1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Содержание

Срок хранения должностных инструкций после замены новыми

Сколько хранить кадровые документы: новые сроки с 2020 года

Что изменилось

Обязательные сроки хранения кадровых документов в организации с 18.02.2020 регламентирует п. 8 «Кадровое обеспечение» раздела II упомянутого приказа Росархива. Он включает следующие группы документов:

  • пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
  • пункт 8.2 – противодействие коррупции;
  • пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
  • пункт 8.4 – награждение.

Вот для каких документов по кадрам увеличили срок хранения с 2020 года. Например:

  • график отпусков – 3 года, а не год;
  • книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков – 5 лет вместо трех.

А вот по каким документам уменьшили срок хранения с 2020 года:

  • документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
  • заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;
  • документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;
  • книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.

Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:

  • если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
  • если после – 50 лет.

Обычно это трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы хранят 75 лет.

А вот для каких документов установили специальный срок хранения (раньше не было):

  • уведомления, предупреждения работников – 3 года;
  • заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1год;
  • журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Далее вся основная номенклатура кадровых документов с соответствующими сроками хранения представлена в таблицах. Поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.

Правила и сроки хранения должностных инструкций сотрудников

Должностная инструкция – это локальный внутренний акт предприятия, четко определяющий функциональные обязанности работника, его права и ответственность, а также предназначение должности.

Законодательная база

Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:

  1. Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
  2. Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
  3. Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
  4. Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
  5. Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
  6. О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
  7. В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №4412-6 от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.

Сколько должно быть экземпляров

Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию:

  1. Выделяются существующие должности на предприятии, так как для каждой из них согласно особенностям, выполняемых функций, составляется свой документ.
  2. Заключение порядка о разработке должностной инструкции в отдельном Положении.
  3. Принятие решения о ее создании, к примеру, отдельным распоряжением руководителя.
  4. Формируется группа специалистов для ее разработки, обычно в не включены – юристы, мастера цехов, бухгалтера.
  5. Определяется структура и содержание инструктажа.
  6. Согласовывается, дорабатывается, определяется форма бланка.
  7. Подписывается, утверждается и регистрируется.
  8. Ознакомление работников с прочитанным под роспись – автограф доступно ставить на документе или на специальном ознакомительном листе.

При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается.

В большинстве случаев оригинал документа существует один, но такая инструкция, это своего рода руководство в связи, с чем работникам выделяется на руки ее утвержденная и завизированная копия с целью нахождения ее на рабочем месте.

Однако существуют предприятия, где значение должностной инструкции является огромным, в результате чего создается трии экземпляра – для работника, отдела кадров и архивирования.

Варианты хранения документации

Согласно законодательству инструкции по персоналу должны храниться по месту составления и утверждения, то есть на предприятии. При этом обусловленное место для хранения руководитель вправе избирать самостоятельно, так как особых требований к этому пункту нет.

Кроме этого хранение должностных инструкций может осуществляться архивом или фирмами, оказывающими услуги по хранению документации.

С целью определение обязательного места для хранения руководитель вправе издать приказ, но это не обязательно.

Кроме этого нет строгих требований относительно регистрации документа, так как необходимость применения подобного этапа вправе определять работодатель самостоятельно.

Данный документ доступно хранить:

  • как самостоятельный локальный акт отдельно от прочей документации;
  • в совокупности с трудовыми соглашениями в качестве их неотъемлемой части.

При этом не стоит забывать о безупречной сохранности конфиденциальных данных.

Обязательные периоды в итоге замены новой редакцией

Законодательством определено два вида инструкции, чтобы уточнить хранение каждого из них:

Постоянному хранению подлежат типовые и унифицированные документы, разработанные, к примеру, отраслевыми структурами;

В течение 75 лет сохраняются индивидуальные должностные инструкции научных работников и работающих во вредных/опасных и тяжелых условиях, а также приравненных к ним;

Все остальные должны храниться на предприятии до прекращения его существования.

Иногда должностная инструкция нуждается в обновлении, при этом стоит понимать, что регулирующий права и обязанности документ может работать годами, не целесообразно его заменять ежегодно.

Замена может понадобиться, если:

  • сменилось наименование организации;
  • сменилось руководство;
  • произошла реорганизация;
  • произошла замена фамилии работника, к которому имеет отношение существующий вид документа;
  • при внесении изменений в сам документ, к примеру, в связи с установкой нового оборудования;
  • при изменении названия должности.

Замена документа на новую версию происходит по приказу руководителя.

