Можно ли вносить исправления в авансовый отчет

Вносим исправления в авансовый отчет

Согласно абз. 2 п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» авансовый отчет проверяется главным бухгалтером или бухгалтером, утверждается руководителем в срок, установленный руководителем. Однако данное указание не включает авансовый отчет в перечень кассовых документов.
В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, утвердившим форму авансового отчета, авансовый отчет является первичным учетным документом.
Следовательно, исправлять авансовый отчет следует по правилам бухгалтерского учета.
На основании п. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. При этом исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Пункт 16 Приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» содержит запрет только на исправление кассовых и банковских документов, а в остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.
Ошибка в первичных учетных документах исправляется следующим образом (раздел 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105, Письмо Минфина России от 31.03.2009 № 03-07-14/38):
• зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы, зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное;
• ставится надпись «исправлено»;
• подтверждается подписью лиц, подписавших документ;
• проставляется дата исправления.
Утвержденный авансовый отчет содержит подписи: руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера и подотчетного лица (Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55).
Таким образом, в авансовом отчете аккуратно одной чертой зачеркивается неверная сумма, надписывается правильная сумма, ставится надпись «исправлено», дата исправления. Исправление заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера и подотчетного лица.

Н.А. Спиридонова,
руководитель консультационно-аналитического отдела
Группы компаний «Ю-Софт»

Касса: продолжаем осваивать новые правила

Лимит, подотчет, кассовая книга в ОП, оформление движения наличных у ИП — новые вопросы по порядку ведения кассы возникают постоянно. Продолжаем разбираться, как с учетом последних изменений работать с наличными.

Как установить лимит, если деньги в кассу поступают только от подотчетников

Интересует расчет по объему выдачи наличных. Поступления выручки в кассу нет. Подскажите, как определить показатель Nn (промежуток времени между получениями денежных средств по чеку в банке), если денежные средства по чеку из банка ни разу не поступали. Деньги снимают подотчетники по корпоративным картам, а неизрасходованный остаток они вносят в кассу. И сдавать эти наличные в тот же день в банк не всегда получается. Возможно ли вообще при такой схеме установить лимит остатка денежных средств в кассе?

: Существующая формула не позволяет вам установить ненулевой лимит, так как Nn равен нулю. Проще всего в такой ситуации дважды выдать деньги под отчет не через корпоративные карты, а из кассы наличными, сняв их предварительно в банке. Интервал между этими двумя снятиями должен быть больше 7 дней. Лимит ведь можно рассчитать и по кассовым расходам даже 1 дня (так как продолжительность расчетного периода ограничена только сверху). В результате у вас появятся показатели, необходимые для установления лимита по второй формул е п. 2 приложения к Указанию ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (зарегистрировано Минюстом 23.05.2014) (далее — Указание) :

• объем выдач наличных из кассы;
• Nn. Он будет равен 7 рабочим дням.

Такое установление лимита не обязывает вас в будущем снимать деньги с расчетного счета.

Авансовый отчет исправить можно

В , 2014, № 12, вы написали, что в Указании закреплена возможность вносить исправления в кассовую книгу, книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств, которые ведутся на бумаге, а также в расчетно-платежные и платежные ведомости.
А как же авансовый отчет — допустимы ли исправления в нем? В самом Указании говорится, что исправления можно вносить во все предусмотренные им документы, кроме ПКО и РКО.

: Исправления в авансовом отчете допустимы сейчас и были допустимы раньше, до вступления в силу Указания. Дело в том, что Указание не устанавливает порядок составления авансового отчета и не содержит ссылки на обязательную его форму. Поэтому и возможность исправлений в нем регулируется вовсе не порядком ведения кассовых операций.

Авансовый отчет — это первичный документ бухучета. И исправлять его нужно по установленным в бухучете правилам. Они, в общем-то, совпадают с правилами, установленными для исправления кассовой документаци и п. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ; п. 16 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н : нужны дата исправления, а также подписи лиц, составивших документ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Обратите внимание: даже если исправления касаются только заполняемой бухгалтером части авансового отчета, заверять их своей подписью должны все, кто участвовал в его составлении, в том числе и подотчетник, и утвердивший его директор (уполномоченное им лицо).

