0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

На какие части делится документ при оформлении

Перечислите составные части документа

Приведите схему расположения основных реквизитов документа (формуляр — образец)

Основные составные части документа:

  • · Заголовочная часть документа;
  • · Содержательная часть документа;
  • · Оформляющая часть документа;
  • · Юридическая сила документа;
  • · Оформление документа;
  • · Реквизит документа;
  • · Формуляр документа;
  • · Формуляр-образец документа.

В каждом документе, относящимся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Можно выделить три основные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть документа включает сведения об организации — авторе документа и первичные данные о самом документе ( например, дата, регистрационный номер).

Содержательная часть документа является основной частью документа, раскрывающей его суть и назначение.

В оформляющей части документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации. Здесь располагаются также вспомогательные надписи на документах, облегчающие работу с ними. Подготовка документа складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста ( или разработка таблицы, анкеты), т.е. работы над содержательной частью, и оформления документа с целью придания ему юридической силы.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством. Компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Под оформлением документа понимается проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Реквизиты — это составные части, отдельные обязательные элементы официальных документов. Правила оформления реквизитов одинаковы для разных видов организационно — распорядительных документов. Некоторые реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида и разновидности. К обязательным для всех ОРД реквизитам относят: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адреса, отметка об исполнителе, для приказов наименование вида документа и место его издания.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (например, наименование организации, справочные данные об организации) . Однако многие реквизиты в силу своих особенностей не могут быть постоянными и меняются полностью или частично (например, дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).

Отдельную группу реквизитов составляют так называемые «отметки» на служебных документах, выполняющие вспомогательные функции информационного характера (отметка о контроле, отметка об исполнителе и др.). Документы, относящиеся к одной унифицированной системе, создаются, но единой для них модели, называемой формуляром — образцом документа нет. Формуляр-образец устанавливает область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов.

Состав реквизитов ОД и схемы их расположения на стандартном листе бумаги приведены в ГОСТ Р 6.30-2003 ( требования ГОСТ являются рекомендательными). В настоящее время стандарт включает 30 реквизитов. Как правило, реквизиты документов наносятся на лицевую сторону листа бумаги. Допускается печатание реквизитов на оборотной стороне листа ( например, визы согласования, отметка об исполнителе). Нежелательно двустороннее оформление документов, имеющих длительные сроки хранения. В этом случае реквизиты документа лучше печатать на лицевой стороне листа, а не поместившуюся часть документа переносить на следующий лист.

  • 1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
  • 2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отображающий его особенности и назначение в управленческом процессе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется футляром документа.

Формуляр — образец — совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов. Он устанавливает область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов. Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке организационно-распорядительных документов.

Реквизиты документа — это обязательный элемент оформления официального документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает реквизиты для подготовки и оформления документов, а также требовании к их оформлению.

В состав реквизитов входят:

  • 1. Государственный герб РФ;
  • 2. Герб субъекта РФ;
  • 3. Эмблема организации или товарный знак;
  • 4. Код организации;
  • 5. Основной государственный регистрационный номер ( ОГРН) юр.лица;
  • 6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки а учет ( ИНН/КПП)
  • 7. Код формы документа;
  • 8. Наименование организации;
  • 9. Справочные данные об организации;
  • 10. Наименование вида документа;
  • 11. Дата документа;
  • 12. Регистрационный номер документа;
  • 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа;
  • 14. Место составления или издания документа;
  • 15. Адресат;
  • 16. Гриф утверждения документа;
  • 17. Резолюция;
  • 18. Заголовок к тесту;
  • 19. Отметка о контроле;
  • 20. Текст документа;
  • 21. Отметка о наличии приложения;
  • 22. Подпись;
  • 23. Гриф согласования документа;
  • 24. Визы согласования документа;
  • 25. Оттиск печати;
  • 26. Отметка о заверении копии;
  • 27. Отметка об исполнителе;
  • 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
  • 29. Отметка о поступлении документа в организацию;
  • 30. Идентификатор электронной копии документа.

Распорядительных документов;

4) исходящих документов;

5) служебной переписки.

