Как списать бензин в 1с 8.2

Учет и списание ГСМ в 1С 8.3 — пошаговая инструкция

Списание затрат на ГСМ в 1С 8.3 корректнее всего отражать требованием-накладной, а поступление — авансовым отчетом, в том числе и по топливным картам. Некорректно будет применять в данной ситуации «Операцию, введенную вручную». Вся загвоздка заключается в том, что в таком случае вы отразите одни лишь бухгалтерские проводки, упустив остальные, возможно нужные регистры.

Рассмотрим пошаговую инструкцию по учету и списанию топлива.

Поступление ГСМ

Перейдите в раздел «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчеты».

Создайте новый документ и укажите в шапке подотчетное лицо. В таблице товаров укажите ранее сознанную номенклатурную позицию. В нашем случае это «Бензин АИ-92». Очень важно правильно указать счет учета – 10.03 «Топливо».

При заполнении данного документа у вас не должно возникнуть никаких сложностей. После того, как вы указали все необходимые данные, проведите его.

В нашем примере мы использовали в качестве организации индивидуального предпринимателя на упрощенной системе налогообложения (доходы минус расходы). В связи с этим документ сформировал движения не только по бухгалтерскому и налоговому учету, но и по регистрам накопления «Прочие расчеты» и «Расходы при УСН».

Если бы вы отражали поступление ГСМ «Операцией, введенной вручную», то движения были бы только по одному регистру – бухгалтерскому. Делать это некорректно в связи с тем что, можно что-то не учесть в зависимости от выбранной системы налогообложения.

Списание бензина

Списание топлива правильнее всего отразить в 1С 8.3 документом «Требование-накладная». Причина та же, что и в предыдущем примере. Кроме того, намного удобнее работать с документами, чем непосредственно с записями в регистре.

В предыдущем примере мы отразили поступление 30 литров бензина АИ-92, которые теперь числятся за Абрамовым Геннадием Сергеевичем. Предположим, что нам необходимо списать 20 литров в связи с поездкой.

Учет списания ГСМ в 1С Бухгалтерия будет произведен требованием-накладной. Заполнение шапки данного документа практически ничем не отличается от предыдущего.

Далее, на вкладке «Материалы» укажем наш бензин АИ-92 в количестве 20 литров. Удобнее заполнять данную табличную часть при помощи кнопки «Подбор» в связи с тем, что таким образом вы сразу моете увидеть остатки той или иной номенклатурной позиции.

Так же при заполнении табличной части важно правильно указать счет учета (10.03, как в авансовом отчете).

Мы наполнили все данные и можем провести документ. На изображении ниже вы можете увидеть, что сформировались две проводки по списанию ГСМ на счет затрат.

Так как наша организация применяет упрощенную систему налогообложения доходы минус расходы, на вкладке «Расходы по УСН» будут сразу два движения. Первой строкой будет отражен расход денежных средств по приобретению ГСМ авансовым отчетом. Второй строкой – приход, отражающий списание ГСМ.

Отражайте учет ГСМ в 1С 8.3 правильно, тогда при закрытии месяца все подобные расходы будут учтены.

Смотрите также видео инструкцию по списанию материалов:

Учет ГСМ в «1С»: инструкция для бухгалтеров

При наличии большого количества транспортных средств, источников финансирования, разнообразных видов деятельности, а также агрегатов, расходующих горюче-смазочные материалы, перед учреждением стоит острая необходимость в автоматизации выписки путевых листов и корректного списания горюче смазочных материалов.

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2.0, для учета путевых листов на различные транспортные средства, рабочих листов для агрегатов, потребляющих ГСМ в соответствии с нормативами, разработана подсистема «Учет ГСМ».

Для того чтобы начать использовать возможности учета ГСМ в программе, необходимо перейти на пункт меню «Администрирование» – «Настройка параметров учета» – «Специализированные подсистемы». В данной вкладке необходимо проставить отметку в пункте «Учет горюче-смазочных материалов» для отражения документов данного направления.

Далее в пункте меню «Нормативно-справочная информация» можно заполнить следующие справочники:

• «Нормы для расчета расхода ГСМ для агрегатов» и «Нормы для расчета расхода ГСМ для транспортных средств»;
• «Поправочные коэффициенты в процентах» и «Поправочные значения для расчета норм расхода ГСМ»;
• «Маршруты движения транспортных средств».

