считать за два дня.
Выходить на работу работник не обязан, ведь, несмотря на то, что он вернулся ночью, этот день у него считается последним днем командировки, за который ему нужно оплатить его средний заработок. То есть, если работник в последний день командировки не выйдет на работу (даже если приедет в 00.15), прогулом это считаться не будет.
Возможно ситуация, когда между работником и работодателем есть какая-то особая договоренность по этому поводу, в этом случае работник может и выйти.

Учет и налогообложение командировочных расходов

Служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (статья 166 Трудового кодекса Российской Федерации – далее ТК РФ).

Трудовой кодекс (ст. 168 ТК РФ) устанавливает обязанность работодателя возместить работнику следующие расходы, понесенные в связи со служебной командировкой:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения указанных расходов определяются коллективным договором или локальными нормативными актами организации (ст. 168 ТК РФ). Трудовое законодательство определяет только минимальный размер компенсации командировочных расходов на уровне, установленном Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета, то есть, организации вправе предусмотреть иной размер и состав компенсаций работнику, направляемому в командировку, при условии, что они не менее установленного минимального размера компенсаций.

Понятие служебной командировки относится к сфере трудового законодательства и не распространяется на отношения между сторонами договора подряда, которые регулируются нормами гражданского законодательства (см. главу 37 “Подряд” ГК РФ). Если заказчик-организация предусматривает необходимость выполнения работ подрядчиком – физическим лицом вне места его постоянного жительства (в том числе на территории иностранного государства), порядок компенсации расходов, понесенных подрядчиком в связи с перемещением и выполнением работ в другой местности, должен быть оговорен в договоре подряда.

Такие дополнительные расходы могут быть оплачены подрядчику на основе подтверждающих документов или изначально учтены при определении цены договора. При этом размеры таких компенсаций не зависят от минимального уровня возмещения расходов, гарантированных работникам при направлении в служебные командировки.

Направление работников в командировки

Служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (статья 166 Трудового кодекса Российской Федерации – далее ТК РФ).

Трудовой кодекс (ст. 168 ТК РФ) устанавливает обязанность работодателя возместить работнику следующие расходы, понесенные в связи со служебной командировкой:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения указанных расходов определяются коллективным договором или локальными нормативными актами организации (ст. 168 ТК РФ). Трудовое законодательство определяет только минимальный размер компенсации командировочных расходов на уровне, установленном Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета, то есть, организации вправе предусмотреть иной размер и состав компенсаций работнику, направляемому в командировку, при условии, что они не менее установленного минимального размера компенсаций.

Понятие служебной командировки относится к сфере трудового законодательства и не распространяется на отношения между сторонами договора подряда, которые регулируются нормами гражданского законодательства (см. главу 37 “Подряд” ГК РФ). Если заказчик-организация предусматривает необходимость выполнения работ подрядчиком – физическим лицом вне места его постоянного жительства (в том числе на территории иностранного государства), порядок компенсации расходов, понесенных подрядчиком в связи с перемещением и выполнением работ в другой местности, должен быть оговорен в договоре подряда.

Такие дополнительные расходы могут быть оплачены подрядчику на основе подтверждающих документов или изначально учтены при определении цены договора. При этом размеры таких компенсаций не зависят от минимального уровня возмещения расходов, гарантированных работникам при направлении в служебные командировки.

Документальное оформление командировочных расходов

Типовые формы учетных документов для оформления командировочных расходов утверждены постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.

Для направления работника в служебную командировку должен быть оформлен приказ по организации за подписью руководителя, в котором должны быть указаны цель, сроки и место командировки, перечень лиц, направляемых в командировку (типовые формы № Т-9 “Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку”, № Т-9а “Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку”).

Документом, подтверждающим факт направления работника в командировку, является командировочное удостоверение (типовая форма № Т-10 “Командировочное удостоверение”). На командировочном удостоверении делаются отметки о дате убытия работника в командировку и его прибытии к месту назначения. Подтверждением убытия работника в зарубежную командировку может служить отметка визового контроля в паспорте.

Для каждого работника должно быть сформулировано служебное задание, которое оформляется документом типовой формы № Т-10а “Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении”. По возвращении из командировки, работник делает записи о выполнении служебного задания, его непосредственный руководитель делает пометки о полноте и качестве проделанной работы.

Вернувшись из командировки, работник заполняет авансовый отчет (типовая форма № АО-1, утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 “Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 “Авансовый отчет”), к которому прилагает документы, подтверждающие понесенные расходы (кассовые и товарные чеки, счета, квитанции, билеты и др.).

Организация может прибегнуть к услугам туристической фирмы при направлении сотрудника в командировку. Обоснованием такого решения может быть уменьшение расходов при приобретении путевки, по сравнению с приобретением услуг по проезду и проживанию отдельно. Если поездка работника в служебную командировку была организована туристической фирмой, то документами, подтверждающими соответствующие расходы, будут:

• договор с туристической фирмой,
• расчетные документы,
• путевка установленного образца,
• документы, подтверждающие оплату.

Оформление указанных документов не исключает необходимость составления приказа о направлении в командировку, служебного задания, командировочного удостоверения, авансового отчета.

Хотя действующее законодательство не содержит требования о составлении сметы командировочных расходов, при расчете суммы аванса, выдаваемого работнику, целесообразно оценить расходы, чтобы обосновать сумму соответствующей выплаты.

Бухгалтерский учет командировочных расходов

Для целей бухгалтерского учета расходы, связанные со служебными командировками (как внутри страны, так и зарубежными) должны признаваться как расходы по обычным видам деятельности. Такие расходы отражаются в бухгалтерском учете следующими записями:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, …) Кредит 71 – на сумму расходов, Дебет 19 Кредит 71 – на сумму НДС, относящуюся к соответствующему расходу.