В случае замены устаревшего шаблона должностной инструкции на новую редакцию, ее ранее дополнительно хранили 3 года, отсчитываемые с момента замены, но с 2013 года после некоторых изменений в правилах хранения и уничтожения документов до 5 лет.

То есть, старый документ, получивший обновление следует сохранять еще 5 лет с момента издания нового образца, новый в свою очередь храниться согласно общепринятым требованиям с учетом его вида – 75 лет или на постоянной основе.

Читать еще:  Должностная инструкция санитарки бактериологической лаборатории

В случае формирования документа, как обязательное приложение трудового договора, его хранят совместно с основным документом о сотрудничестве 75 лет, об этом сказано в п. 657 приказа № 558.

Заключение

Таким образом, должностная инструкция:

  1. Не подпадает под строгую регламентацию закона, как в момент ее создания и формирования количества экземпляров, так и относительно правил ее хранения.
  2. Но при этом выделяются основные моменты относительно способов хранения, которые вправе выбрать работодатель.
  3. Относительно срока хранения с учетом ее вида или способа формирования – самостоятельный документ или в качестве приложения к договору.

Срок хранения должностной инструкции после замены новой

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников

Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п. 77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

Вместе с тем ДИ могут передаваться на хранение и в иные организации, например:

  • в архивы;
  • фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д.

Обратите внимание! Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным. Также необязательно производить и регистрацию ДИ. Законодательством определено, что порядок оформления и утверждения таких документов полностью передан в сферу компетенции работодателя (ст. 8 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Найти и рекомендации, и шаблоны для составления отдельных видов ДИ можно в других материалах нашего сайта, например в статьях Должностная инструкция главного бухгалтера ООО (образец) 2019 или Должностная инструкция генерального директора ООО — образец 2019.

ДИ, являющиеся неотъемлемой частью трудового договора, хранятся вместе с ним. Утвержденные как самостоятельный документ ДИ могут храниться отдельно от соответствующих трудовых договоров.

При этом должны быть соблюдены требования по обеспечению безопасности хранения персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ).

Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой

В целях регламентации сроков хранения ДИ выделяются 2 вида таких документов:

  • типовые и унифицированные ДИ, разрабатываемые, например, отраслевыми ведомствами, — подлежат постоянному хранению;
  • индивидуальные ДИ — хранятся в течение 75 лет.

При этом устаревшая ДИ, замененная новой редакцией, должна храниться еще в течение 3 лет с момента ее замены.

Вывод! Таким образом, потерявшая свою актуальность ДИ может быть утилизирована через 3 года после ее замены. К вновь введенной ДИ применяются правила о хранении в течение 75 лет или постоянном хранении — для индивидуальных и типовых ДИ соответственно.

Также отметим, что ДИ, являющаяся частью трудового договора, подлежит хранению вместе с ним в течение 75 лет (п. 657 приказа № 558), ДИ — самостоятельный документ подлежит хранению в течение 75 лет, т. к. является индивидуальной.

Важно! Должностные лица, нарушающие установленные правила хранения кадровой документации, могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Итак, должностные инструкции могут храниться как по месту их разработки и утверждения, так и в иных организациях. При этом типовые ДИ подлежат хранению на постоянной основе, индивидуальные ДИ — в течение 75 лет, а ДИ, которые были заменены их актуальными версиями, — в течение 3 лет с момента осуществления замены.

Многие отчетные документы, даже те, которые не часто требуются для работы, по закону следует хранить 3 года, а некоторые по несколько десятков лет.

В 2000 году был утвержден «Перечень типовых управленческих документов», образующихся в деятельности организаций, с указанием срока их хранения. Так, в соответствии со ст. 17 закона «О бухгалтерском учете» предприятие обязано хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Ответственность за хранение этих документов несет руководитель компании. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Налоговое законодательство указывает на то, что в течение 4 лет налогоплательщик обязан сохранять данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, а также документы, подтверждающие полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и удержанные налоги.

Кроме того, необходимо обратить внимание на кадровые документы. Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие, связанные с личным составом организации, хранятся не менее 75 лет после наступления события, которое они оформляют. Поэтому, например, приказ об увольнении надо хранить 75 лет именно с момента увольнения.

Исключение здесь составят лишь приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Они хранятся всего 5 лет. Также положено хранить трудовые договоры и личные карточки и дела работников. А личные дела руководителей хранятся и вовсе постоянно. Также постоянно положено хранить договор, фиксирующий права и обязанности руководителя организации. Обратите внимание, что документы, полученные от кандидатов, не принятых по каким-либо причинам на работу, все равно надо хранить на протяжении года. Постоянный срок хранения установлен и для штатного расписания, должностных инструкций и изменений.

