Приведение в соответствие должности с штатным расписанием

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Штатное расписание нужно для учета структуры компании, ее численности и состава. В нем фиксируют должности, специальности, профессии сотрудников, указание их квалификаций. Когда требуется внести изменение в штатное расписание (ШР), издают приказ. Подписанный приказ хранят в отдельной папке.

Внесение изменений могут предложить не только высшее руководство, но и руководители отделов. Для этого составляется служебная записка. На основании такой записки подготавливают приказ.

Какое изменение придется зафиксировать в ШР:

появилась новая должность, добавилось новое структурное подразделение;
изменили название должности, переименовали отдел;
изменяется тарифная ставка, оклад (меняется заработная плата сотрудников);
ликвидируют отделы и вакантные позиции;
проводят сокращение штата, численности.

Рассмотрим подробно каждый из этих случаев.

В штатное расписание вводятся новые штатные единицы

Если в документ необходимо ввести новую специальность, должность, структурное подразделение, работодатель издает соответствующий приказ, отражающий это изменение. Унифицированной формы для такого распоряжения не предусмотрено.

Приказ оформляют в соответствии с общими правилами:

в шапке документа указывают наименование предприятия;
ниже прописывают: Приказ №, проставляют соответствующий номер;
слева указывают населенный пункт, справа — ставят дату, когда приказ выпущен;
указывают каждое изменение, должна быть указана причина, по которой проводится корректива;
указывают предложения по решению описанных вопросов;
закрепляют ответственных за исполнение приказа;
при необходимости указывают тех, кто должен быть ознакомлен с документом (например бухгалтер);
подпись составившего и ее расшифровка.

Когда в штат вводится новая единица, пример приказа об изменении штатного расписания будет выглядеть так:

В приказе указывают название структурного подразделения, название позиции, количество ставок, тарифную ставку или оклад. Обратите внимание на образец приказа об изменении штатного расписания: дата введения должности не совпадает с датой издания распоряжения. Такая ситуация возможна, когда функционирование должности предполагается с определенного времени, после даты выпуска приказа.

Переименование должности

Изменение названия должности должно быть обоснованным. Не красоты ради, а, к примеру, для приведения наименования должности в соответствие с выполняемой сотрудником нагрузкой. Это можно сформулировать, как изменение условий труда. Если планируют переименовать должность продавца-кассира в менеджера торгового зала, потребуется внесение изменений в штатный акт.

Если место вакантно, изменение обосновывать не нужно. Если занято — соблюдают ряд требований. Сотрудника нужно уведомить о планируемых изменениях не позже чем за два месяца до того, как изменение вступит в силу. Для работника меняются существенные условия трудового договора, поэтому директору нужно получить его согласие. Далее действуют, исходя из ситуации согласия или несогласия.

Начинают оформление документов: подготавливают дополнительное соглашение к договору. Издают приказ о переименовании должности и соответствующем изменении в штатном расписании.

На основании распоряжения в трудовую книжку работника вносится запись о переименовании специальности.

Работник не согласен

Работодатель предлагает другую работу.

Если подходящей работы нет, если сотрудник не соглашается работать на другой подобранной для него должности и отказывается работать на имеющейся должности, трудовой договор с ним расторгается на основании ст. 74 ТК РФ , пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ

Приказ об изменении штатного расписания можно оформить так:

Изменение оклада

Если работодателю нужно оформить изменение окладов, ему придется внести изменение в штатное расписание.

Положение о зарплате является существенным условием трудового договора. Поэтому новая информация вносится в договор с соблюдением порядка, установленного статьей 74 ТК РФ. Законодательство обязывает уведомить об этом сотрудников письменно за два месяца до того, как изменение вступит в силу.

Как правило, проблем не возникает, если размер увеличивается в большую сторону. В этом случае сторонами подписывается дополнительное соглашение к контракту.

Если же предлагаемый оклад оказался ниже и сотрудник отказывается трудиться на таких условиях, директору следует письменно предложить ему другую имеющуюся вакантную должность. Она должна соответствовать квалификации трудящегося. Если вакансия отсутствует или работник отказался от всех предложений работодателя, контракт с ним прекращается согласно ст. 74 ТК РФ, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Вывод вакантных должностей

Для исключения штатных единиц создают приказ, в котором указывают:

дату, с которой данное изменение вступает в силу;
название должностей, которые исключаются;
количество штатных единиц, которые исключают.