70. Какие документы называются информационно-справочными?

1) документы, регламентирующие структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов;

2) документы, характеризующие трудовые отношения между предприятием и работником;

3) документы, содержащие информацию о фактическом положении дел, служащие основанием для принятия решений, издания распорядительных документов;

4) документы, обращенные к нижестоящим организациям, группам или отдельным лицам;

5) документы, отражающие договорные отношения между предприятиями.

71. Какое расположение реквизитов рекомендуется для писем?

1) угловое и флаговое;

2) продольное и центрованное;

Угловое и продольное;

4) флаговое и центрованное;

5) продольное и флаговое.

72. На какие части делится документ при оформлении?

1) заголовочную, основную и заключительную;

Заголовочную, основную и оформляющую;

3) начало, середина и конец;

4) первую, вторую, третью;

5) документ на части не делится.

73. Где располагается реквизит «наименование предприятия»?

1) после реквизита «регистрационный номер документа»;

2) под реквизитом «эмблема организации или товарный знак»;

3) в центре верхнего поля;

4) в оформляющей части;

5) под реквизитом «адресат».

74. В каких документах указывают справочные данные о предприятии?

2) во внешних;

3) во внутренних;

4) в приказах по основной деятельности;

5) в распорядительных документах.

75. Какой из перечисленных реквизитов проставляется на машинограмме?

1) отметка о контроле;

2) отметка о наличии приложения;

3) регистрационный номер документа;

5) идентификатор электронной копии документа.

76. Как называется правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы предприятия на длительный срок времени?

Положение;

5) штатное расписание.

77. Нормативный акт, издаваемый руководителем предприятия – это:

1) приказ;

78. Как ведется нумерация приказов по основной деятельности?

По порядку с момента образования предприятия;

2) по порядку в пределах месяца;

3) по порядку в пределах года;

4) не ведется вообще;

5) ведется произвольно.

79. Какой документ содержит информацию о правах, обязанностях и функциях сотрудника предприятия?

Дата добавления: 2015-04-22 ; просмотров: 21 | Нарушение авторских прав

Характеристика реквизитов и правила их оформления

Составные части документа

Реквизиты в документах.

Общие правила оформления управленческих документов

В делопроизводстве существуют единые правила и требования к оформлению документов управления.

Эти правила установлены государственными нормативными актами РФ ГОСТы 6.38-03, 6.30-03:

§ “Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов”, Москва, 1990),

§ “Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документации, обеспечения”, Москва 1991.

Требования установлены единые, определяются они ГОСТами, нормативами, требуют применение ПЭВМ и другой техники. Это обеспечивает:

    • юридическую силу документов,
    • оперативное и качественное их оформление,
    • быстрый поиск документов (для чего документы кодируются),
    • активное использование ЭВМ при формировании документов.

Документ содержит определенную информацию, которую называют реквизитами (например, заголовок, текст, подписи, и др.).

Все реквизиты в документе располагаются на бланке и оформляются согласно действующего ГОСТа. ГОСТом также установлен перечень обязательных реквизитов для каждого вида документа. При разработке собственных бланков фирма должна руководствоваться этим документом.

На рис.Ъ представлена схема расположения реквизитов на бланке в соответствии с требованиями ГОСТа.

На всяком документе необходимым и важным является наличие рекизитов: дата, подпись, печать, гриф утверждения.

Читать еще:  Дебет 20 кредит 29 означает

Любой документ делится на 3 основные составные части:

Действующим ГОСТом определен набор ревизитов в каждой части документа. Это отражено на «Схеме расположения реквизитов» (рис.Ъ).

Эмблема организации. Условное, графическое (символическое) изображение. Оно зарегистрировано в Регистрационной палате (РП). Может быть: знак, рисунок, буквенно-графический знак.

Расположение эмблемы на бланке: на угловом–слева вверху, центрованное – по центру вверху.

Наименование организации.В строгом соответствии с регистрацией в РП. Допустимы сокращения: 000, А0, ЧП, 0А0. Располагают ниже эмблемы.

