1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Содержание

Куда подшивать авансовые отчеты

Будет ли считаться нарушением кассовой дисциплины, если под расходный кассовый ордер будет подшит авансовый отчет, соответствующий выдаче денежных средств?

Будет ли считаться нарушением кассовой дисциплины, если под расходный кассовый ордер будет подшит авансовый отчет, соответствующий выдаче денежных средств? Будет ли считаться нарушением кассовой дисциплины, если одной книгой будут сшиты кассовая книга и отчет кассира?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

По нашему мнению, указанные в условиях вопроса примеры комплектации кассовых документов, с точки зрения нарушения кассовой дисциплины, должны квалифицироваться по-разному.

Так, если к оформлению расходного кассового ордера и авансового отчете претензий нет, то нет оснований указанную комплектацию первичных документов квалифицировать как нарушение кассовой дисциплины.

Комплектация кассовой книги с Отчетом кассира нарушает порядок ведения кассовой книги и должна быть квалифицирована как нарушение кассовой дисциплины даже в том случае, если к оформлению каждого документа по отдельности претензий нет.

Обоснование вывода:

Кассовая дисциплина

Под кассовой дисциплиной понимают выполнение предприятиями, организациями, учреждениями правил совершения операций с наличными деньгами.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее — Порядок) утвержден решением Совета директоров ЦБР 22.09.1993 N 40.

Все нарушения, выявляемые в ходе проверки ведения кассовых операций, можно разделить на две группы:

— грубые (злостные) нарушения, за совершение которых предусмотрена административная ответственность в виде наложения штрафных санкций на должностных лиц и организацию в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ;

— малозначительные нарушения, которые могут также указываться в акте проверки, но за совершение которых административная ответственность законодательством не установлена.

Под грубым нарушением кассовой дисциплины (нарушение работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций) на основании ст. 15.1 КоАП РФ подразумевается:

— осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленного лимита;

— неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности;

— несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств;

— накопление в кассе наличных денежных средств сверх установленных лимитов.

Таким образом, перечень нарушений, предусмотренный ст. 15.1 КоАП, ограничен и не подразумевает расширительного толкования.

Все остальные отклонения в ведении кассовых операциях, противоречащие Порядку, относятся к малозначительным нарушениям. К ним можно отнести, например:

— хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих организации (п. 30 Порядка);

— отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром (п. 32 Порядка);

— различные нарушения, связанные с ненадлежащим оформлением первичных учетных документов, такие как применение неунифицированных форм, не регламентированных постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 (п.п. 3, 12 Порядка), наличие исправлений в кассовых ордерах (п. 19 Порядка), наличие подчисток и неоговоренных исправлений в кассовой книге (п. 23 Порядка) и т.д.

Рассмотрим с данной точки зрения, можно ли указанный в условиях вопроса порядок комплектации кассовых документов квалифицировать как нарушение кассовой дисциплины.

1. Форма авансового отчета N АО-1, а также указания по его заполнению (далее — Указания) утверждены постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55.

Авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

К отчету сотрудник должен приложить все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.).

В соответствии с Указаниями перечень этих документов приводят на оборотной стороне авансового отчета.

Таким образом, к авансовому отчету должны быть приложены именно те документы, которые подтверждают расходы, произведенные подотчетным лицом.

Расходный кассовый ордер (РКО) является первичным документом, унифицированная форма N КО-2 и указания по заполнению которого утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 (далее — Указания). РКО оформляется выдача наличных денег под отчет из касс предприятий.
Связь между двумя указанными документами авансовым отчетом и РКО наблюдается только в том случае, когда основанием выдачи денежной суммы из кассы служит отчет подотчетного лица, а это происходит только при погашении перерасхода по авансовому отчету (т.е. когда по строке «Основание» в РКО указано: «Погашении перерасхода по авансовому отчету N . от . «).

Отметим, что по общему правилу обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру (например те же авансовые отчеты), подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке.

Конечно, на практике каждый бухгалтер сам решает, как хранить документы. Это зависит и от размера предприятия, и от видов деятельности, и от способа организации бухгалтерского учета.