Вакантные позиции не заняты, поэтому убрать их можно без согласования с кем-либо.

Приказ на исключение вакантных должностей, образец

Сокращение штата

Для проведение такой процедуры потребуется:

Уведомить работников о грядущем сокращении как минимум за 2 месяца. Не забыть предложить им вакантные позиции, если такое возможно.
Если в штатном расписании есть вакантные единицы, подготовить приказ об их исключении.
Подготовить приказ об исключении (сокращении) занятых штатных единиц.

В приказе нужно обосновать необходимость сокращения. Это может быть из-за оптимизации расходов или затруднительного финансового положения. В приказ включают все должности, подпадающие под сокращение. Назначают человека, ответственного за процесс, и закрепляют это в приказе.

Приказ на сокращение штата, образец

Случаев, в которых потребуется составлять приказ о введении изменений в ШР, не так много. Основное их различие будет в тексте приказа. Оформление самого бланка, стилистика будут общими во всех вариантах.

Приведение в соответствие должности с штатным расписанием

В январе мы направили нашему учредителю на утверждение штатное расписание, в котором изменились наименования некоторых должностей.
Расписание учредитель утвердил только на прошлой неделе (вернее сказать, вернул нам на прошлой неделе, хотя в самом штатном датой составления и согласования стоит 09.01.2017).

Читать еще: Выдается ли должностная инструкция на руки работнику

С какого числа следует переименовывать должности? Можно начать это делать сейчас, несмотря на то, что в штатном расписании указано, что оно от 09.01.2017?

С какого числа следует переименовывать должности? Можно начать это делать сейчас, несмотря на то, что в штатном расписании указано, что оно от 09.01.2017?
должности вакантные или занятые? если вакантные – начинайте сейчас.
если занятые: а) если переименование не связано с изменением трудовой функции работников – уведомляете работниковза 2 месяца, потом только меняете;
б) если связано – заключаете допсоглашения к ТД о переименовании, потом меняете.

ну и это – трудовое законодательство всяческие “согласования” с учредителями не предусматривает.

Например, мы наименование должности “Техник” заменили на “Секретарь учебной части”. Если мы переименовывать начнем с 27.03.2017, при том, что штатное от 09.01.2017, не возникнет вопрос – как у вас человек работал техником в январе-марте, если этой должности в штатном уже не было?
она была в штатном. вы же без утверждения учредителем не меняли еще штатку, вы сделали “прожект” и послали согласовываться, оно не действовало еще, хотя и вы поставили на нем дату “09.01.2017”.

Должности заняты.
А обязательно за 2 месяца уведомлять? Если работник согласен на изменение наименования должности и при этом его трудовая функция не меняется — разве не достаточно доп.соглашение заключить (в порядке ст.72) в любое время?
достаточно.
имелось в виду, что при изменении трудфункции – только допсоглашение, а если без изменения – то можно и в одностороннем порядке по ст. 74 ТК.

А еще вот о чем думаю.
В основном у нас изменились наименования должностей без изменения трудовой функции (“Водитель” стал “Водитель автомобиля” и т.п.).
Однако раньше была должность “Техник”, а теперь заменили ее на “Секретарь учебной части”. Тут у работника изменились и трудовые функции.

В этом случае ведь перевод оформлять нужно?

Или можно просто заключить дополнительное соглашение к договору, где изменить наименование должности и трудовые обязанности работника?

В основном у нас изменились наименования должностей без изменения трудовой функции (“Водитель” стал “Водитель автомобиля” и т.п.).
Однако раньше была должность “Техник”, а теперь заменили ее на “Секретарь учебной части”. Тут у работника изменились и трудовые функции.
В этом случае ведь перевод оформлять нужно?
запись в трудовой об изменении наименования должности в любом случае делается – хоть меняется трудфункция, хоть нет. что вы в данном случае понимаете под переводом?

Или можно просто заключить дополнительное соглашение к договору, где изменить наименование должности и трудовые обязанности работника?
чем это отличается от упомянутого вами “перевода”?

Перевод — это когда условие о переводе указано в соглашении.