Государственный герб – допускается на бланках тех предприятий, которым это разрешено местными государственными органами управления. Расположение: над наименованием предприятия, вместо эмблемы.

Юридический адрес предприятия. Реквизит составной, включает в себя следующие элементы: индекс предприятия связи, почтовый адрес,№ телефона, факса. Располагают ниже наименования предприятия.

Полные данные о предприятии. Реквизит составной, включает в себя следующие элементы: индекс предприятия связи, почтовый адрес,№ телефона, факса, № р./сч. в банке.Располагают ниже юридического адреса предприятия в заголовочной части документа или ниже текста внизу бланка (с целью экономии места для текста документа).

Название вида документа. Располагается в заголовочной части документа после наименования организации и юридического адреса. Печатают прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО и др. Этот реквизит определяет общее назначение документа. В соответствии с видом документа определяют наличие обязательных реквизитов каждого документа, структуру текста.

Дата. Обязательный реквизит: обеспечивает юридическую силу документа. Даты бывают:

§ дата подписания (приказ, распоряжение, справка),

§ дата утверждения (план, график, отчет),

§ дата события (протокол, акт и др.).

Располагаются в заголовочной части: там, где указанны: резолюция, визы, гриф утверждения). Применяют две две формы написания даты:

1) цифровой способ ЧЧ-ММ-ГГ, например: 2-22-99,

2) внутри текста – буквенно-цифровая, например: 26 сентября 1999г.

В переписке с иностранными фирмами применяют буквенно-цифровую форму.

Индекс и регистрационный номер документа. Это есть условное обозначение документа и порядковый регистрационный номер в журнале учета документов. Порядковый номер ведется с начала года, по возрастанию (протоколы, приказы, распоряжения, договора и др.), по каждой группе документов отдельно: входящие, исходящие, внутренние.

При оформлении трудовых контрактов с другими организациями указывают двойной номер регистрации: х./у, где:

х — регистрационный номер в своей организации,

у – регистрационный номер у контрагента.

Индекс документа – это составной реквизит. Например: 57/01 – 04, где

57 – регистрационный номер по журналу (входящие, исходящие),

01 – шифр структурного подразделения, которого касается документ,

04 – номер дела в этом подразделении, куда вложен документ.

Ссылка на индекс, номер, и дату входящего документа. Указанна только на бланках д./писем, факсов, также при оформлении ответа на инициативное письмо.Данные при этом берутся из инициативного письма. Например:

В ответ на письмо №1304/01-03 от 18.09.99.

Гриф ограничения доступа к документу (гриф секретности).

Указывается на тех документах, которые представляют секретную, конфиденциальную информацию. Применяют одну их следующих форм написания грифа: КОНФИДЕНЦИАЛЬНО

КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА (КТ)

СЕКРЕТНО или СОВЕРШЕННО – СЕКРЕТНО.

В коммерческих структурах применяют одну из двух первых форм, в государственных структурах — третью форму обозначения секретности.

Ниже грифа секретности указывают номер экземпляра документа. Например:

КТ или КОНФИДЕНЦИАЛЬНО

Адресат – это адрес получателя. Указывают на отправляемых документах (письма, факсы, телеграммы).

Максимальный набор реквизита (составные элементы реквизита) состоит из следующих частей:

а) наименование фирмы в именительном падеже,

б) наименование структуры подразделения в именительном падеже,

в) должность, фамилия, инициалы адресата в именительном падеже,

г) почтовый адрес.

Адресаты бывают следующие:

§ в правительственное учреждение (почтовый адрес не указывается),

§ частному лицу (указывается сначала почтовый адрес, затем ФИО.),

§ в несколько адресов (перед адресом нужно указать слово КОПИЯ).

Гриф утверждения. (утверждаются планы, отчеты, инструкции, правила).Документы

утверждает руководитель предприятия. Реквизит составной.Его элементы:

a) слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек),

b) наименование должности лица, утвердившего документ,

c) его подпись + расшифровка (ФИО).

Если документ утверждается приказом, решением, протоколом, тогда гриф утверждения должен состоять из слова Утверждаю, затем названия документа (именительный падеж) дата + номер.

