Какие документы нужны для трудового договора

Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Информация об изменениях:

Статья 65 изменена с 1 января 2020 г. – Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ

Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

ГАРАНТ:

См. Энциклопедии, позиции высших судов и другие комментарии к статье 65 ТК РФ

Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;

документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;

документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, которая выдана в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию.

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется). В случае, если на лицо, поступающее на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодателем представляются в соответствующий территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

Документы необходимые для заключения трудового договора

1. Конструктор документов >
2. Статьи >
3. Особенности кадрового делопроизводства >
4. Документы необходимые для заключения трудового договора

1. Какие документы нужны для договора с работником.

Согласно действующему законодательству, а именно Трудовому кодексу Российской Федерации (далее ТК РФ), для того чтобы принять на работу сотрудника, необходим как минимум основной документ – это паспорт. Статья 65 ТК РФ регламентирует перечень основных документов, без которых заключить договор будет невозможно.

Будущий сотрудник может не предоставлять часть документов, если данного требования нет или оно не является обязательным для выполнения трудовых обязанностей.

2. Документы для оформления договора с сотрудником.

Для оформления договора на основном месте работы, согласно требованиям действующего законодательства, необходимы нижеперечисленные документы:

1. Паспорт или другой основной документ, подтверждающий личность.
2. Пенсионное свидетельство. Данный документ может также отсутствовать у будущего работника и работодатель должен и может его оформить самостоятельно.
3. Трудовая книжка. Предоставляется, если у работника уже было место работы и есть трудовой стаж. Если для работника место работы является первым, то оформляет трудовую книжку работодатель.

Документы, необходимые для заключения трудового договора.

Для оформления договора в данный момент сотрудник может не писать специальное заявление. Подтверждением отношений между двумя сторонами, как и права и обязанности сторон по договору, будут отражены, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, в основном документе – договоре.

Кроме обязательного документа, у работника необходимо взять дополнительные документы, если специфика его работы предполагает наличие обязательных требований к эго квалификации.

Например, для военнообязанного, необходим документ воинского учета.

При оформлении на работу на определенные вакансии (связанные с наличием у кандидата определенных навыков), к которой предъявляются специальные требования, также могут потребоваться, например:

• диплом;
• медицинская книжка;
• документ о переподготовке.

4. Документы, предоставляемые при заключении договора с сотрудником.

При оформлении договора желательно (но не обязательно), чтобы будущий сотрудник предоставил следующий пакет документов:

• паспорт;
• трудовую книжку;
• документ воинского учета (при необходимости и наличии);
• пенсионное свидетельство;
• диплом (при необходимости);
• медицинскую книжку (при необходимости);

Дополнительно работник может представить:

• документ о наличии ИНН.
• справку по форме 2-НДФЛ и прочие документы, подтверждающие социальные выплаты и их размер, для проведения расчетов работодателем.

Оригиналы возвращаются будущему сотруднику после сличения или копирования.

5. Какие документы нужны для заключения договора с сотрудником.

Для заключения договора необходимы следующие документы:

• документ, удостоверяющий предыдущее трудоустройство;
• СНИЛС.

Это основные документы. У работника может быть только паспорт, если он утраивается впервые на работу. Остальные требуемые работодателем документы оформляются последними.

Есть специальные документы для определенных лиц: например военнообязанные или работники в пищевой сфере. Специальные документы оформляются самими работниками, т.к. без них работодатель не имеет права принять таких сотрудников на работу.

6. Что нужно для заключения договора с сотрудником.

Договор подписывается в течение 3 дней со дня принятия сотрудника на работу.

Допускается законодательством РФ заключить договор до момента, когда сотрудник приступит к выполнению своих обязанностей.

В договоре необходимо указать момент начала работы, с которого работник приступает к работе.

Дата может быть позже даты договора.

Право аннулирования договора указано в статье 61 ТК РФ, которая гласит, что данное право возникает, если сотрудник не вышел в указанный день на работу.

Договор составляется в двух экземплярах: по одному для каждой из сторон.

О том, что сотрудник получил свой экземпляр, делается подпись в экземпляре работодателя,

Работодатель знакомит сотрудника со всеми внутренними инструкциями, регламентами и прочими актами до допуска к рабочему месту.

Необходимо отметить, что за нарушение норм трудового кодекса РФ предусмотрена административная ответственность как для работодателя, так и для сотрудника.

7. Какие документы необходимы при заключении договора с сотрудником.