Например, таким образом:
1. Работник переводится с должности техника на должность секретаря учебной части с 31.03.2017.
2. Пункт ____ Трудового договора от “__”___________ ____ г. N ______
изложить в следующей редакции: “За выполнение трудовых обязанностей
Работнику устанавливается должностной оклад в размере _____ (__________)
рублей в месяц”.
3. Пункт 1.3 Трудового договора изложить в следующей редакции:
“1.3. Должностные обязанности Работника:
(. )
3. Во всем остальном сохраняют действие условия Трудового договора от
“__”___________ ____ г. N ___.

Если в соглашении не будет формулировки про перевод, а будет просто изменены пункты:

1. Внести изменения в п. ____ Трудового договора от “__”___________
____ г. N _____, изложив данный пункт в следующей редакции: “Работник
принимается на работу в должности “______________________________________”.
(новое наименование должности)
3. Пункт 1.3 Трудового договора изложить в следующей редакции:
“1.3. Должностные обязанности Работника:
(. )
2. Остальные условия Трудового договора от “__”___________ ____ г. N
_____, в том числе касающиеся заработной платы и трудовой функции
Работника, остаются без изменений.

То есть — важно ли то, будет ли указано в договоре про перевод?

Приведение названий должнстей в соответствие с новым штатным расписанием

Доброго времени суток!

Коллеги, подскажите такой момент.

У нас на производстве вводится новое штатное расписание, в котором будут изменены названия всех должностей. Как привести старые названия должностей в соответствие с новым штатным распианием? Для этого ведь не нужно делать увольнение с должности со старым названием и принимать на должность с новым названием?

Я помню, что можно, вроде бы как, сделать дополнительные соглашения к трудовым договорам об изменении наименования должности. Права ли я? Какие ещё кадровые документы нужны для оформления подобной “процедуры”?

Заранее спасибо вам за помощь!

Привет, издается приказ о внесении изменений в штатное расписание и в нем переименовываешь должности, а в трудовой книжке пишешь, должность переименована в . “такую то”

Это-то понятно. А если у меня абсолютно все должности переименовываются, и создается совершенно новое штатное расписание? Т.Е. -про старые названия должностей можно просто “забыть”. Как быть в таком случае: делать приказ о внесении изменений во все должности или делать приказ о введении в действие нового штатного расписания и об отмене действия старого, и на основании этого приказа “переименовывать” всем должности в трудовых книжках?

Читать еще: Госпошлина счет учета в 1с

Прежде чем что-то переименовывать, незабудьте известить сотрудников об этом, не позднее чем за 2 месяца.

Трудовой договор один -вводится в действие при приеме, прекращается при увольнении. Переименование должностей не является основанием для увольнения и приема вновь -какое у Вас будет основание расторжения ТД?

Делаете приказ на изменение штатки, оповещаете за 2 месяца, делаете допник с указанием даты введения изменения, изменяете должностные, изменяете запись в ЛК и т.д.

Как правильно произвести изменение штатного расписания в связи с оптимизацией работы организации?

Штатное расписание отражает преобразование структуры предприятия, состава должностей, режимы работы сотрудников, порядок формирования и размеры оплат.

Изменения, происходящие в действующей организации, должны быть отражены в основном документе для определения численности.

Из нашей статьи вы узнаете, в какие документы нужно вносить изменения и обязательно ли указывать причины.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – просто позвоните, это быстро и бесплатно !

В какие документы нужно вносить преобразования?

Внесение изменений в штатное расписание происходит в связи с необходимостью отражения в документе планируемых перестановок, реорганизаций и прочих рабочих процессов. Изменения на основании, какого либо обстоятельства или события вносятся обязательно документально.

Основанием для внесения корректив в штатное расписание является приказ. Именно этот документ доводит до сотрудников решения, принятые руководителем. Принятое руководителем решение о внесении поправок в организационную структуру или финансовое планирование с целью улучшения деятельности предприятия может быть результатом продолжительной работы всего коллектива. В этом случае первоначальная постановка вопроса, по которому было принято решение, может быть сделана любым сотрудником компании.

Обращение с предложениями или информирование о состоянии дел оформляются следующими документами:

Служебная записка.
Письмо.
Уведомление.
Пояснительная записка.
Финансово-экономическое обоснование.

Когда нужно указывать причины и обязательно ли это?

Утвержденной обязательной формы приказа нет, но есть требования к составу реквизитов. Заголовок приказа коротко передает суть распоряжения и соответствует содержанию распоряжений. Для делопроизводителей и участников документооборота предприятия этот реквизит помогает быстро найти документы по теме.