Штраф за отсутствие кассовой книги в обособленном подразделении

Теперь в Указаниях ясно сказано, что у каждого ОП, в том числе и такого, которое не сдает деньги в банк, должна быть своя кассовая книг а пп. 4.6, 2 Указания . Есть ли наказание за ее отсутствие в таких ОП? В ч. 1 ст. 15.1 КоАП это нарушение не названо в числе тех, за которые положен штраф.

Все ошибаются, не только студенты, пока учатся. Но для исправления ошибок в кассовых и бухгалтерских документах есть свои правила

: Налоговики и раньше штрафовали за неведение в обособленном подразделении своей кассовой книги по ч. 1 ст. 15.1 КоАП Письмо ФНС от 17.05.2013 № АС-4-2/8827@ (п. 1) . А вот правомерность такого штрафа зависит от того, учтены ли кассовые операции ОП в какой-либо другой ведущейся в организации кассовой книге (головного подразделения или другого обособленного подразделения):

• нет, то это однозначно является неоприходованием наличных, за которое в КоАП предусмотрен штра ф ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ . Ведь именно внесение в кассовую книгу записей о ПКО и РКО и является полным оприходованием наличны х п. 4.6 Указания ;
• да, то правомерность штрафа под вопросом, и пока сложно предсказать, как на этот вопрос станут отвечать суды. С одной стороны, выручку организация оприходовала, пусть и не в той кассовой книге. ОП — не самостоятельное юрлицо, а часть организации. И от того, что записи сделаны в книге другого подразделения, они не перестают быть записями в кассовой книге организации. Такой подход суд поддержал в период действия прежних правил ведения кассовых операци й Постановление 13 ААС от 09.07.2014 № А56-6528/2014 . С другой стороны, есть вероятность, что теперь, когда в правилах ведения кассовых операций четко указано, что у каждого ОП должна быть своя кассовая книга, учет операций не в той книге инспекция будет приравнивать к неоприходованию и за это штрафовать. Тем более что и раньше бывало, что судьи признавали неведение книги в ОП нарушение м Постановления 17 ААС от 09.01.2014 № 17АП-15357/2013-АКу; 15 ААС от 23.04.2014 № 15АП-4779/2014; 13 ААС от 19.03.2013 А56-59643/2012 .

ИП может вести кассу без правил

Как доказать налоговой, что если ИП составляет в отдельных случаях ПКО и РКО (например, когда нужно подтвердить факт и дату передачи денег), то это не обязывает его постоянно вести кассу с соблюдением всех правил? Вправе ли ИП вести кассовую книгу без учета установленных Указанием требований к ней, то есть для себя — как источник данных для налогового учета (так настроена программа, которой мы пользуемся)?

: Составьте документ о том, что с такого-то числа ИП пользуется своим правом не оформлять кассовые ордера и не вести кассовую книг у пп. 4.1, 4.6 Указания . И здесь же отдельно оговорите, что эти документы могут оформляться для нужд внутреннего учета ИП и/или в качестве первичных документов в налоговых целях с соблюдением общих требований к первичке, установленных Законом о бухучет е ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ , но без соблюдения требований к кассовым документам, установленных Указанием.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ

ИП, которые применяют ККТ, от ведения журнала кассира-операциониста не освобожден ы п. 3.4 Типовых правил, утв. Минфином от 30.08.93 № 104; п. 1 ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ .

Кстати, по некоторым хозяйственным операциям факт и дату передачи денег можно подтвердить без составления ПКО и РКО, просто добавив строки для подписей о выдаче и о получении денег (с указанием даты) в первичный документ, которым оформляется операция. Например, такими строками можно дополнить:

• заявление покупателя — для подтверждения выдачи покупателям денег за возвращаемый не в день покупки товар;
• заявление о выдаче денег под отчет — для подтверждения получения денег подотчетником;
• авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами — для подтверждения возврата неизрасходованного остатка.

Не всегда нужен ПКО и для подтверждения доходов. Основанием для записи о выручке в книге учета доходов и расходов будут те документы, которые у организаций являются основанием для составления ПКО на выручку, — Z-отчеты ККМ, БСО, копии товарных чеко в п. 5.2 Указания .

Учредителям–неработникам деньги под отчет не выдают

Учредитель ездит с директором и другими работниками в командировки, иногда покупает что-то для организации и берет на это наличные в кассе организации. Прочла у вас, что деньги под отчет теперь можно выдавать не только тем, с кем заключен трудовой договор. Означает ли это, что учредитель тоже может быть подотчетником?