Например, выписанные в адрес предприятия счета на оплату многие бухгалтеры подшивают к платежным документам.

Однако, если к РКО подшивать документ, указанный по строке «Основание», то, следуя той же логике, авансовый отчет, по которому выявляется остаток неизрасходованных средств, следует подшивать к приходному кассовому ордеру (ПКО). При этом возникнет вопрос, а к какому документу подшивать авансовый ответ, по которому не выявляется остаток или перерасход?

Обращаем внимание, что первичные документы, являющиеся основанием для получения или выдачи денежных средств (ПКО и РКО, платежные ведомости и другие), должны прилагаться к Отчету кассира. Следовательно, все приложения к РКО также попадают в комплектацию с Отчетом кассира.

Иными словами, по нашему мнению, такие первичные документы бухгалтерского учета, как РКО и авансовые отчеты, подтверждающие различающиеся хозяйственные операции (движение денежных средств через кассу организации и признание расходов подотчетного лица), целесообразнее хранить в самостоятельных регистрах учета, а не подшивать друг к другу.

Однако п. 19 Порядка допускает приложение документов к ПКО и РКО. То есть само по себе приложение к РКО авансового отчета, соответствующего выдаче денежных средств, не противоречит положениям Порядка.

Таким образом, если к оформлению указанных документов претензий нет, то такую комплектацию первичных документов, по нашему мнению, нельзя квалифицировать как нарушение кассовой дисциплины.

2. Кассовая книга (форма N КО-4) является регистром учета кассовых операций и предназначена для учета поступлений и выдачи наличных денежных средств, находящихся в кассе организации.

В соответствии с п. 22 Порядка все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух частей, разделенных линией отреза. Первый лист (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр. Второй лист (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной под копирку. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

В конце дня заполненный лист кассовой книги подписывается кассиром и бухгалтером. Второй (отрывной) лист, заполненный под копирку, служащий Отчетом кассира, отрезается и передается в бухгалтерию с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (п. 24 Порядка).

Таким образом, кассовая книга и отчет кассира по окончанию рабочего дня представляют собой самостоятельные документы, места хранения различны (один — хранится у кассира в кассе, другой — в бухгалтерии).

Хранение обоих документов сшитыми в одном месте противоречит п. 29 Порядка, согласно которому касса — изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег.

Таким образом, такая комплектация указанных документов, по нашему мнению, должна быть квалифицирована как нарушение кассовой дисциплины даже в том случае, если к оформлению каждого документа по отдельности претензий нет.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Титова Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Хранение авансовых отчетов

Авансовый отчет – это документ, который подотчетный сотрудник предоставляет в бухгалтерский отдел в течение трех дней с момента возвращения из командировки либо со дня, обозначенного в приказе крайним для совершения трат на нужды организации. Такой отчет составляется после совершения этих трат и подкрепляется накладными, товарно-кассовыми чеками и прочими документами, позволяющими обосновать понесенные сотрудником расходы.

Читать еще:  Как называется служба по защите прав работников

Основанием для авансового отчета служит выдача подотчетному лицу денежных средств, которые должны быть потрачены на решение поставленных компанией задач. Суммы средств – наличные или безналичные – выдаются сотруднику на основании приказа руководителя. В этом приказе обязательно отражаются размер предоставленных средств, цели их трат и другие ключевые нюансы.

Заполнение авансового отчета

Авансовый отчет заполняет подотчетное лицо – сотрудник, которому были выданы финансовые средства для трат на нужды организации. На базе этого документа и происходит списание средств, которые были выданы. В случае, если эти средства были истрачены не полностью, они возвращаются по приходно-кассовым ордерам (ПКО). Средства сверх обозначенной суммы выдаются на расходы по расходно-кассовым ордерам (РКО).