Приказ директора АО

40 знаков от границы слева, правый верхний угол.

a) на входящих и внутренних документах, которые рассматриваются руководителем

b) левом верхнем угле.

2. На письмах, факсах –

a) между реквизитами “адресат” и “текст”

b) на первом листе документа.

1) указания по исполнению документа

2) отношения руководителя к тем вопросам, которые освящены в документе.

Реквизит должен включать:

I. ФИО исполнителя (кому поручено)

II. содержание исполнения (конкурентные действия в поручении)

III. срок исполнения

IV. личная подпись руководителя

V. дату подписания резолюции.

Если указанно исполнителей несколько, то 1-й ответственный, остальные – соисполнители.

Иногда резолюцию помещают не на самом документе, а на отдельном, прикрепленном к документу, “листе”, который называется “лист-поручение”.

Но это нежелательно: возможна его потеря.

Примеры: 1) Васильевой О.В.

отправить факс к 11.12.99

к исполнению до 12.12.99

Заголовок. Это краткое изложение основного смысла текста, составляемого документа.

a) грамматически согласовываться с названием вида документа.

b) отвечать на вопрос “О ЧЕМ?” или “ЧЕГО?”.

1) приказ о приеме на работу (о чем?)

2) протокол заседания профкома (чего?)

3) журнал регистрации документов (чего?).

Заголовок располагается после реквизитов “дата” и “индекс документа” от границы левого поля.

I. Размер заголовка: не>2-х строк

II. на типографских бланках для реквизита проставлены ограничительные знаки.

Необходимость реквизита: избавляет от чтения документа при его регистрации.

Допускается не указывать заголовок на бланках ф.А5.

Отметка о контроле.

Буква К на левом поле документа, на уровне заголовка наносится от руки красным фломастером или специальным штампом. Указывается на тех документах, которые контролируются самим руководителем или по его поручению.

Отметка о наличии приложений.

Указывается после текста перед подписью от границы левого поля (только на тех документах, которые имеют приложения).

1) если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложения делают в сокращенной форме: так: приложение: на 3л. в 2 экземпляра.

2) если в тексте не указанно о наличии приложения, то эту отметку надо сделать, дав полное наименование всех документов, входящих в приложение, указав количество экземпляров и кол-во листов: так: приложение: 1. проект приказа на 2л. в 3 экземпляра; 2. список поставщиков на 1л. в 3 экземпляра.

3) если приложением является документ, который тоже содержит свои приложения, то отметка о наличии приложения содержит название вида документа, упоминание о его приложении и общее кол-во листов: так:

приложение: Договор аренды от 21.05.98 № 7 и приложение к нему, всего на 15л.

4) если приложение дается в 1 экземпляре, то кол-во экземпляров можно не указывать.

5) если приложения сброшюрованы, то кол-во листов не указывается. Делают так: приложение: каталог “Weil” в 1 экземпляре.

6) если приложение отправляется не во все, указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения делают так:

приложение: на 5л. в 2экземпляра в первый адрес.

a) наименование вида документа

e) на приложении в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом:

так: Приложение №1

к приказу директора АО “ЭРА”

Подпись – обязательная на любом документе, на служебном и на личном.

a) наименование должности лица, подписавшего документ

b) личная подпись

c) расшифровка подписи (ФИО)

2) если документ оформлен не на фирменном бланке, то должность указывается полностью: Директор АОЗТ “ПРИМА” подпись А.В.Смирнов.

3) если бланк фирменный, то должность указывается сокращенно: Директор подпись А.В.Смирнов.

4) если документ подписывается несколькими должностными лицами, то составные части реквизита “подпись” располагают последовательно друг под другом, в соответствии с занимаемой должностью. Так: Директор подпись ФИО

главный бухгалтер подпись ФИО.

5) если документ подписывается несколькими, равными по должности, лицами, то их подписи располагают на одном уровне, так:

Директор АО “ДПК” Директор АО “ГЭК”

подпись А.Ф. Лан подпись С.Ф. Лор

6) если отсутствует руководитель, который должен подписать документ, то документ может подписать его ЗАМ или лицо, которое исполняет его обязанности. При этом следует указать фактическую должность и ФИО лица, подписавшего документ. От руки или на машинке печатной делают исправления:

7) в документах, подготовленных комиссией, указывается не должности, а распределение обязанностей в составе комиссии (ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, ЧЛЕНЫ КОМИССИИ).