Правила внутреннего распорядка и графики отпусков положено хранить даже после замены их новыми в течение года. Другие правила и инструкции (в том числе и проекты), разрабатываемые работодателем, должны храниться на протяжении 3 лет после их замены. Причем в данном случае 3 года считают с момента утверждения документа.

Есть свои правила и для ликвидируемых предприятий. Налоговые органы вправе запросить у должностного лица документы, притом с живой печатью. Поэтому, до тех пор, пока на федеральном уровне не разработано методики учета, хранения и уничтожения печатей, важно помнить, что срок ее хранения не менее пяти лет.

Общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества обязаны хранить:

— учредительные документы, а также внесенные в учредительные документы общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;

— протоколы собрания учредителей, содержащие решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества;

— документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;

— документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

— внутренние документы общества;

— положения о филиалах и представительствах общества;

— документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;

— протоколы общих собраний участников общества;

— списки аффилированных лиц общества;

— заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

Место хранения документов организация определяет самостоятельно. Как правило, это специальные помещения либо закрывающиеся шкафы в бухгалтерии. Сохранность бумаг, их оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер, по иным документам ответственность наступает, в том числе и у руководителя организации.

Организация собственного хранилища документов требует значительных затрат на закупку специального оборудования, наем дополнительного персонала (архивариусов), аренду площадей под архивы, обеспечение безопасности. Поэтому, архивы можно передавать на хранение как частным, так и государственным нотариусам по описи. При этом один экземпляр списка остается у нотариуса, другой экземпляр выдается лицу, сдавшему документы на хранение.

Читать еще:  Специалист по сертификации должностная инструкция

Нотариус может принять документы и без описи, если они упакованы надлежащим образом (упаковка скрепляется печатью нотариуса, подписывается им и лицом, сдавшим документы). В таких случаях нотариус несет ответственность за сохранность упаковки. Сдавшему документы на хранение выдается свидетельство. Возвращение принятых на хранение документов производится по предъявлении свидетельства и описи либо по решению суда.

Однако наиболее распространенный и выгодный это третий вариант, вариант хранения документов в организации, осуществляющей такой вид деятельности, как архив. При этом заключается гражданско-правовой договор. Ответственность по хранению документов возлагается на сотрудников архива. Если у вас есть дополнительные вопросы, вы можете обратиться в нашу компанию…

Должностная инструкция – это локальный внутренний акт предприятия, четко определяющий функциональные обязанности работника, его права и ответственность, а также предназначение должности.

Законодательная база

Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:

  1. Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
  2. Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
  3. Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
  4. Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
  5. Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
  6. О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
  7. В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №4412-6 от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.

Сколько должно быть экземпляров

Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию:

  1. Выделяются существующие должности на предприятии, так как для каждой из них согласно особенностям, выполняемых функций, составляется свой документ.
  2. Заключение порядка о разработке должностной инструкции в отдельном Положении.
  3. Принятие решения о ее создании, к примеру, отдельным распоряжением руководителя.
  4. Формируется группа специалистов для ее разработки, обычно в не включены – юристы, мастера цехов, бухгалтера.
  5. Определяется структура и содержание инструктажа.
  6. Согласовывается, дорабатывается, определяется форма бланка.
  7. Подписывается, утверждается и регистрируется.
  8. Ознакомление работников с прочитанным под роспись – автограф доступно ставить на документе или на специальном ознакомительном листе.

При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается.

В большинстве случаев оригинал документа существует один, но такая инструкция, это своего рода руководство в связи, с чем работникам выделяется на руки ее утвержденная и завизированная копия с целью нахождения ее на рабочем месте.

Срок хранения должностных инструкций сотрудников: где и сколько, после замены новой

Срок хранения должностной инструкции после замены новой

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников

Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п. 77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

Вместе с тем ДИ могут передаваться на хранение и в иные организации, например:

  • в архивы;
  • фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д.

Обратите внимание! Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным. Также необязательно производить и регистрацию ДИ. Законодательством определено, что порядок оформления и утверждения таких документов полностью передан в сферу компетенции работодателя (ст. 8 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Найти и рекомендации, и шаблоны для составления отдельных видов ДИ можно в других материалах нашего сайта, например в статьях Должностная инструкция главного бухгалтера ООО (образец) 2020 или Должностная инструкция генерального директора ООО — образец 2020.

ДИ, являющиеся неотъемлемой частью трудового договора, хранятся вместе с ним. Утвержденные как самостоятельный документ ДИ могут храниться отдельно от соответствующих трудовых договоров.