: На учредителя это не распространяется. Деньги под отчет теперь можно выдавать физлицам, работающим с организацией по гражданско-правовому договор у пп. 5, 6.3 Указания , например подряда или оказания услуг. А отношения учредителя и фирмы построены вовсе не на основании такого договора. Другое дело, если с учредителем у вашей организации заключен какой-либо не связанный с его «учредительством» гражданско-правовой договор, на исполнение которого и требуются деньги (например, договор оказания услуг на поиск потенциальных контрагентов, согласование с ними условий договоров, сбор и анализ необходимой вашей компании информации и т. п.).

Работающим по гражданско-правовым договорам не обязательно выдавать деньги под отчет

Наш вопрос связан с тем, что Указание предусматривает выдачу денег под отчет не только работникам, но и физлицам (не ИП), с которыми у организации (ИП) заключены договоры подряда и оказания услу г пп. 5, 6.3 Указания .
Если такое физлицо должно для выполнения договора закупить что-то за счет и от имени организации, то выдавать ему наличные именно под отчет (с соблюдением всех правил — заявление, авансовый отчет, невозможность выдачи денег при наличии задолженности по предыдущему подотчету) мы обязаны или это только наше право?

: Вы по-прежнему вправе выдавать таким людям наличные по РКО с формулировкой «на исполнение такого-то договора». В Указании не сказано, что наличные расходы, связанные с ведением деятельности юрлица, могут оплачиваться исключительно путем выдачи денег под отчет. Там просто установлены правила для случая, когда такие расходы оплачиваются через выдачу денег под отчет.

Но все же будет нелишним добавить в такой договор пункт, где будет приведен перечень расходов за счет организации, необходимых для исполнения договора, и сказано, что деньги могут выдаваться исполнителю из кассы. И в РКО делайте ссылку именно на этот пункт договора.

Может ли ИП в зарплатных ведомостях оставлять пустой строку, предназначенную для реквизитов РКО

Веду учет у ИП на ЕНВД. При выдаче работникам аванса и зарплаты с июня 2014 г. возникло затруднение с заполнением платежной ведомости, а именно графы «РКО № ___ от “___” ___ 20__ г.». В связи с отменой обязанности составлять кассовые ордера эту графу совсем не заполнять? Может ли ИП локальным актом внести изменения в платежную ведомость, исключив эту графу?

: От оформления зарплатных ведомостей ИП никто не освобождал. А форма ведомости обязательн а п. 6 Указания , поэтому ни изменить ее, ни разработать свою форму ИП не вправе. И раз графа есть, ее нужно заполнять. Укажите в ней «Не оформляется в соответствии с п. 4.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У».

Как исправить ошибки, обнаруженные в бухгалтерском и налоговом учете?

Как показывает практика, при ведении бухгалтерского и налогового учета имеют место ошибки, ведь не ошибается только тот, кто ничего не делает. И, как правило, они обнаруживаются в результате контрольных мероприятий. Выявленные ошибки и их последствия подлежат обязательному исправлению. В статье проанализируем различные ситуации с ошибками, допускаемыми в бухгалтерском учете, и порядок их исправления. Расскажем также, что необходимо делать, если в результате бухгалтерской ошибки были искажены данные налогового учета и, соответственно, налоговой отчетности.

Причины допущения ошибок при ведении бухгалтерского учета бывают разные:

• неверное отражение данных в первичных учетных документах, в регистрах бухгалтерского учета;
• неточности в расчетах (счетные ошибки);
• неверная классификация хозяйственной операции (неверное применение аналитических кодов бюджетной классификации);
• неправильное отражение учетных данных при вводе их в программу;
• технический сбой программного обеспечения; и пр.

По своему характеру ошибки могут быть существенными и несущественными. Существенность ошибки учреждение определяет самостоятельно, исходя из величины искажения учетных и отчетных данных и иных факторов. В общем случае ошибка признается существенной, если она может повлиять на экономические решения пользователей, принимаемые ими на основе бухгалтерской отчетности, составленной за отчетный период, в котором допущено искажение данных.

Ошибки в первичных учетных документах

Не допускается принимать к бухгалтерскому учету документы с исправлениями, которыми оформляются операции с наличными или безналичными денежными средствами (п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

В соответствии с п. 10 Инструкции № 157н [1] первичные учетные документы (за исключением кассовых документов), содержащие исправления, принимаются к бухгалтерскому учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и (или) подписавшими эти документы. Вносимые в первичные учетные документы поправки должны содержать:

• надпись «Исправленному верить» (или «Исправлено»);
• дату внесения исправлений;
• подписи лиц, составивших и подписавших данные документы.