Также заполняется регистр сведений «Настройки округления результата расчета нормативного расхода ГСМ», предназначенный для указания округления расхода дробной части и округления числа 1,5.

В пункте меню «Администрирования» по мере необходимости заполняются справочники по виду используемого ГСМ, лицензионных карточек, маршрутов автобусов и топливных карточек водителя.

Перед созданием путевого листа необходимо также заполнить данные о норме расхода транспортного средства в карточке основных средств. Для этого в карточке по кнопке перейти есть регистр сведений «Настройки норм расхода ГСМ для транспортных средств и агрегатов».

Журнал путевых листов и таксировки путевых листов расположен в пункте меню «Материальные запасы». В программе предусмотрено заполнение путевых листов разных видов в зависимости от транспортного средства. Рассмотрим оформление путевого листа легкового автомобиля (форма №3).

На вкладке «Общие сведения» заполняется информация о транспортном средстве, водителе, подразделении, сотруднике и организации, в распоряжении которого находится водитель. Лицензионная карточка заполняется в случае, если работа транспортного средства по путевому листу является лицензируемой деятельностью.

На вкладке «Выезд» предоставляются данные о времени выезда транспортного средства и показателях спидометра на начало дня. В нижней части путевого листа указываются ответственные за выезд.

Далее заполняется вкладка «Маршруты» с указанием маршрутов движения транспортного средства. После заполнения приведенных данных путевой лист сохраняется и выводится на печатную форму для предоставления водителю. Оставшиеся вкладки заполняются в программе после возвращения транспортного средства.

На вкладке «Маршруты» будет прописана дополнительная информация о времени выезда и возвращении транспорта, а также пройденном километраже. Во вкладке «Возвращение» указываются дата и время возвращения водителя, показания спидометра транспортного средства, а также ответственные за возращение. Информация о поступлении, расходе и остатках ГСМ заполняется на вкладке «Горючее» и по итогам дня результат работы водителя за смену в часах и пройденных километрах будет заполнено во вкладке «Результаты». При необходимости можно также заполнить вкладку «Прочее».

Для оформления списания ГСМ на основании путевого листа вводится документ «Таксировка путевых листов».

Основная информация о путевом листе, транспорте, водителе и показании спидометра при выезде будет уже заполнена во вкладке «Данные путевого листа». Для утверждения исходных данных на следующей вкладке необходимо выбрать кнопку заполнить для отражения маршрута движения транспортного средства в соответствии с путевым листом и норма расходов на 100 километров.

Расход нормативного расхода ГСМ используется следующий:

Результат = (0.01 * (Транспортная (базовая) норма расхода х Пробег + Норма расхода на транспортную работу) + Норма расхода на работу спецоборудования) х (1 + 0.01 х Поправочные коэффициенты) + Норма расхода на ездки самосвала + Норма расхода отопителей/кондиционеров, на прогрев и простой + (Пробег/Контрольное значение х Поправочные значения).

На вкладке «Расчет расхода ГСМ» предоставляется информация об остатках при выезде, поступлении и фактическом расходе ГСМ. Фактический расход ГСМ сравнивается с нормативным расходом, рассчитанным по формуле и выводятся данные об экономии/перерасходе.

Данные для отражения сумм в бухгалтерском учете прописываются на вкладке «Списание ГСМ» – здесь учитываются номенклатура материального запаса, единица измерения, КФО, счет учета, КПС, МОЛ, дебет счета и количество списываемого ГСМ.

После выбора типовой операции «Списание ГСМ по путевому листу» документ «Таксировка путевого листа» записывается и проводится, формируя вместе с тем проводки по списанию ГСМ.