Для составления авансового отчета в компаниях используется унифицированная бухгалтерская форма АО-1. В 2013 году эта форма была упразднена, и теперь в учетной политике организации может быть закреплена иная форма для составления авансового отчета, однако на практике большинство компаний продолжают использовать форму АО-1, как наиболее удобную и отработанную годами. Ниже приведен пример заполнения формы АО-1.В авансовом отчете обязательно указывается сумма, полученная на расходы, произведенные затраты, остаток или перерасход средств. Отчет всегда подкрепляется документами, оправдывающими совершенные траты. В этом качестве могут выступить товарно-кассовые чеки, товарно-транспортные накладные, бланки строгой отчетности и другие документы, которые содержат подробную информацию о понесенных расходах. В этих документах обязательно должны быть указаны реквизиты продавца/поставщика услуги, расшифровка каждого наименования с ценами, итоговая сумма. Полный список приложений к авансовому отчету можно найти здесь.

Проверка и утверждение авансового отчета в бухгалтерии

После заполнения авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию для проверки его соответствия всем установленным требованиям, а также обоснованности понесенных трат. Затем отчет утверждается руководителем организации. Только после этого подотчетный сотрудник получает окончательный расчет средств.

Окончательный расчет с подотчетным лицом предполагает либо возврат средств в бюджет организации, либо компенсацию перерасхода сотруднику. Срок, в течение которого необходимо провести эти манипуляции, как правило, утверждается в приказе с подписью руководителя организации.

Срок хранения авансовых отчетов в организации

Документы, связанные с хозяйственной деятельностью организаций, могут быть налоговыми или бухгалтерскими. Налоговые необходимы для верного исчисления налогов и взносов в государственный бюджет. Бухгалтерские требуются для дополнения налоговых документов, а также при ведении учета кадров, контроля затрат и в иных аспектах деятельности компании.

Авансовый отчет относится к бухгалтерским документам организации — первичным документам, которые хранятся в соответствии со следующими действующими законодательными актами:

  • Ст. 23 Налогового Кодекса Российской Федерации
  • Ст. 283 Налогового Кодекса Российской Федерации
  • Ст. 29 Федерального закона №403 от 06.11.2011 года

В соответствии со статьей 23 НК РФ срок хранения авансовых отчетов подотчетных лиц должен составлять не менее 4 лет, а в соответствии со статьей 283 НК РФ – 10 лет. Статья 29 Федерального закона №403 требует сохранять первичную документацию не менее 5 лет от отчетного момента.

Таким образом минимальным периодом, в течение которого требуется сохранять отчетные документы, признан срок в 5 лет.

Квитанции, товарно-кассовые чеки, накладные и другие документы, подтверждающие обоснованность расходов на нужды организации и непосредственно влияющие на налогооблагаемую базу, хранятся в течение такого же периода – то есть минимум 5 лет. Однако, существуют определенные допущения, которые могут влиять на изменение срока хранения авансовых отчетов в архиве в соответствии со статьей 283 Налогового Кодекса Российской Федерации — период может быть увеличен до 10 лет.

Обрабатывать авансовые отчеты от создания до подписания, а также хранить всю первичную документацию можно электронно в специализированном бизнес-приложении Hamilton Авансовый отчет.

Действующие правила хранения авансовых отчетов в организации

Правила хранения бухгалтерских документов в соответствии с Федеральным законом №129 от 21 ноября 1996 года закрепляются в учетной политике организации.

В этом же законе закреплены обязанности и ответственность за хранение первичной бухгалтерской документации — вся первичка, регистры бухгалтерского учета и отчетности хранятся под личным контролем руководителя компании.

А вот условия хранения в Федеральном законе не прописаны. Определять их может сама компания, однако требования эти должны быть закреплены в её учетной политике и доведены до сведения ответственных лиц. Стандартной практикой является хранение авансовых отчетов в отдельной папке, куда подшиваются все документы подотчетных лиц. Подшиваться такие папки могут поквартально, за полугодие либо за год.

Новый список документов для авансового отчета в 2019 году

Какой новый список документов для авансового отчета в 2019 году? Какие документы изменились? Что прикладывать к отчету по итогам командировки? Если ли новый перечень в законе? Поясним, что именно изменилось.

Вводная информация об авансовом отчете

Срок сдачи авансового отчета – не позднее 3 рабочих дней со дня истечения срока, на который выданы деньги (п. 6.3 Указания N 3210-У).