Работник ГАУ «Научно-исследовательский институт» В. П. Иванов 30.09.2016 предоставил в бухгалтерию на проверку авансовый отчет. До поездки в командировку для приобретения билетов ему был выдан аванс в размере 10 000 руб. Фактическая стоимость билетов составила 8 346,32 руб. При заполнении авансового отчета работник ошибочно указал сумму расхода на железнодорожный билет из Нижнего Новгорода в Москву – 2 536,17 руб. Правильная сумма – 2 546,17 руб. Общая сумма расходов отражена верно.

По результатам проверки работник, ответственный за составление авансового отчета, внес в него следующие исправления (приводится в сокращенном виде):

Если ошибка повлекла за собой необходимость внесения изменений в регистры бухгалтерского учета, то порядок ее исправления (после внесения правок в первичный учетный документ) будет таким.

Ошибки в регистрах бухгалтерского учета

Ошибка, относящаяся к событиям после отчетной даты, отражается в порядке, установленном в учетной политике учреждения

Бухгалтерские записи по исправлению ошибок

Исправления в электронном регистре бухгалтерского учета отражаются лицами, ответственными за ведение регистра, подтвержденными указанными справками.

Бухгалтером ГАУ «Научно-исследовательский институт» В. В. Шориной 30.09.2016 принят к учету авансовый отчет, в котором отражены расходы на приобретение железнодорожных билетов на общую сумму 8 346,32 руб. В бухгалтерском учете данные расходы были проведены по подстатье 222 КОСГУ, а нужно было их учесть по подстатье 212 КОСГУ. Данная ошибка была выявлена ревизором 07.12.2016 при проведении внутреннего финансового контроля перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

В целях упрощения примера операции по выдаче денежных средств под отчет, а также сопутствующие операции по санкционированию расходов (принятию и исполнению обязательств, денежных обязательств) не приводятся.

Так как отчетность за девять месяцев уже сдана, исправительные записи в бухгалтерском учете будут отражены на дату обнаружения ошибки – 07.12.2016.

При этом исправительные записи будут также внесены в авансовый отчет и журнал операций по расчетам с подотчетными лицами с указанием даты обнаружения ошибки (далее формы документов приводятся в сокращенном виде).

Исправления в авансовом отчете будут выглядеть следующим образом:

Поправки в журнал операций расчетов с подотчетными лицами внесены главным бухгалтером так:

Исправления в электронном регистре бухгалтерского учета внесены лицом, ответственным за ведение регистра, на основании бухгалтерской справки от 07.12.2016:

Также необходимо отметить, что исправительные записи нужно сделать и в отношении операции по выдаче денежных средств под отчет, принятию обязательств (денежных обязательств).

Исправление счетных ошибок по оплате труда

Согласно ст. 22 ТК РФ работодатель обязан выплачивать в полном размере причитающуюся работникам зарплату в сроки, установленные в соответствии с Трудовым кодексом, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми договорами.

При выявлении недоплаты работнику по зарплате работодатель обязан произвести ее доначисление, а также доначисление НДФЛ и страховых взносов. В бухгалтерском учете данные операции отражаются аналогично операциям по начислениям заработной платы.

В случае выявления сумм переплат работнику зарплаты возможны несколько вариантов возврата излишне выплаченной в результате счетной ошибки зарплаты:

• работник добровольно возвращает денежные средства в кассу или на расчетный счет;
• задолженность работника погашается зачетом очередной заработной платы.

Последний вариант возврата излишне выплаченных сумм, по сути, является удержанием из зарплаты, которое должно производиться с согласия работника. Только в этом случае счет по отражению удержаний из заработной платы (0 304 03 000) не применяется, для таких целей с начала 2016 года предусмотрена новая корреспонденция счетов.

Общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

Далее рассмотрим различные ситуации на примерах.

В ходе проверки бюджетного учреждения выявлена ошибка в расчете зарплаты. Работнику излишне выплачена сумма 5 000 руб. за счет субсидии на госзадание. Также перечислены НДФЛ и страховые взносы с указанной суммы. Работник добровольно внес сумму переплаты в кассу учреждения.

В целях упрощения примера операции по санкционированию расходов (принятию и исполнению обязательств, денежных обязательств) не приводятся.