При заключении договора надо:

1. получить от будущего сотрудника:
   • основной удостоверяющий документ гражданина;
   • СНИЛС;
   • документ воинского учета;
   • ИНН;
   • справки о выплате и получении сумм на предыдущем месте работы;
   • диплом или аттестат;
   • медицинскую книжку;
   • документы, которые требуются работодателю при выполнении будущим сотрудником работ, требующей специальной подготовки или знаний.
2. подготовить внутренние документы фирмы работодателя для ознакомления с ними сотрудника и правильного оформления трудовых отношений. К таким обязательным документам относиться приказ о приеме на работу.
3. В трудовой книжке делается запись о приеме на работу.
4. Если сотрудник первый раз устраивается на работу, все необходимые документы, кроме тех, которые он может получить только самостоятельно, подготавливает и оформляем работодатель.

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Список документов для заключения трудового договора и оформления на работу ограничен законодательно, чтобы избежать дополнительных сложностей и упорядочить процедуру приема на работу.

Для соискателя и будущего сотрудника важно знать, каков список документов, предъявляемых при заключении трудового договора. Важно знать это и работодателю, чтобы требовать лишь необходимый минимум, а остальное запрашивать только в случае согласия работника.

Документы, предусмотренные ТК РФ

ТК РФ определяет следующий перечень:

• Документ, удостоверяющий личность принимаемого на работу (паспорт);
• СНИЛС (кроме тех, кто впервые поступает на работу. Таким лицам работодатель сам оформляет данный документ);
• Трудовая книжка установленного образца (кроме тех, кто впервые поступает на работу. Таким лицам работодатель сам оформляет данный документ);
• Документы воинского учета (военный билет, паспорт офицера, приписное и т.п.) для военнообязанного круга лиц;
• Документ об образовании (диплом, свидетельство и т.п.), если предполагаемая работа требует специальных умений, навыков, знаний;
• Справка о наличии/отсутствии судимости;
• Справка о наличии/отсутствии административного наказания за употребление наркотических средств (если по федеральным законам должность предусматривает отсутствие таковой).

Дополнительные документы, необходимые для заключения трудового договора

Перечень документов, которые встречаются как запрашиваемые для оформления на работу в большинстве компаний, отличается от приведенного выше минимума. Он дополнен следующими пунктами с объяснениями причин включения:

• ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика). Запрашивается по инициативе бухгалтерии, облегчает налоговый учет и предоставление налоговых вычетов сотруднику и справок о доходах;
• Справка 2-НДФЛ. Также инициатива бухгалтерии, используется для подсчета среднего заработка для расчета листков нетрудоспособности;
• Свидетельства о браке и рождении детей. Используются для оформления полисов ДМС (если есть у компании), предоставления социальных налоговых вычетов;
• Фотография – для карточки Т-2 и/или оформления пропуска;
• В зависимости от конкретной должности список дополняется документами, предусмотренными отраслевыми соглашениями, законодательными актами;
• Справка о регистрации по месту пребывания (для тех, у кого адрес прописки отличается от адреса фактического проживания).

Регламентация перечня документов для трудоустройства по основному месту работы и при работе по совместительству

Статья 65 ТК РФ определяет набор документов, которые должны быть предъявлены потенциальным работником при заключении трудового договора по основному месту работы. Особенности приема на работу совместителя рассмотрены в статье 83 ТК РФ. Перечень этих документов отличается от документов, предъявляемых при заключении основного трудового договора. Не требуется предъявлять трудовую книжку, документы воинского учета. Дополнительный документ при трудоустройстве совместителя – справка с основного места работы о том, что там он не трудится в опасных или вредных условиях труда. Такая справка необходима в ситуации, когда работа по совместительству связана с выполнением такой работы, а также для тех, чья трудовая функция связана с управлением транспортными средствами.

Какие сведения запрашивать у принимаемого на работу запрещено законом

Конституция РФ в статье 23 защищает частную и семейную тайну (возможность непредоставления ряда документов, связанных прямо или косвенно с этим аспектом), честь и доброе имя.

Документы, требуемые для составления трудового договора

Трудовой договор (контракт) – предусмотренное Трудовым кодексом (далее также – Кодекс) обязательное письменное соглашение между работником и нанимателем. Период действия – срочный или бессрочный. Срок оформления – не позднее 3-х рабочих суток после фактического начала исполнения должностных обязанностей. Документы для заключения трудового договора прямо прописаны в законе.

В целях защиты интересов трудящихся граждан Кодекс обязывает стороны прописать порядок трудовых отношений – закрепить договорённости об условиях труда, рабочем времени и периодах отдыха, определить ставку заработной платы. Помимо прав, договором установлены и обязанности принимаемого в штат специалиста: личное исполнение трудовых функций; работа в интересах нанимателя; соблюдение внутренних (корпоративных) правил.

Основные положения о заключении трудового договора

Несмотря на императивное требование закона, работодатели зачастую намеренно уклоняются от оформления официальных отношений с сотрудниками. Нередки случаи, когда от гражданина требуют документы, не предусмотренные законом. Такими действиями наниматель осознанно затягивает процесс приёма на работу. В подобных случаях необходимо руководствоваться статьёй 67 Кодекса, устанавливающей прямую связь между началом действия контракта и фактическим выходом на службу. Порой принудить нанимателя к подписанию трудового договора получается только через суд.