8)документы коллегиального органа (совет учредителей, общее собрание членов АО) подписываются так:

a) председатель этого органа

b) секретарь этого органа.

a) после реквизитов “текст”, “приложение”

b) должность указывается от границы левого поля

c) расшифровка ФИО – 48кол. от границы левого поля.

Читать еще:  Описание достижений в профессиональной деятельности образец

Визы – внутреннее согласование документа:

Цель этого: для проверки целесообразности или своевременности составления данного документа специалистами предприятия.

Реквизит состоит из:

a) должность визирующего

b) личная подпись

d) дата визирования

a) ниже реквизита

1) если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их на отдельном листе.

2) на исходящих документах виза ставится на 2-м экземпляре, который остается в фирме.

3) на внутренних документах фирмы (приказы, распоряжения) визу можно проставлять на первом экземпляре.

Печать – ставится на документах.

a) удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих расход денежных и материальных средств

b) предусмотренных государственными правовыми актами.

Печатью заверяется подпись ответственного лица.

a) оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ и часть его личной подписи

b) оттиск печати должен быть четким, хорошо читаемым.

Каждый документ можно разделить на три основные части

1. заголовочную (в нее входят реквизиты, расположенные до текста)

2. основную (текст и приложения)

3. оформляющая часть (расположены ниже текста и приложения)

Обязательные реквизиты документа:

· наименование организации (автора документа)

· код организации документа

· наименование вида документа (кроме писем)

· заголовок к тексту

· отметка об исполнении документа и направление его в дело

Эмблема организации – условная (символическое) изображение зарегистрированное в установленном законном порядке. Эмблема помещается на бланках предприятия независимо от их организационно правового положения, формы собственности и направлении деятельности.

Код организации – проставляется по общероссийскому классификатору предприятий и организаций, и присваивается при регистрации предприятия. Он служит для ускорения передачи по каналам электронной связи.

Наименование организации (автора документа) – предприятие имеет свой фирменное наименование которое должно содержать указания на его организационно-правовую форму и тип акционерного общества.

Справочные данные об организации включает в себя:

  1. индекс предприятия связи
  2. почтовый адрес
  3. номера телефонов факсов
  4. номера расчетных счетов в банке
  5. номер лицензии и дата ее выдачи

Наименование вида документа — проставляется на всех документах кроме писем и факсов. Наименование вида документа дает общее представление о назначении документов определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований

Дата документа – один из основных реквизитов документа обеспечивающий его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания (для приказов писем факсов и справок).Дата его утверждения – для планов, отчетов, правил, инструкций. Дата события, которая в нем зафиксирована. Дату документа оформляют арабскими цифрам последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабскими цифрами разделенными точкой, а год четырьмя арабскими цифрами. Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно определить где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входи составной частью в такие реквизиты как: гриф согласования, виза согласовании, гриф утверждения, резолюция, отметка о поступлении документа в организацию, отметка об исполнении документа.

Регистрационный номер документа – условное обозначение документа состоит из его порядкового номера и присваивается при регистрации. Регистрационный номер документа проставляется на входящих, исходящих документах рядом с реквизитом дата документа.

Адресат – состоит из следующих частей: наименования организации в именительном падеже, структурное подразделение в именительном падеже, должность, фамилия, инициалы в дательном падеже и почтовый адрес. Если документ отправляется в правительственное учреждение почтовый адрес не указывается, а адресованные физическому лицу то сначала указывается фамилиями инициалы получателя, а затем почтовый адрес.

Гриф утверждения документа – должен состоять из слово «утверждаю» наименование должности лица утвердившего документ его личной подписи и даты

Великий Князь Всея Руси

Подпись______________ Яковлев В.А.