На момент обнаружения ошибки в бухгалтерском учете произведены следующие исправительные записи:

Как проверить авансовый отчет

После того, как сотрудник предоставит в бухгалтерию авансовый отчет, его нужно проверить, заполнить отрывную часть и передать ее сотруднику. В статье рассмотрим как проверить авансовый отчет и как исправить ошибки, если они есть.

Как должен заполняться авансовый отчет

По истечении срока, на который сотруднику были выданы деньги, не позднее 3 рабочих дней он обязан предоставить авансовый отчет по истраченным средствам. Отчет предоставляется по унифицированной форме (АО-1), либо по самостоятельно разработанной форме. Если организация выбрала второй вариант, то следует в бланке предусмотреть все необходимые реквизиты. В любом случае форму АО, по которой сотрудники будут предоставлять отчет должен утвердить директор. Для этого он издает приказ к учетной политике. На лицевой стороне АО должны указываться ФИО сотрудника, его должность, а также назначение выданного ему аванса. На оборотной стороне отражаются расходы, которые были произведены сотрудником. Все оправдательные документы прикладываются к АО и нумеруются в том порядке, в каком они записаны в отчете (Читайте также статью ⇒ Ошибка в расходном кассовом ордере: как исправить?).

К АО должны быть приложены платежные документы, а также документы, которые могут подтвердить покупку.Например, товарный чек, накладная, акт выполненных работ и др. документы.

Важно! После проверки АО утверждает руководитель компании, либо уполномоченный на то сотрудник. Это нужно сделать в срок, установленный руководителем.

Промежуточный авансовый отчет

В определенных ситуациях требуется составление промежуточного АО. Заполнение промежуточных АО возможно, если это предусмотрено в локальных нормативных актах компании. К примеру, сотрудника направили в командировку на длительный срок – 6 и более месяцев. Для правильного формирования себестоимости, сотрудники могут предоставлять промежуточные АО за каждый месяц. Правило о промежуточных АО также необходимо прописать в положении о расчетах с подотчетными лицами и положении о командировках. Также следует указать способ, которым сотрудник будет передавать документы. Он это может делать лично, по почте, через курьера или сканы документов с досылкой оригиналов по почте. После того, как сотрудник вернется, с ним уже можно будет провести окончательный расчет (Читайте также статью ⇒ Форма КО-2. Расходный кассовый ордер).

Как проверить авансовый отчет

Для проверки авансового отчета в первую очередь стоит обратить внимание на наличие документов, подтверждающих расходы сотрудника. Если расчет производился наличными средствами, то в качестве подтверждения должны быть приложены кассовые чеки, квитанции к ПКО или БСО. Если при расчете сотрудник использовал банковскую карту, то должны быть оригиналы слипов, квитанции или банкомата или терминала.

После этого проверяется целевое использование средств. Для начала следует выяснить на какие цели сотруднику были выданы деньги. Эти данные будут указаны в документы, который является основанием для выдачи денег под отчет (к примеру, РКО, приказ или заявление). Далее цель выдачи сравнивается с документами, приложенными сотрудником к отчету. Если все совпадает, то это означает, что деньги сотрудником были использованы по целевому назначению.

После этого следует проверить правильность всех сумм. Денежные средства, которые потратил сотрудник по отчету должны соответствовать суммам, указанным в прилагаемых к отчету документах.

Ошибки в авансовом отчете

Рассмотрим, на что обратить внимание при проверке авансового отчета в первую очередь и к чему может привести допущенная ошибка:

1. Дата отчета. Работник обязан предоставить авансовый отчет не позднее 3 рабочих дней с момента истечения срока, на который ему были выданы денежные средства. Если дата в АО не указана, то контролирующие органы просто не примут такой документ. Данный реквизит для первичных документов является обязательным. По дате утверждения документа будет определяться период затрат (например, для командировки). Однако, если отчет сотрудником предоставлен позже положенного срока, это не будет являться препятствием для признания затрат.
2. Данные о подотчетном сотруднике. Организация может выдать деньги не только своему сотруднику, но и лицу, с котором был заключен гражданско-правовой договор. Если будут допущены ошибки в ФИО подотчетника, то расходы не будут приняты налоговыми органами, так как они не смогут идентифицировать это лицо.
3. Суммы и реквизиты платежных документов. новый аванс сотруднику можно выдавать только после того, как он отчитается по предыдущему. При этом по каждой сумме в АО должен быть приложен подтверждающий документ. Если этих документов нет, то подотчетные суммы будут признаны доходом сотрудника и на него будет начислен НДФЛ.
4. Подписи. Подписывает АО руководитель компании, либо имеющий соответствующую доверенность сотрудник. Помимо этого в АО должна быть подпись бухгалтера и подотчетного лица. Если всех подписей в отчете нет, то документ будет признан недействительным и принять в расходы указанные суммы компании не удастся.
5. Бухгалтерская запись. Если будут нарушены правила ведения бухучета, то на бухгалтера директором может быть наложено дисциплинарное взыскание.