Совет! Во избежание проблемных ситуаций, прежде чем приступить к исполнению должностных обязанностей, следует узаконить отношения с работодателем. Начать необходимо с представления кадровому работнику пакета документов для оформления трудового договора.

По общим правилам, процедура проводится кадровой службой нанимателя. Документ изготавливают в двух равноценных экземплярах, один передают работнику, второй хранится в личном деле. Помимо указания точных реквизитов сторон, места и даты подписания, в контракте оговаривают следующее:

Контракт может не содержать дополнительных условий – этот перечень определяется сторонами в индивидуальном порядке. Пункты существенных требований должны быть оговорены в полном объёме. Отсутствие таковых служит основанием внесения дополнений в договор, но не влечёт его расторжение.

Перечень необходимых документов

При оформлении в штат организации важно знать, какие нужны документы для заключения трудового договора и что можно не представлять кадровой службе. Перечень сведений входящих в обязательный пакет, прямо перечислен в статье 65 Кодекса:

• удостоверение личности;
• трудовая книжка (кроме случая приёма на работу впервые);
• СНИЛС или данные персонального учёта в системе ПФР;
• военный билет (для резервистов);
• дипломы и сертификаты, подтверждающие образование.

К обязательным также относят:

• форму об отсутствии (наличии) судимости;
• форму об отсутствии (наличии) фактов привлечения к ответственности за употребление запрещённых препаратов.

Важно знать! Формы необходимы при поступлении на службу, к которой по закону не допускают осуждённых граждан и (или) лиц, уличённых в незаконном – без назначения врача – употреблении наркотиков и аналогичных препаратов.

Указанный перечень является закрытым и работодатель не вправе требовать иных документов. Исключение составляют ситуации, когда дополнительные сведения необходимы нанимателю для установления фактов, имеющих значение для законного исполнения трудовых обязанностей. Такие случаи прямо оговорены в законе.

Перечень дополнительных документов

Подача дополнительных сведений при приёме на работу является обязательной для следующих категорий сотрудников:

• сотрудники по совместительству;
• рабочие опасных производств;
• трудящиеся районов Крайнего Севера и приравненных местностей;
• иностранные граждане;
• муниципальные служащие.

Для каждой категории Кодекс или отдельный закон определяют вид дополнительно представляемой информации.

Работа по совместительству

Администрации объектов, связанных с повышенной опасностью, или потенциально вредных производств, вправе предъявить дополнительные требования к перечню информации о специалисте. При приёме работника, планирующего совмещать деятельность в нескольких организациях, потребуется описание условий труда у основного нанимателя. Данные надлежит оформить справкой с места постоянной работы.

Опасные производства

При оформлении на работу, связанную с опасными условиями труда или движением транспорта гражданину нужно пройти медицинское обследование. Здоровье соискателя проверяется комиссионно. По итогам выдаётся заключение медкомиссии о наличии (отсутствии) у поступающего на работу противопоказаний к конкретному виду трудовой деятельности.

Работа в районах Крайнего Севера

В случае если фактическое место исполнения должностных обязанностей расположено в районах Крайнего Севера, при приёме дополнительно потребуется справка о состоянии здоровья. Указанный документ представляется в целях уведомления об отсутствии противопоказаний к проживанию и работам в особой климатической зоне.

Иностранные работники

Иностранцы принимаются в штат на общих условиях, оговорённых в Кодексе. Дополнительно работодатель вправе требовать следующие документы, необходимые для заключения трудового договора с гражданином другого государства:

• полис медицинского страхования;
• разрешение на работу (патент);
• разрешение на временное проживание в Российской Федерации;
• вид на жительство.

Муниципальные служащие

Если гражданин претендует на замещение должности муниципального служащего, от него потребуется подача данных о расходах, доходах и имуществе. Обязательство раскрыть сведения имущественного характера также относится к членам семьи соискателя (супругов и несовершеннолетних детей).

Перечни основных и дополнительных документов, для заключения срочного и бессрочного трудовых договоров идентичны.

Иные документы по требованию работодателя

Несмотря на прямой запрет истребования сведений, не перечисленных в статье 65 Кодекса, наниматели зачастую настоятельно просят предоставить информацию о ближайших родственниках, ИНН, форму 2-НДФЛ с предыдущего места работы. Нередки случаи, когда от женщин требуют получения справки об отсутствии беременности.

Важно знать! Принимаемый на работу специалист, вправе пойти навстречу и представить данные, интересующие работодателя. Отказ, в свою очередь, не может быть расценен как невыполнение законных требований и не послужит основанием для незаключения трудового договора.