Как списать бензин в 1с 8.2

Использован релиз 3.0.74

В программе “1С:Бухгалтерия 8” начиная с релиза 3.0.74 автоматизирован учет путевых листов и расходов на топливо для нетранспортных организаций, использующих легковые автомобили для служебных поездок:

• добавлен новый документ “Путевой лист”;
• добавлен новый вид операции “Топливо” к документу “Поступление (акт, накладная)”;
• в “План счетов” к субсчету 10.03 добавлены новые субсчета:
  • 10.03.1 “Топливо на складе” – на этот счет перенесены все движения, ранее отраженные на счете 10.03 “Топливо” (можно продолжить ведение учета топлива на счете 10.03.1 без использования документа “Путевые листы”);
  • 10.03.2 “Топливо в баке автомобиля” – предназначен для учета топлива по путевым листам, на этом счете можно вести учет топлива по каждому автомобилю по субконто “Транспортные средства”. Для начала учета топлива по путевым листам в программе необходимо отразить остаток топлива в баке по каждому автомобилю проводкой Дт 10.03.02 и Кт 10.03.01 (документ “Операция”).
• в “План счетов” добавлен счет 76.15 “Приобретение по топливным картам” (используется как вспомогательный для учета количества топлива без суммы);
• добавлен новый справочник “Транспортные средства”, в который добавляются данные по автомобилям, используемым для служебных поездок;
• в справочнике “Физические лица” у лиц, на которых будет оформляться путевой лист, следует указать данные водительского удостоверения по ссылке “Все документы”;
• для включения опции по учету путевых листов в программе должна быть установлена функциональность “Полная” или выборочная с установленным флажком “Путевые листы” на закладке “Запасы” (рис. 1):

Первоначальные настройки (рис. 1):

1. Раздел: Главное – Функциональность.
2. На закладке “Запасы” установите флажок “Путевые листы”.

Документ “Путевой лист” (рис. 2 – 4):

1. Раздел: Покупки – Путевые листы.
2. Кнопка “Создать” (рис. 2).

1. По ссылке “Счет затрат” можно изменить счет учета затрат на израсходованное топливо (рис. 3).
2. На закладке “Топливо” указывается количество литров топлива заправленного в бак автомобиля. В колонке “Документ” выберите вариант покупки топлива – “Топливная карта” или “Кассовый чек” и заполните необходимые данные (рис. 3).

1. На закладке “Маршрут” по кнопке “Добавить” заполните табличную часть – укажите точки отправления и прибытия по маршруту следования автомобиля, дату, время, показания одометра. Расстояние и расход топлива рассчитаются автоматически на основании показаний одометра и нормы расхода топлива в одноименном поле (рис. 4).
2. По кнопке “Печать” можно распечатать путевой лист по форме № 3 для легкового автомобиля или упрощенную форму путевого листа, а также авансовый отчет, если топливо приобреталось за наличные или по банковской карте (обратите внимание, что в этом случае нарушится сквозная нумерация авансовых отчетов, потребуется вручную поправить номер документа в печатной форме и номер следующего вновь создаваемого документа “Авансовый отчет”).
3. Кнопка “Провести и закрыть”.

По кнопке посмотрите результат проведения документа.

При оплате топлива топливной картой документ формирует проводки по дебету счета 10.03.2 только на количество заправленного в бак топлива. При оплате топлива подотчетными средствами (наличными или банковской картой) формируются проводки по дебету счета 10.03.2 на количество заправленного в бак топлива и сумму. На количество израсходованного топлива формируется проводка по кредиту счета 10.03.2 (на количество без суммы).

При получении от поставщика топлива первичных документов (накладной и счета-фактуры) на выбранное за период топливо, создается документ “Поступление (акт, накладная)” с видом операции “Топливо”, который формирует проводки по дебету счета 10.03.02 на общую сумму без количества.

Счет 76.15 “Приобретение по топливным картам” используется как вспомогательный.

При выполнении регламентной операции “Корректировка стоимости номенклатуры” в составе обработки “Закрытие месяца” формируется проводка по дебету счета затрат и кредиту счета 10.03.2 на сумму израсходованного топлива, рассчитанную по средней стоимости за месяц.

Учет ГСМ в 1С 8.3: пошаговая инструкция

От простой для отдельных компаний до комплексной автоматизации крупных холдингов.

Сдача регламентированной отчетности в соответствии с законодательством РФ.

Учреждения и организации, имеющие транспортные средства, вынуждены ежедневно покупать бензин, дизельное топливо и другие горюче-смазочные материалы. Наиболее распространенные способы приобретения ГСМ – за наличные или с оформлением авансового отчета, а также по топливным картам.

Рассмотрим, как эти способы учета ГСМ реализованы в «1С:Бухгалтерии 8.3».