Пример: «О создании комиссии..», «О награждении участников…», «Об итогах ..».

Текст приказа должен содержать вводную часть, которая является обоснованием причин, побудивших давать указания. Обоснование может содержать расчеты, перечень событий и их оценку, ссылку на ранее принятые документы, требования законодательства.

Пример: «С целью исполнения Распоряжения правительства от 03.08.2014 №665 и обеспечения контроля документооборота».

Подобные приказы носят распорядительный характер и требуют соблюдения процедуры ознакомления с документом исполнителей и заинтересованных должностных лиц. Наличие преамбулы в распорядительном документе позволяет зафиксировать связь событий и сделать понятными цель действий, которые исполнителям распоряжения потребуется выполнить после ознакомления с приказом.

Примеры описания корректировки

Формулировки пояснения причин внесения поправок в ШР зависит от содержания событий, которые повлекли необходимость внесения корректив в штатное расписание.

Примеры обоснований:

В связи со значительным увеличением объема выполняемых работ сотрудниками производственного подразделения.
С целью совершенствования организационной структуры.
В связи со сменой поставщика.
В связи с изменением технологии производства.
С целью соблюдения законодательства в вопросах обеспечения безопасности персональных данных.
В соответствии с требования ст.15 ФЗ-1665 от 15.08.2018.
В связи с оптимизацией структуры организации.
С целью расширения перечня предоставляемых услуг.
В целях повышения мотивации сотрудников.
В связи с изменением минимального размера оплаты труда.
В связи с расширением отдела продаж.
В вязи с недостаточностью финансирования, в качестве мероприятий, направленных на оптимизацию расходов.
На основании данных экономических расчетов, предоставленных руководителем финансовой службы.
С целью оптимизации ведения учета отработанного времени и заработной платы.
В связи увеличением интенсивности труда и продолжительности рабочего времени сотрудников службы доставки.
В связи с реорганизацией.
В связи с открытием нового направления деятельности.
В соответствии с решением, утвержденным протоколом общего собрания учредителей 25.05.2017.
В связи с необходимостью ежеквартального проведения учений по пожарной безопасности.
В связи с необходимостью развития розничного направления деятельности компании.
В связи с изменением условий труда.

Внесение поправки в ШР

В должности

Изменение должности влечет за собой необходимость внесения поправок в трудовой договор. Согласие на перевод следует подписать с сотрудником заранее.

Пример: Специалист отдела рекламы получил второе высшее образование и повысил свою квалификацию, соответственно расширил перечень должностных обязанностей, эти изменения стали основанием для введения новой должности и увеличению оклада.

Формулировка обоснования в этом случае: В связи с повышением квалификации и должностных обязанностей сотрудника отдела рекламы.

Возможные варианты формулировки причин изменения должности:

С целью приведения штатного расписания в соответствие с классификатором должностей.
В связи с реорганизацией отдела труда и заработной платы.
В связи с расширением перечня обязанностей, согласно нормам (ст.60.2 ТК РФ).
В связи с изменением вида деятельности.
В связи с расширением сферы обслуживания.
В связи с изменением названия отдела по работе с клиентами на «отдел сбыта».
С целью приведения в соответствие с ЕТКС наименований должностей в штатном расписании (ст. 195.3 ТК РФ).
В соответствии с требованиями профстандартов (ст.195.2 ТКРФ в ред. от 05.02.2018г.).
В связи с переименованием профессий накануне переаттестации в соответствии с нормами ст.18 ФЗ №426.
С целью мотивации сотрудников путем переименования должности на имеющую большую привлекательность.
С целью повышения конкретики о возложенных обязанностях.
В связи с образованием нового отдела.

Читать еще: Запись на диктофон без согласия собеседника

В окладе

Желание повысить мотивацию сотрудников становится причиной изменения порядка формирования заработной платы. Эта процедура может коснуться как одного сотрудника, так и целого отдела.

Пример: Смена водителя-экспедитора составляет 8 часов, но сотрудник отрабатывает больше. Решено оплачивать его работы по часам.

Обоснование причины внесения изменений в порядок оплаты труда может звучать так: С целью исключения переработок и удобства ведения учета рабочего времени и удобства расчета заработной платы.

Увеличение оклада может быть связано с возросшими финансовыми возможностями предприятия или с несоответствием уровня заработной платы среднему показателю по региону.