Дата утверждения: 27.09.2012г

Резолюция – проставляется на входящих и внутренних документах рассматриваемых руководством в правой верхней части документа. На письмах и факсах резолюция располагается между реквизитами адресат и текст. Резолюция включает в себя фамилию исполнителя, содержание поручения, сроки исполнения, личная подпись руководителя и дата подписания

Оплатить до 01.10.2012г

Подпись______________ Яковлев В.А.

Дата утверждения: 27.09.2012г

Заголовок к тексту – краткое изложение основного смысла текста составляемого документа должен граммотически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о ком?», «о чем?» или «чего?», «кого?» и не превышать двух строк.

Текст – тексты документов составляют на государственном языке РФ или на государственном языке субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связанный текст, как правило состоит из двух частей в первой части указывают причины основания цели составления документа, а во второй решения выводы просьбы предложения.

Подпись – обязателен для любого документа как служебного, так и личного в состав реквизита входят наименование должности лица подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (фамилия и инициалы), в расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией.

Гриф согласования – состоит из слова «согласованно», должности лица с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты.

Визы – используются для внутреннего согласования документа, и включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату.

Оттиск печати – заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих право лиц, фиксирующих факты связанные с финансовыми документах, а также на иных документах предусматривающих заверение подлинной подписи.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском:

На какие части делится документ при оформлении

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ: ЧАСТЬ 1

И. Еланина
Разделы:
Основы документирования деятельности кадровых служб; Документирование трудовых отношений

Документирование информации в организации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ.

        Формы и виды документов организации

Деятельность каждого предприятия связана с подготовкой большого количества различного вида документов.
Только в одной службе персонала их огромное количество. Приказы, акты, справки, заявления, договоры — все эти документы проходят через кадровую службу компании.
Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота.
Внутренние документы предприятия, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на следующие группы.
Локальные нормативные акты устанавливают общие принципы работы предприятия, устанавливают режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, систему оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора. Разрабатываются локальные нормативные акты в соответствии с действующим трудовым законодательством.
Локальные нормативные акты подразделяются на:
1) документы обязательного характера (предусмотренные Трудовым кодексом (ТК)):

  • коллективный договор;
  • структура предприятия и штатное расписание (форма Т-3);
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • должностные инструкции;
  • график предоставления отпусков (форма Т-7);
  • положение об оплате труда;

2) документы рекомендательного характера:

  • положение о персонале;
  • положение об аттестации персонала;
  • положение о структурном подразделении;
  • план работы кадровой службы;
  • прогноз потребности в кадрах;

3) документы, необходимые для предприятия кадрового делопроизводства:

  • инструкция по ведению кадрового делопроизводства;
  • табель форм документов по работе с персоналом;
  • альбом форм документов по работе с персоналом;
  • регистрационные книги.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.
Внутренняя переписка на предприятии используется для документального оформления всех кадровых решений. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами предприятия, а также между должностными лицами и руководством предприятия:

  • письмо о переводе;
  • заявление;
  • докладная записка;
  • объяснительная записка;
  • протокол;
  • представление:
  • представление о переводе;
  • представление о поощрении;
  • представление об увольнении;
  • акты;
  • распорядительные документы.

Многие из этих документов ведутся по строго определенной форме, утвержденной Госкомстатом России:

  • приказы по личному составу;
  • унифицированные формы (Т-1, Т5, Т-6, Т-8 и др.);
  • приказы, имеющие произвольную форму (о вынесении взысканий; о присвоении разряда; о совмещении профессий (должностей); об установлении надбавки; о дежурстве);
  • первичные учетные документы (личная карточка работника (форма Т-2), табель учета использования рабочего времени, акт о приеме работ (форма Т-73));
  • трудовая книжка;
  • уведомление;
  • документы индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования;
  • документы, необходимые для привлечения иностранных работников.