Заключение

Несмотря на то, что закон всецело защищает интересы работников, к оформлению трудовых отношений следует относиться ответственно. Это поможет избежать сложностей при возникновении спорных ситуаций, в том числе при увольнении. Полный набор сведений о принимаемом работнике позволит должным образом и в короткий срок оформить трудовые отношения. Пакет обязательных и дополнительных данных необходимо подать в кадровую службу нанимателя до подписания контракта. К требованию о представлении документов, не прописанных в законе, можно подойти избирательно и, по возможности, раскрыть информацию, актуальную для работодателя.

Документы, необходимые для заключения трудового договора

dokumenty_dlya_trudoustroystva.jpg

Похожие публикации

При трудоустройстве соискатель предоставляет кадровику предприятия ряд документов. На законодательном уровне такой перечень ограничен до обязательного минимума. Разберемся, какие документы, предъявляемые при заключении трудового договора, являются необходимыми, а какие – нет.

Документы для трудового договора – нормативные требования

Трудовым законодательством утвержден определенный список документации, требуемой от физлица при приеме на работу (стат. 65 ТК РФ). Речь идет об основных формах, подтверждающих личность соискателя, его стаж занятости, опыт, образование, квалификацию. Дополнительно в целях исчисления страховых взносов и НДФЛ предъявляются данные по номеру СНИЛС, справки о доходах и т.д.

Документы, необходимые для заключения трудового договора:

• Паспорт физлица или иной, удостоверяющий личность, документ.
• Трудовая книжка – не предъявляется лицами, зачисляемыми в штат организации на должность по совместительству. Лицам, устраивающимся на работу впервые, книжку оформляет работодатель.
• СНИЛС – страховое свидетельство с данными о личном страховом счете в ПФР не предъявляется лицами, устраивающимися на работу впервые или если документа нет. Форма будет оформлена работодателем в процессе занятости.
• Военный билет или же иной вид военно-учетного документа – предоставляется только военнообязанными физлицами.
• Образовательные дипломы об обучении, о наличии специальных и/или квалификационных знаниях – предоставляются по запросу предприятия при приеме на должность, требующую от специалиста наличия определенного уровня образования или квалификации.
• Форма об отсутствии либо наличии у физлица судимости (уголовного преследования) – справка предоставляется при приеме на определенные виды работ.
• Форма об отсутствии или наличия факта привлечения к административным санкциям за употребление опасных психотропных или наркотических веществ – справка предоставляется только при трудоустройстве на определенные должности.

Прочие документы, необходимые для заключения трудового договора

Иногда кадровик может попросить принести и другие документы с учетом специфики деятельности бизнеса и особенностей ведения учета. При этом нужно согласие сотрудника -требовать дополнительные формы в одностороннем порядке работодатель не вправе. К таким документам относятся:

• ИНН – номер нужен бухгалтеру предприятия для ведения учета в части выплаченных сотруднику доходов и предоставленных видов вычетов,
• данные о составе семьи – запрашиваются в целях оформления различных льгот и гарантий,
• сведения на детей – предоставляются для подтверждения права на вычет по подоходному налогу, для оформления льгот многодетным семьям и другим нормативным основаниям,
• документы о подтверждении состояния здоровья специалиста – запрашиваются в отношении лиц, подлежащих прохождению обязательных медосмотров,
• фотографии – предоставляются для личного дела сотрудника, пропусков и т.д.,
• справки 2-НДФЛ,
• справочная форма об адресе пребывания или регистрации,
• иные формы документов по запросу работодателя.

Какие документы для трудового договора запрашивать запрещено

Кроме обозначенных выше документов запрашивать иные формы работодатель не вправе. Данная норма закреплена Конституцией РФ в ст. 23, где защищается неприкосновенность личной тайны, семейной и частной жизни. Следовательно, и требовать данные, связанные с этим аспектом, при устройстве на работу запрещено. Работодателю за неисполнение норм стат. 65 ТК РФ грозит административная ответственность в виде штрафов размером 30 000-50 000 руб. для юрлиц, 1000-5000 руб. для ИП и должностных лиц (ч. 1 стат. 5. 27 КоАП РФ).

Источники:

http://base.garant.ru/12125268/d4d1c020f5ac1ff694cd399cf1a90fc2/
http://www.freshdoc.ru/addons/articles/kadrovye_procedury/dokumenty_dlya_trudovogo_dogovora/
http://glavkniga.ru/situations/s503785
http://trudopravo.ru/contract/sostavlenie/dokumenty-dlya-zaklyucheniya-trudovogo-dogovora.html
http://spmag.ru/articles/dokumenty-neobhodimye-dlya-zaklyucheniya-trudovogo-dogovora