Указанные ошибки в АО недопустимы, поэтому их исправить следует в первую очередь. Также желательно исправить и следующие ошибки:

1. Номер АО. Нумерация АО ведется в хронологическом порядке, однако номер для первичных документов не является обязательным и никак не влияет на учет расходов.
2. Наименование компании. В АО можно указать наименование полностью или кратко, это не имеет значения. Если в документе будет допущена подобная ошибка, то расходы все равно будут приняты, так как определить, что АО относится к данной компании можно и по иным реквизитам.
3. Реквизиты РКО или ПКО. В АО должны быть указаны дата и номер РКО, по которому работнику вернули перерасход, либо дата и номер ПКО, если деньги вернул работник. Если в реквизитах будут допущены ошибки, то расходы будут приняты, но контролеры могут попросить дать пояснения, так как нет информация о том, все ли долги погашены.

Если к АО не приложен чек

Если работник приложил к АО квитанцию к ПКО, выданную контрагентом, то такой документ может быть принят. Таким документом также можно подтвердить расходы. Законодательно не установлено, что в качестве оправдательного документа к АО должен быть приложен кассовый чек.Кассовый ордер представляет собой первичную учетную документация, а значит и квитанция, оформленная к ордеру будет являться оправдательным документом, таким же как чек.

К АО приложен кассовый чек без товарного чека или накладной

Если к АО приложен только кассовый чек, то его можно принять. Однако, при этом следует оформить дополнительный документ, который будет подтверждать поступление ценностей. Например, если в фирму поступили материалы без документов, то составить следует акт приемки материалов. Это необходимо, так как кассовым чеком можно подтвердить только то, что сотрудник израсходовал определенную сумму.

Как исправить ошибку в авансовом отчете

Авансовый отчет подлежит проверке главным бухгалтером и в установленный срок утверждается руководителем. АО является первичным документом и все исправления в нем следует делать по правилам бухучета.

Важно! В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» исправления в первичных документах допускаются, если иное не предусмотренное иными нормативными актами.

При исправлении в первичном документе должна указываться дата, подписи лиц, составивших этот документ, а также указание их ФИО. Запрет на исправление установлен только на кассовые и банковские документы.

Порядок исправлений в первичных документах будет следующим:

1. Неправильные данные (сумма или текст) зачеркивают, а над ними записываются верные данные (сумма или текст). Зачеркивать текс следует одной чертой, чтобы то, что перечеркнули можно было прочесть.
2. Далее ставится надпись «Исправлено», которая подтверждается подписью лиц, подписывающих АО;
3. Ставится дата исправления документа.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Нужно ли оформлять АО, если подотчетный сотрудник всю полученную сумму аванса вернул?

Ответ: Нет, не нужно. Наличные работнику выдаются под отчет из кассы по РКО. Работник, который получил наличные обязан выполнить поручение и отчитаться за потраченные деньги. С этой целью он предоставляет отчет. Если поручение работодателя он выполнить по каким-либо причинам не смог, то и отчет ему предоставлять не нужно. Он просто должен вернуть в кассу полученный аванс.

В первичку по авансовому отчету закрались ошибки

Неправильно оформленные первичные документы, предоставленные подотчетным лицом в подтверждение израсходованных авансов, могут стать причиной разногласий с налоговиками. Дело в том, что проверяющие в такой ситуации доначисляют работникам НДФЛ. В Определении Верховного суда РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450 судья согласился с выводами налоговых органов.

Суть спора

Компания выдавала работникам в подотчет денежные средства. Работники отчитывались по истраченным суммам на основании авансовых отчетов, к которым прикладывались первичные документы (товарные чеки) на покупку материальных ценностей. После получения авансовых отчетов бухгалтерия закрывала задолженность работников по подотчетным суммам и оприходовала в учете материальные ценности на счете 10 «Материалы».