Варианты формулировки обоснований повышения окладов:

На основании проведенного мониторинга размеров заработных плат «продавцов-консультантов» в регионе и данными отчета о финансовых результатах.
С целью материального стимулирования сотрудников отдела по обслуживанию техники.
В связи с оптимизацией штата.
В связи с сокращением должностей, связанным с дублированием функциональных обязанностей.

Основанием для уменьшения окладов могут стать:

На основании доклада руководителя финансовой службы, в связи со снижением объемов продаж и размера прибыли.
В результате финансового кризиса.
В связи с реорганизацией компании и сменой руководящего состава.
В связи с привлечением к выполнению части задач клиниговой службы на условиях аутсорсинга компании «Уют».

Скачать бланк приказа об изменении оклада
Скачать образец приказа о повышении оклада

Другие поправки

Если оплата труда сотрудника зависит от МРОТ, то решение правительства о повышении МРОТ станет причиной реформирования формы Т-3.
Сокращение вакантной должности не создаст трудностей с внесением изменений в ШР и изданием приказа, поскольку не создает необходимости предупреждать сотрудников об увольнении за 2 месяца. Вакантная должность выводится из формы Т-3.
Введение должности потребует обоснования в виде увеличения объема работ, расширения рынка сбыта, наращивание производственных мощностей.

Скачать бланк приказа об изменении штатного расписания
Скачать образец приказа с обоснованием введения новой должности в штатное расписание

Заключение

Изменения штатного расписания отражают этапы развитие предприятия, формируя историю предприятия. Правильно оформленные приказы – основания для корректировки штатного расписания, создадут красивую историю, которая будет храниться все время существования организации, пополняясь новыми достижениями.

Приведение в соответствие должности с штатным расписанием

Светлана СЕМЕНИХИНА,
юрист

Согласно п. 3 ч. 2 ст. 19 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК) трудовой договор в качестве обязательного условия должен содержать условие о трудовой функции (работе по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией). Наименование профессий, должностей, специальностей должно соответствовать квалификационным справочникам, утверждаемым в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь.

Определяя наименование конкретной профессии (должности), надлежит руководствоваться:

– Общегосударственным классификатором Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденным постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.10.2009 № 125 (в редакции постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.06.2015 № 42);

– Общими положениями Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС), утвержденными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 34 (в редакции постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 2) соответствующими выпусками ЕТКС;

– Общими положениями Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), утвержденными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 32 (в редакции постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.06.2014 № 54), и соответствующими выпусками ЕКСД.

В случае внесения изменений в ЕТКС и ЕКСД наниматель обязан привести наименование профессии (должности) в соответствие с изменившимися нормами законодательства.

При этом следует учесть, что если изменение наименования профессии (должности) связано с изменением законодательства, предварительного уведомления работника, необходимость которого установлена ст. 32 ТК, п. 3.2 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций», в указанном случае не требуется, поскольку данное изменение не инициировано нанимателем и производится по не зависящим от него причинам.

Кроме того, в случае изменения наименования должности (профессии), связанного с изменением законодательства, у работника отсутствует право на прекращение трудового договора по п. 5 ст. 35 ТК, следовательно, отказ от продолжения работы в связи с изменением норм законодательства может быть рассмотрен как нарушение трудовой дисциплины.

Далее рассмотрим порядок действий нанимателя в случае внесения изменений и дополнений в ЕТКС и ЕКСД в части изменения наименования должности (профессии).

Алгоритм изменения наименования профессии (должности) работника

Шаг 1. Доведение до сведения работника изменения законодательства в части наименования профессии (должности).

Образец уведомления об изменении наименования должности

Общество с ограниченной Агенту по организации обслуживания

ответственностью «Трансавто» автомобильных перевозок

Источники:

http://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/prikaz-o-vnesenii-izmeneny-v-shtatnoye-raspisaniye
http://forum.garant.ru/?read,9,2381613
http://hr-portal.ru/forum/privedenie-nazvaniy-dolzhnstey-v-sootvetstvie-s-novym-shtatnym-raspisaniem
http://101million.com/dokumenty/shtatnoe-raspisanie/izmenenie/osnovaniya-dlya-vneseniya-korrektiv.html
http://profmedia.by/pub/kadrovik/art/detail.php?ID=105025

голоса

Рейтинг статьи