Расходы, связанные с отдыхом, развлечениями, мероприятиями культурно-просветительского характера, понесенные работником во время командировки, представляют собой внереализационные расходы (п. 12 положения по бухгалтерскому учету “Расходы организации” (ПБУ 10/99), утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) и должны отражаться следующим образом:

Дебет 91 Кредит 71

Если работодатель не принимает полностью (либо в какой-то части) расходы работника, осуществленные во время служебной командировки, то соответствующие суммы работник должен вернуть:

• или в кассу организации;
• или на расчетный счет;
• или организация удерживает соответствующие суммы из заработной платы работника.

В этом случае в бухгалтерском учете должны быть сделаны записи:

Дебет 71 Кредит 50 (51) – если работник возвращает соответствующие суммы в кассу (на расчетный счет) организации; Дебет 70 Кредит 71 – если работник согласен с удержанием из заработной платы.

Если командировочные расходы понесены на территории иностранного государства и оплачены в иностранной валюте, то курсовые разницы, связанные с расчетами с командированным сотрудником, отражаются в бухгалтерском учете по дебету или кредиту счета 91 “Прочие доходы и расходы”.

При этом командировочные расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу иностранной валюты, установленному ЦБ РФ, на дату утверждения авансового отчета (согласно приложению к положению по бухгалтерскому учету “Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте” (ПБУ 3/2000), утв. приказом Минфина России от 10.01.2000 № 2н).

Командировочные расходы для целей налогообложения

С 1 января 2002 года командировочные расходы учитываются для целей налогообложения в порядке, определенном главой 25 “Налог на прибыль организаций” НК РФ. Для того, чтобы командировочные расходы были приняты в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль, они должны соответствовать требованиям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть, расходы должны быть:

• обоснованы (экономически оправданы и выражены в денежной форме);
• документально подтверждены (т.е., оформлены документами, соответствующими требованиям российского законодательства);
• произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Командировочные расходы следует классифицировать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 6 п. 1 ст. 253 НК РФ) и отражать в налоговом учете в составе прочих расходов (пп. 4 п. 2 ст. 253 НК РФ).

Расходы, связанные со служебными командировками, признаются таковыми в том налоговом периоде, к которому они относятся (независимо от времени фактической оплаты), при этом датой их осуществления признается дата утверждения авансового отчета командированного работника (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Состав командировочных расходов для целей налогообложения определен в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. К расходам, связанным с командировками, относятся следующие расходы:

• на проезд работника к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы;
• по найму жилого помещения;
• суточные и (или) полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;
• на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Налоговый кодекс не содержит ограничений в части уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму расходов по проезду к месту командировки и обратно, касающихся видов транспорта и стоимости проезда (бизнес- или экономический класс). Тем не менее, указанные расходы должны соответствовать общим требованиям, предъявляемым к расходам для целей налогообложения (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В составе расходов на найм жилого помещения подлежат возмещению не только расходы на проживание, но также на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами). К таким дополнительным услугам можно отнести оплату услуг связи, почтовых и прочих услуг, необходимых командированному работнику в производственных целях. Если же в счете гостиницы отдельной строкой выделены расходы на питание в ресторане, посещение сауны, бассейна и др., такие расходы не должны включаться в состав командировочных расходов для целей налогообложения.

Таким образом, нормирование расходов по найму жилого помещения для целей налогообложения не предусмотрено, однако не все расходы, связанные с проживанием командированного работника, могут приниматься в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль. Если командировка была организована через туристическую фирму, расходы по проживанию и проезду командированного работника также могут быть отнесены на расходы, принимаемые для целей налогообложения, при условии соответствующего документального оформления.

Нормы расходов организаций на выплату суточных установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 “Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией”. Указанные нормы распространяются на правоотношения, возникшие с 1 января 2002 года, согласно п. 3 вышеуказанного постановления.

Норма командировочных расходов за каждый день нахождения в командировке на территории РФ составляет 100 руб. Нормы командировочных расходов при заграничных командировках /InfoDescr.aspx?info=8 установлены приложением к постановлению в долларах США и различаются в зависимости от срока пребывания сотрудника в командировке (до 60 дней и более 60 дней).

Согласно п. 29 ст. 270 НК РФ, налоговая база по налогу на прибыль организаций не может быть уменьшена на суммы, направленные на оплату:

• путевок на лечение или отдых;
• экскурсий или путешествий;
• занятий в спортивных секциях, кружках или клубах;
• посещений культурно-зрелищных или физкультурных (спортивных) мероприятий;
• товаров для личного потребления работников,

а также другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников.

Соответственно, суммы компенсаций работнику указанных личных расходов, понесенных во время служебной командировки, не уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль.

При расчете налога на добавленную стоимость могут быть получены вычеты на суммы налога, уплаченные по расходам на командировки, в частности:

• расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями;
• расходам на наем жилого помещения, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Сумма налога на добавленную стоимость, подлежащая вычету, исчисляется по расчетной налоговой ставке 16,67% суммы указанных расходов без учета налога с продаж. В случае отсутствия документов, подтверждающих осуществление указанных расходов, сумма НДС, подлежащая вычету, исчисляется по расчетной налоговой ставке 16,67% установленных норм на указанные расходы.

Если расходы, связанные со служебной командировкой, понесены на территории иностранного государства, то НДС расчетным путем выделяться не должен, поскольку сумма соответствующего расхода не содержит налога.

Источники:

http://spmag.ru/articles/buhgalterskie-provodki-komandirovochnyh-rashodov
http://glavkniga.ru/situations/s502394
http://ppt.ru/news/141295
http://online-buhuchet.ru/provodki-po-uchetu-komandirovochnyx-rasxodov/
http://buh.ru/articles/documents/13202/