При этом должны быть соблюдены требования по обеспечению безопасности хранения персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ).

Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой

В целях регламентации сроков хранения ДИ выделяются 2 вида таких документов:

  • типовые и унифицированные ДИ, разрабатываемые, например, отраслевыми ведомствами, — подлежат постоянному хранению;
  • индивидуальные ДИ — хранятся в течение 75 лет.

При этом устаревшая ДИ, замененная новой редакцией, должна храниться еще в течение 3 лет с момента ее замены.

Вывод! Таким образом, потерявшая свою актуальность ДИ может быть утилизирована через 3 года после ее замены. К вновь введенной ДИ применяются правила о хранении в течение 75 лет или постоянном хранении — для индивидуальных и типовых ДИ соответственно.

Также отметим, что ДИ, являющаяся частью трудового договора, подлежит хранению вместе с ним в течение 75 лет (п. 657 приказа № 558), ДИ — самостоятельный документ подлежит хранению в течение 75 лет, т. к. является индивидуальной.

Важно! Должностные лица, нарушающие установленные правила хранения кадровой документации, могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Итак, должностные инструкции могут храниться как по месту их разработки и утверждения, так и в иных организациях. При этом типовые ДИ подлежат хранению на постоянной основе, индивидуальные ДИ — в течение 75 лет, а ДИ, которые были заменены их актуальными версиями, — в течение 3 лет с момента осуществления замены.

Многие отчетные документы, даже те, которые не часто требуются для работы, по закону следует хранить 3 года, а некоторые по несколько десятков лет.

В 2000 году был утвержден «Перечень типовых управленческих документов», образующихся в деятельности организаций, с указанием срока их хранения. Так, в соответствии со ст. 17 закона «О бухгалтерском учете» предприятие обязано хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Ответственность за хранение этих документов несет руководитель компании. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Налоговое законодательство указывает на то, что в течение 4 лет налогоплательщик обязан сохранять данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, а также документы, подтверждающие полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и удержанные налоги.

Кроме того, необходимо обратить внимание на кадровые документы. Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие, связанные с личным составом организации, хранятся не менее 75 лет после наступления события, которое они оформляют. Поэтому, например, приказ об увольнении надо хранить 75 лет именно с момента увольнения.

Исключение здесь составят лишь приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Они хранятся всего 5 лет. Также положено хранить трудовые договоры и личные карточки и дела работников. А личные дела руководителей хранятся и вовсе постоянно. Также постоянно положено хранить договор, фиксирующий права и обязанности руководителя организации. Обратите внимание, что документы, полученные от кандидатов, не принятых по каким-либо причинам на работу, все равно надо хранить на протяжении года. Постоянный срок хранения установлен и для штатного расписания, должностных инструкций и изменений.

Читать еще:  Перевод на другую должность оформление

Правила внутреннего распорядка и графики отпусков положено хранить даже после замены их новыми в течение года. Другие правила и инструкции (в том числе и проекты), разрабатываемые работодателем, должны храниться на протяжении 3 лет после их замены. Причем в данном случае 3 года считают с момента утверждения документа.

Есть свои правила и для ликвидируемых предприятий. Налоговые органы вправе запросить у должностного лица документы, притом с живой печатью. Поэтому, до тех пор, пока на федеральном уровне не разработано методики учета, хранения и уничтожения печатей, важно помнить, что срок ее хранения не менее пяти лет.

Общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества обязаны хранить:

— учредительные документы, а также внесенные в учредительные документы общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;

— протоколы собрания учредителей, содержащие решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества;

— документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;

— документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

— внутренние документы общества;

— положения о филиалах и представительствах общества;

— документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;

— протоколы общих собраний участников общества;

— списки аффилированных лиц общества;

— заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

Место хранения документов организация определяет самостоятельно. Как правило, это специальные помещения либо закрывающиеся шкафы в бухгалтерии. Сохранность бумаг, их оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер, по иным документам ответственность наступает, в том числе и у руководителя организации.

Организация собственного хранилища документов требует значительных затрат на закупку специального оборудования, наем дополнительного персонала (архивариусов), аренду площадей под архивы, обеспечение безопасности. Поэтому, архивы можно передавать на хранение как частным, так и государственным нотариусам по описи. При этом один экземпляр списка остается у нотариуса, другой экземпляр выдается лицу, сдавшему документы на хранение.