При оформлении любой информационно-справочной документации необходимо руководствоваться требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. Данный стандарт устанавливает состав реквизитов документов, а также требования к оформлению реквизитов и бланкам документов. Требования данного стандарта носят рекомендательный характер.
Для документов, изготовляемых на бланках, устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

  • 20 мм — левое поле;
  • 10 мм — правое поле;
  • 20 мм — верхнее поле;
  • 20 мм — нижнее поле.
Читать еще:  Некорректное сочетание форм в комплекте представленных документов

Для предприятия, его структурного подразделения или должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

  • общий бланк. Используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя Государственный герб РФ (герб субъекта РФ, или эмблему предприятия, или товарный знак (знак обслуживания)), наименование предприятия, дату документа, место составления или издания документа;
  • бланк письма. В зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя Государственный герб РФ (герб субъекта РФ, или эмблему предприятия, или товарный знак (знак обслуживания)), код предприятия, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), наименование предприятия, справочные данные о предприятии;
  • бланк конкретного вида документа. В зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя Государственный герб РФ (герб субъекта РФ, или эмблему предприятия, или товарный знак (знак обслуживания)), наименование предприятия, наименование вида документа, место составления или издания документа.

Для организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ государственный язык субъекта РФ, целесообразно использование продольного бланка. При этом наименование предприятия, справочные данные о предприятии, место составления или издания документа печатают на двух языках — русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой. Год — четырьмя арабскими цифрами. Например, 01.04.2009.
При этом допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 июня 2006 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например 2006.06.05.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. А ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование предприятия» и «Справочные данные о предприятии». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления. Оно включает в себя только общепринятые сокращения.
В качестве адресата могут быть предприятия, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование предприятия и его структурного подразделения указывают в именительном падеже.
При адресации документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одного предприятия, то их следует указывать обобщенно.
Смотрите также: «Правила оформления документов в организации: часть 2».

Основной перечень документов для ипотеки

Заемщику следует помнить, что на этапе первого обращения в кредитное учреждение понадобится лишь основной пакет документов. То есть, любой банк сначала тщательно изучает клиента и потом выносит вердикт – одобрить ипотеку или отказать.

После принятия положительного решения у заемщика будет в распоряжении 2–4 месяца чтобы подобрать жилье и оформить сделку с выдачей ссуды. Поэтому до одобрения банком предоставления кредита собирать другие бумаги кроме основного пакета не имеет смысла.

Все документы из этой группы подразделяются на несколько категорий.

Какие личные документы нужно собрать заемщику

От заемщика потребуется:

  • Паспорт. Большинство банков рассматривают выдачу ипотечных кредитов только заемщикам с постоянной пропиской. Это условие лучше сразу уточнить перед обращением в кредитное учреждение.
  • Свидетельство о браке, если заемщик в нем состоит. В случае наличия брачного контракта его тоже необходимо предоставить.
  • Свидетельство о разводе, если заемщик разводился.
  • Свидетельство о смерти супруга, если заемщик вдовец.
  • Полис пенсионного страхования.
  • Военный билет – для мужчин.

Необходимо также сделать ксерокопии указанных документов. Перечень конкретных страниц может отличаться в разных кредитных учреждениях. Ряд банков позволяет оформить ипотеку иностранным гражданам. Они обязаны предоставить национальный паспорт своей страны с нотариальным переводом, а также разрешение на временное проживание в РФ.

В дополнение к вышеперечисленным документам, специалисты рекомендуют предоставлять и выписку из кредитной истории. Хотя это и не обязательно, но клиент дополнительно подчеркивает серьезность своих намерений и открытость.

Где выгоднее взять ипотеку, какие банки предлагают наиболее лояльные условия ипотечного кредитования — читайте в этой статье.

Рекомендуем воспользоваться онлайн калькулятором ипотеки.

Анкета на кредит

В перечень документов для ипотеки всегда входит специальная анкета. У каждого банка есть своя форма, иногда ее можно скачать из интернета на официальном сайте выбранного банка. Клиенту предстоит ответить на множество вопросов из разных сфер жизни. Крайне рекомендуется указывать правдивую информацию, иначе велик риск отказа в ссуде.

Не скрывайте от банка и дополнительную информацию об имеющихся вкладах, пластиковых карточках, неофициальной подработке. Это только повышает платежеспособность заемщика.

Заполнить анкету можно поручить ипотечному брокеру. Специально обученный человек сделает это быстро и грамотно.