Учет по картам

Система оплаты пластиковой топливной картой является наиболее удобной и выгодной формой расчетов за топливо. Организация заключает договор с поставщиком ГСМ на приобретение бензина с применением топливной карты, на которой хранится информация об установленных лимитах на количество и ассортимент нефтепродуктов и сопутствующих услуг, а также об объеме денежных средств, в пределах которого можно получить нефтепродукты и сопутствующие услуги.

Оприходование стоимости топливной карты (если она есть, так как в большинстве случаев карту используют бесплатно при условии ее возвращения) можно оформить как поступление услуги через меню «Покупки» – «Поступление (акты, накладные)» – создать поступление «Услуги (акт)»).

При этом саму топливную карту учитывают как бланк строгой отчетности на забалансовом счете 006 и отражают в учете с помощью ручной операции – меню «Операции» – «Операции, введенные вручную».

Обратите внимание, в случае изготовления топливной карты бесплатно, карта также отображаются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по условной цене – 1 карта = 1 рубль.

Поставщик топлива по окончании месяца предоставляет документы, отражающие количество литров, фактически приобретенных, что являться основанием для учета на счете 10.03.1 «Топливо» и оформляется через «Поступление товаров (накладная)», в меню «Покупки» – «Поступление (акты, накладные».

Создаем новый документ «Поступление товаров (накладная), заполняем организацию, поставщика, договор, склад и добавляем строки в табличную часть «Товары», используя кнопку «Добавить» или «Подбор». При создании номенклатуры обязательно указать тип номенклатуры – ГСМ.

Таким образом, мы оприходовали ГСМ от поставщика. Сформировалась проводка – Дт. 10.3 – Кт. 60.

Поступление ГСМ по авансовому отчету

Чтобы отразить самостоятельную покупку водителем бензина за наличность, выданную ему, оформляем авансовый отчет. При этом сначала необходимо оформить выдачу денежных средств подотчетному сотруднику. Выдача денег из кассы фиксируется документом «Выдача наличных» с видом операции «Выдача подотчетному лицу».

Теперь создадим сам «Авансовый отчет» через «Банк и касса» – «Авансовые отчеты».

С помощью кнопки «Создать» создаем новый документ, в котором заполняем первую закладку «Авансы»: фиксируем документ выдачи аванса (у нас «Выдача наличных»), а внизу – прикрепленных к отчету документов. Далее переходим к заполнению табличной части, в которой подбираем приобретенную номенклатуру (Бензин Аи-95), указав количество и цену.

Таким образом, мы оприходовали ГСМ через авансовый отчет. Его проводки – Дт. 10.3 – Кт. 71.01. Нажав кнопку «Печать» получаем печатную форму документа.

Списание ГСМ в 1С 8.3

Учет списания ГСМ в 1С производится согласно путевым листам. Эту информацию сверяют с отчетами, предоставленными самим подотчетным сотрудником и обобщающими данные путевых листов и чеков АЗС.

Списание бензина и других ГСМ оформляется одинаково документом «Требование-накладная», который находится в разделе «Склад».

В документе с помощью кнопки «Подбор» или «Добавить» указывается название ГСМ, объем и счет, на который будем его списывать. Последний, в свою очередь зависит от вида деятельности компании: например, если предприятие торговое, то счет списания – 44.01, производство (на основное производство) – 20, а общехозяйственные нужды – счет 26. Установка галочки «Счета затрат на закладке «Материалы», даст возможность указывать счета в одной строке с номенклатурой. Иначе они будут заполняться на отдельной закладке.

При проведении требования-накладной стоимость бензина, списываемого на затраты, учитывается по средней стоимости.

Этот же документ также можно сформировать на основании авансового отчета. Для этого, открыв сам отчет или весь журнал «Авансовые отчеты», нажать кнопку «Создать на основании» и выбрать искомый документ.

Если у вас остались вопросы по списанию ГМС, обратитесь к нашим специалистам за консультацией по программе 1С 8.3, мы с радостью вам поможем.

Настройка субконто счета 10.03.1 «Топливо»

В нашем примере используется один склад для оприходования топлива. Если у вас несколько транспортных средств, то можно создать свой склад на каждый автомобиль и учитывать остатки и обороты по каждой единице транспорта.