В ходе налоговой проверки инспекторы, изучив первичные документы, подтверждающие авансовые отчеты, обнаружили, что первичка составлена некорректно.

В частности, в документах отсутствуют сведения и реквизиты, необходимые для идентификации лиц, подписавших товарные чеки (наименование лица, составившего документ, его должность, фамилии, инициалы). В некоторых товарных чеках не указано конкретное наименование приобретенного товара, а написано «Хозяйственные расходы», «Канцелярские товары», «Бытовая химия», «Стройматериалы», «Детские новогодние подарки». Кроме того, в документах отсутствует дата их составления, не заполнены графы «Количество», «Цена товара».

По мнению налогового органа, расходы по таким документам не являются подтвержденными. Ревизоры отнесли стоимость материальных ценностей, приобретенных на основании неправильно оформленных товарных чеков, на доходы работников и исчислили с данных сумм НДФЛ.

Понятно, что компания не удерживала со спорных сумм НДФЛ. Поэтому ее привлекли к ответственности по ст. 123 НК РФ за невыполнение обязанностей налогового агента, то есть за неудержание из доходов физических лиц НДФЛ.

Суды поддержали налоговиков

Организация не согласилась с решением налоговой инспекции и обратилась за защитой в суд. Оспаривая вывод налоговиков, компания указала, что недочеты в оформлении первичных документов не являются основанием для включения указанных в них сумм в доходы работников.

Но арбитры не приняли такой довод. Суды трех инстанций, а впоследствии и Верховный суд РФ, встали на сторону налогового органа, признав штрафные санкции правомерными. Аргументация следующая.

Представленные организацией первичные учетные документы оформлены с нарушением требований ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», так как в них отсутствуют обязательные реквизиты, предусмотренные данной нормой законодательства. Следовательно, такие документы не подтверждают произведенные расходы.

Поэтому вывод налогового органа о том, что указанные денежные средства в соответствии со ст. 210 НК РФ относятся к доходам подотчетного лица, подлежащим включению в налоговую базу по НДФЛ, является обоснованным.

При принятии такого решения суды руководствовались правовой позицией, изложенной в постановлениях Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12 и № 13510/12. Согласно ей при отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, полученных подотчетным лицом, указанные суммы согласно ст. 210 НК РФ являются доходом подотчетного лица и подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ.

Спорить или нет?

Отметим, что к аналогичным выводам суды приходили и ранее, Так, в постановлении ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 № А55-1433/2009 арбитры указали, что если оправдательные документы на приобретение товара отсутствуют либо оформлены с нарушением требований законодательства, суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, квалифицируются как доход физического лица, подлежащий обложению НДФЛ.

К сожалению, нам не удалось найти решений в пользу организаций в аналогичных ситуациях. Правда, в арбитражной практике есть дела, в которых рассматривался вопрос правомерности включения в налоговую базу по НДФЛ подотчетных сумм в ситуации, когда работник представил документы, содержащие недостоверные сведения.

Например, в постановлении ФАС Поволжского округа от 01.04.2013 № А55-15647/2012 суд встал на сторону организации. Арбитры указали, что денежные средства, выданные организацией подотчетному лицу, образуют задолженность физического лица перед организацией и в случае, когда они не израсходованы на цели, на которые были выданы, либо израсходованы не полностью, подлежат возврату. Следовательно, эти денежные средства не являются для физического лица экономической выгодой и не относятся к его доходу.

Компании могут попытаться использовать приведенную аргументацию и в ситуациях, аналогичных той, что рассмотрена в комментируемом постановлении. Ведь в случаях, когда первичные документы не подтверждают произведенный расход, так как оформлены с нарушениями, также возникает долг работника перед организацией. Но спрогнозировать, примут ли такой довод суды, достаточно сложно. Поэтому, чтобы избежать конфликтных ситуаций, на наш взгляд, бухгалтерии нужно более тщательно проверять первичные документы, которые подотчетные лица прикладывают к авансовому отчету.

Источники:

http://lk.usoft.ru/news/818
http://glavkniga.ru/elver/2014/18/1608-kassa_prodolzhaem_osvaivati_novie_pravila.html
http://www.klerk.ru/buh/articles/456127/
http://online-buhuchet.ru/kak-proverit-avansovyj-otchet/
http://www.eg-online.ru/article/308184/