Кассовые чеки

Кассовый чек, который выдают сотруднику при покупке, подтверждает, что тот оплатил покупку. Кроме того, из кассового чека проще всего понять, на что подотчетник потратил деньги компании. Минфин полагает необходимым прикладывать кассовые чеки к авансовому отчету (письмо от 31.05.2018 № 03-03-06/1/37141).

С 1 июля 2019 года чеки будут обязаны почти все продавцы. Так, допустим, онлайн-кассу обязаны будут использовать ИП на патенте, которые не нанимали сотрудников (Федеральный закон от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Это означает, что если подотчетник что-то купил у него, то чек должен быть. Ранее чека могло не быть, поскольку его не был обязан выдавать ИП-продавец.

Если же продавец и после 1 июля 2019 года откажется выдавать чек, то нужно взять у него квитанцию об оплате, в которой должны быть обязательные реквизиты, в том числе подпись (п. 2.1, 3 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Также обратите внимание, что с 1 июля 2018 года НА ВСЕХ чеках должен быть QR-код (Федеральный закон от 03.07.2018 № 192-ФЗ). “Старые” чеки уже, по сути, вне закона.

Электронные чеки

Электронный чек имеет такую же юридическую силу, что и обычный бумажный (п. 4 ст. 1.2, п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).

Скажите работникам, чтобы они называли адрес электронной почты компании, чтобы собирать все чеки в одном месте. Удобнее всего завести под них отдельный почтовый ящик. В авансовом отчете можно будет указать “электронный чек”.

БСО с 1 июля 2019 года

С 1 июля 2019 года типографские БСО станут запрещены. После этой даты бланки необходимо будет печатать только через онлайн-кассу в фискальном режиме (ст. 1.1, п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ, п. 8 ст. 7 Закона № 290-ФЗ). Фактически такой бланк будет мало отличаться от обычного онлайн-чека. Данные о нем так же автоматически попадут в ИФНС. Вывод: с 1 июля 2019 года от продавцов нужно требовать онлайн-чек или распечатанный на кассе БСО.

Сам электронный БСО в 2019 года внешне почти не отличается от электронного кассового чека.

Документы о проезде

Самолет

Чтобы подтвердить авиаперелет, понадобится не только сам билет, но и посадочный талон. Его выдают пассажиру при регистрации на рейс. В нем должна быть отметка о досмотре (письмо Минфина от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214). Это подтверждение того, что сотрудник действительно сел в самолет. Талон можно оформить в электронном виде (приказ Минтранса от 14.01.2019 № 7). Получить его можно, к примеру, на электронную почту или держать на смартфоне.

В таком случае – потребуйте от сотрудника распечатку талона. Иначе компания рискует потерять расходы, а у сотрудника удержат НДФЛ со стоимости билета.

Если сотрудник пользовался жд транспортом (поездом) по электронному билету, то он должен пройти электронную регистрацию. Отметка об этом будет в билете “Пройдена электронная регистрация”. Если отметки нет – расходы принимать нельзя.

Такси

Расходы на такси тоже подлежат документальному подтверждению. Но чаще всего поездку оформляют через приложение в телефоне. В таком случае нужен электронный чек. Его можно получить прямо через приложение.

Но налоговики считают, что нужна первичка с подписью (письмо Минфина от 12.09.2018 № 03-03-06/1/65357). Поэтому:

  • дополнительно к чеку работнику стоит попросить у водителя квитанцию с его подписью;
  • имейте в виду, что некоторые сервисы по заказу такси предлагают доставить подписанную квитанцию на адрес компании;
  • попросите сотрудника также распечатать из приложения маршрут поездки. Это позволит подтвердить ее производственную цел поездки.
Читать еще:  Положения в ооо какие должны быть

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Тема: Как правильно сшивать бухгалтерские документы

Опции темы

Как правильно сшивать бухгалтерские документы

У бухгалтеров постоянно возникает необходимость прошивать документы. Практически все документы прошиваются, это авансовые отчёты, накладные на списание материалов, касса, банк, накладные на поступившие товары, документы по реализации, счёт-фактуры, документы по заработной плате и многие другие.