Нотариус может принять документы и без описи, если они упакованы надлежащим образом (упаковка скрепляется печатью нотариуса, подписывается им и лицом, сдавшим документы). В таких случаях нотариус несет ответственность за сохранность упаковки. Сдавшему документы на хранение выдается свидетельство. Возвращение принятых на хранение документов производится по предъявлении свидетельства и описи либо по решению суда.

Однако наиболее распространенный и выгодный это третий вариант, вариант хранения документов в организации, осуществляющей такой вид деятельности, как архив. При этом заключается гражданско-правовой договор. Ответственность по хранению документов возлагается на сотрудников архива. Если у вас есть дополнительные вопросы, вы можете обратиться в нашу компанию…

Должностная инструкция – это локальный внутренний акт предприятия, четко определяющий функциональные обязанности работника, его права и ответственность, а также предназначение должности.

Законодательная база

Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:

  1. Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
  2. Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
  3. Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
  4. Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
  5. Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
  6. О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
  7. В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №4412-6 от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.

Сколько должно быть экземпляров

Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию:

  1. Выделяются существующие должности на предприятии, так как для каждой из них согласно особенностям, выполняемых функций, составляется свой документ.
  2. Заключение порядка о разработке должностной инструкции в отдельном Положении.
  3. Принятие решения о ее создании, к примеру, отдельным распоряжением руководителя.
  4. Формируется группа специалистов для ее разработки, обычно в не включены – юристы, мастера цехов, бухгалтера.
  5. Определяется структура и содержание инструктажа.
  6. Согласовывается, дорабатывается, определяется форма бланка.
  7. Подписывается, утверждается и регистрируется.
  8. Ознакомление работников с прочитанным под роспись – автограф доступно ставить на документе или на специальном ознакомительном листе.

При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается.

В большинстве случаев оригинал документа существует один, но такая инструкция, это своего рода руководство в связи, с чем работникам выделяется на руки ее утвержденная и завизированная копия с целью нахождения ее на рабочем месте.

Срок хранения должностных инструкций сотрудников

Срок хранения должностных инструкций после замены новыми

Об изменении сроков хранения должностных инструкций (положений, инструкций о правах и обязанностях должностных лиц) Об изменении сроков хранения должностных инструкций (положений, инструкций о правах и обязанностях должностных лиц) Каждому техническому специалисту: строителю, проектировщику, энергетику, специалисту в области охраны труда. Дома, в офисе, в поездке: ваша надежная правовая поддержка, всегда и везде. Каждому техническому специалисту: строителю, проектировщику, энергетику, специалисту в области охраны труда. Дома, в офисе, в поездке: ваша надежная правовая поддержка, всегда и везде.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, существует ли срок хранения для должностной инструкции, если да, то чем он регламентируется? В соответствии с этим перечнем сроки хранения документов будут следующие: Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (типовые): а) по месту разработки и/или утверждения – постоянно, б) в других организациях – 3 года в) индивидуальные должностные инструкции — 75 лет.

  • Вопрос Какие сроки хранения локальных нормативных актов нео(35 kB)
  • Приказ Минкультуры России от 25_08_2010 N 558 (ред_ от 16_02(14 kB)

подскажите, пожалуйста, сколько хранятся приказы на предоставление выходных дней работнику как донору?

✒ Сроки хранения архивных документов определены, в частности, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности….

Подъем государственного флага РФ Вопрос Добрый день. Нужна информация о том по каким дня вывешивают государственные флаги РФ.

Желательно в виде табличке. ✒ Законодательством не установлены конкретные даты, в которые вывешивается государственный флаг….
Оформление книги учета движения трудовых книжек Как правильно оформить книгу учета движения трудовых книжек?

Следует ли производить нумерацию листов или страниц? Кто….
Перевод земель промышленности в другую категорию Земельный участок находится в собственности РФ (Московская область).

-Журнал регистрации инструктажных мероприятий; образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков

Правила и сроки хранения должностных инструкций сотрудников

657 приказа № 558. Таким образом, должностная инструкция:

Источники:

http://buhguru.com/kadrovaya-rabota/skolko-hranit-kadrovye-dokumenty-novye-sroki-s-2020-goda.html
http://znaybiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dolzhnostnye-instrukcii/srok-hraneniya.html
http://lawsexp.com/juridicheskie-sovety/srok-hranenija-dolzhnostnoj-instrukcii-posle.html
http://bizneskontent.ru/kadry/instruktsii/srok-hraneniya-dolzhnostnyh-instruktsij-sotrudnikov-gde-i-skolko-posle-zameny-novoj
http://isf-consultant.space/srok-hranenija-dolzhnostnyh-instrukcij-sotrudnikov-48416/

Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов:
Adblock
detector