Документы, подтверждающие наличие доходов

Чтобы убедиться в платежеспособности клиента по будущему кредиту, в пакет документов включаются следующие:

  1. Справка формы 2-НДФЛ с основного места работы, если заемщик работает по найму. Срок обычно требуют за 6–12 предыдущих месяцев. Вместо нее возможен вариант предоставления сведений в справке по форме банка. Если зарплата лишь частично «белая», то лучше выбрать именно справку по форме, которую предоставит банк. И в ней указать размер настоящей заработной платы.
  2. Аналогичные справки с остальных мест работы, если заемщик имеет подработку.
  3. Налоговые декларации за последний отчетный период с отметкой налогового органа об их принятии – для предпринимателей.
  4. Справки о других ежемесячных денежных поступлениях, если они есть (пенсия по потере кормильца, компенсации).
  5. Документы по дополнительным источникам дохода — договор найма жилого помещения и декларация формы 3-НДФЛ (в случае сдачи жилья в аренду), протокол общего собрания акционеров с решением о выплате дивидендов – если заемщик их получает и др.

Важная информация: срок действия этих документов и копии трудовой книжки составляет 1 месяц.

Документы, подтверждающие занятость

Наемные работники предоставляют:

  1. Ксерокопия трудовой книжки, заверенная работодателем на каждом листе. На последней странице обязательна фраза «Работает по настоящее время». Период, по которому требуется предоставить отчет обычно 3–5 лет.
  2. Копия трудового договора, если заемщик сейчас работает по нему.

Предприниматели предоставляют:

  1. Свидетельство о регистрации.
  2. Свидетельство о постановке на налоговый учет.

От адвокатов и нотариусов потребуется:

  1. Удостоверение или приказ о назначении на должность.
  2. Лицензия, разрешающая заниматься этим видом деятельности.

У самозанятых людей могут запросить и ряд других документов, чтобы убедиться в устойчивости бизнеса.

К ним относятся:

  1. Выписка по банковскому счету.
  2. Перечень основных средств.
  3. Подтверждение фактической оплаты налогов.
  4. Бухгалтерский баланс и другие. Определяется банком в зависимости от системы налогообложения и вида деятельности.

Как рассчитать

Граждане РФ должны понимать, что такое субсидия по квартплате. Это предоставляемая государством материальная помощь в виде денежной суммы, предназначенная для погашения части платежей за коммунальные услуги. Собственник частично оплачивает коммунальные услуги, а остальную часть доплачивает государство.

Субсидия предоставляется гражданам, уровень дохода которых на данный момент ниже прожиточного минимума.

Получить льготу могут россияне с низким уровнем дохода, которые официально трудоустроены или не работают по уважительным причинам. Прожиточный минимум делится на 3 категории: пенсионеры, дети и трудоспособные граждане.

Для получения субсидии надо высчитать общий доход семьи, и какой процент этой суммы уходит на оплату коммунальных услуг. В первую очередь надо собрать справки о доходах членов семьи, включающие зарплату родителей, пенсию, стипендию и другие выплаты государства. Затем весь доход суммируется, затем из полученной суммы вычитается прожиточный минимум всех членов семьи.

ВНИМАНИЕ! При оформлении субсидии должны фигурировать все взрослые и несовершеннолетние граждане, которые прописаны на данной момент в квартире.

Если общая сумма доходов не превышает установленный законодательством РФ прожиточный минимум, тогда собственнику положена субсидия на квартплату. Для оформления субсидии надо обратиться в отдел социальных выплат, предоставив перечень необходимых документов. Уточнит график работы организации можно по контактному номеру телефона.

Источники:

http://m.vuzlit.ru/237793/perechislite_sostavnye_chasti_dokumenta
http://lektsii.net/3-129927.html
http://studopedia.ru/3_32609_harakteristika-rekvizitov-i-pravila-ih-oformleniya.html
http://vikidalka.ru/1-138385.html
http://poryadok.okd1.ru/spravka/na-kakie-chasti-delitsya-dokument-pri-oformlenii/

Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов:
Adblock
detector