Законом не предусмотрены точные инструкции и нормативные акты, которые бы поясняли, как правильно прошивать бухгалтерские документы.

Есть ряд требования различных инстанций, например, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно прочитать в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. Подшиваться документы должны в хронологическом порядке или, если это обосновано здравым смыслом, по какой-либо другой понятной системе — в алфавитном порядке или в порядке поступления в организацию. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (форматов А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или в свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов».

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и дату составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

На каждый прошитый комплект документов необходимо иметь опись. Опись не нумеруется и должна содержать следующие данные: наименование документа, дата составления описи, заголовок (возможно с аннотацией — для каких целей предназначен комплект документов), перечисление всех подшитых документов с указанием количества листов, фамилию, должность и подпись составителя описи.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229×324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

1. Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают три отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне. Отверстия делают симметрично по высоте листа. Расстояние между проколами обычно составляет 3 см, а располагаются они строго по вертикальному центру листа (реже используются два отверстия).

2. Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.

3. Концы нитки следует выпустить из центрального отверстия на обороте последнего листа и завязать их узлом. Оставлять необходимо около 5 — 6 см свободного конца.

4. Следует опечатать дело наклейкой из бумаги с надписью.

5. Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 — 6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны. Заверительная надпись подписывается после высыхания клея. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо.

6. Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

7. Обязанности по прошивке документов должны быть внесены в должностные инструкции соответствующих сотрудников.

Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

С 1 июля 2019 года действуют новые правила для подотчетных лиц и оформления подотчетных документов. Это связано с изменениями в формировании чеков ККТ — в них появились дополнительные реквизиты. Также вышли из оборота типографские формы бланков строгой отчетности.

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях. Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.

Читать еще:  Как оплатить отопление через сбербанк онлайн

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя. В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты. И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Порядок выдачи подотчетных сумм

В заявлении о выдаче денег под отчет прописывается следующая информация:

  • сумма и срок, на который она выдается

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

  • даты подписания заявления

Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2019 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики. И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

  • виза руководителя о согласовании выдачи

Если начиная с 2017 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа. Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму. То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Что изменил закон о применении ККТ

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм.

Пояснения по этому вопросу дает Письмо ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@: если выплаты производятся по договору ГПХ и при выдаче подотчетных средств, то кассовый чек пробивать не нужно.

Это же письмо поставило точку в другом вопросе. Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

В п. 2 Письма ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек. И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Таким образом, при осуществлении наличных расчетов в рамках расчетов с подотчетными лицами чек выставляет продавец-поставщик товарно-материальных ценностей или услуг. Встречный чек подотчетник не пробивает, поэтому фискальный чек в такой ситуации не формируется, информация в ФНС не передается.

Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.

Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:

  • Если в компании внедрен ЭДО

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.

  • Если в компании нет ЭДО

Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде. В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы.

На сегодняшний день все чеки, которые содержат QR-код, равно как и бланки строгой отчетности (БСО), в обязательном порядке должны быть выбиты поставщиками, продавцами на кассовой технике, подключенной к онлайн-кассам.

С 1 июля 2019 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».

Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?

В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ. Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

Если спустя месяц ситуация не разрешилась, то тогда спор рассматривает судебный орган либо по истечению срока работодатель признает эти деньги доходом сотрудников.

Изменения с 1 июля 2019 года

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

  • наименование покупателя (клиента);
  • ИНН покупателя (клиента);
  • сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
  • сумма акциза (если применимо);
  • регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Таким образом, с 1 июля 2019 года, когда подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как физлицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя. И это окажет существенное влияние на практику налогообложения.

Источники:

http://www.audit-it.ru/articles/account/assets/a15/349873.html
http://hamiltonapps.ru/hranenie-avansovyh-otchetov/
http://buhguru.com/kadrovaya-rabota/novyj-spisok-dokumentov-dlya-avansovogo-otcheta-v-2019-godu.html
http://glbyh.ru/showthread.php?t=18572
http://kontur.ru/articles/5627

Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов:

Adblock
detector