Для того чтобы учет на счете 10.03.1 велся в разрезе складов, посмотрим настройку счета в плане счетов. Откроем счет 10.03.1 – «Топливо». Здесь состав видов субконто определяется настройкой плана счетов «Учет запасов». Установив галочку «Учет запасов ведется по местам хранения», мы получаем дополнительное субконто в виде складов, учет на которых может вестись как в количественном, так и количественно-суммовом выражении.

Для примера перепроведем наши созданные документы, изменив «Основной склад» на склад «Автомобиль». После этих изменений в проводках отобразился «Склад», и при формировании оборотно-сальдовой ведомости появилась возможность добавить субконто «Склады».

Как видим, в ОСВ выделился условный склад «Автомобиль».

Ранее приобретаемое топливо отражено в ОСВ без указания склада – «…». Если у вас регулярно возникают вопросы по работе с программой, обратитесь к нашим специалистам. Мы с радостью проконсультируем вас, а также подберем для вас оптимальную стоимость часа доработки 1С или тариф на сопровождение, ориентируясь на ваши индивидуальные задачи.

Учет ГСМ в 1С Бухгалтерии 8.3 — пошаговая инструкция

Часто бухгалтеры допускают ошибку, списывая в 1С 8.3 ГСМ операцией, введенной вручную. Это не совсем правильно. Расскажу, почему. Дело в том, что при ручном вводе проводок затрагиваются только бухгалтерские счета из плана счетов («Регистры бухгалтерии»). А на самом деле этого зачастую недостаточно, так как при оприходовании ГСМ могут участвовать и другие регистры учета.

Рассмотрим на примере поступление топлива путем оформления авансового отчета, а затем пошаговую инструкцию по списанию ГСМ в 1С Бухгалтерия 8.3.

Поступление ГСМ с помощью Авансового отчета

Создадим новый документ авансовый отчет (меню «Банк и касса» – «Авансовые отчеты»):

Не забудьте установить счет учета 10.03 (Топливо). Проведем документ и посмотрим, какие проводки по ГСМ сформировались.

Нажимаем на кнопку :

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Как видим, кроме бухгалтерской проводки сформировались еще движения по двум регистрам. При ручном вводе проводки списания мы спишем только ГСМ с 10.03 счета — Топливо, а другие регистры не затронем. В дальнейшем это может привести к ошибкам в учете и неправильному формированию отчетности.

Правильно оформлять списание топлива документом «Требование — накладная«.

Списание бензина в 1С документом «Требование – накладная»

Итак, топливо на счете 10.03, аналитика «Основной склад», в количестве 20 литров у нас есть. Теперь по отчету водителя и с учетом нормативов нам нужно их списать.

Создадим новый документ «Требование – накладная». Заходим в меню «Производство», далее в разделе «Выпуск продукции» выбираем «Требования – накладные». В окне со списком документов нажимаем кнопку «Создать».

В шапке документа заполняем реквизиты «Организация» и «Склад».

В табличной части на закладке «Материалы» добавляем наш «Бензин АИ-95» и указываем количество и при необходимости правильный счет учета (10.03):

Вот, собственно, документ и готов. Нажимаем «Провести» и смотрим проводки:

Как видим, кроме бухгалтерской проводки формируются еще движения по регистру «Расходы при УСН» (как и в авансовом отчете). В ручной операции этого сделать нельзя.

При закрытии месяца данные затраты распределятся на финансовый результат согласно учетной политики организации.

Смотрите наше видео про учет ГСМ в 1С на примере бензина:

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Источники:

http://1s83.info/obuchenie/1s-buhgalteriya/uchet-i-spisanie-gsm-v-1s.html
http://www.klerk.ru/buh/articles/474132/
http://its.1c.ru/db/content/answers1c/src/%E1%EF30/%EE%F4%EE%F0%EC%EB%E5%ED%E8%E5%20%EF%E5%F0%E2%E8%F7%ED%FB%F5%20%E4%EE%EA%F3%EC%E5%ED%F2%EE%E2/%E1%EF30_191118_%E1%EF%F3%F2%E5%E2%EE%E9%EB%E8%F1%F2.htm
http://wiseadvice-it.ru/o-kompanii/blog/articles/uchet-gsm-v-1s-8-3-poshagovaya-instrukciya/
http://programmist1s.ru/uchet-gsm-v-1s-buhgalterii-8-3/